Комплектование и экспертиза ценностей документов

Передача дел на хранение в государственный архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.

В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив:

- Федеральные органы государственной  власти; Генеральная прокуратура  РФ; органы государственной власти  и прокуратуры республик; отраслевые  академии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия  федерального и республиканского  подчинения ? 15 лет

- Органы государственной  власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных  округов; прокуратура городов и  районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения  автономной области и окружного  подчинения ?10 лет

- Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия  городского и районного подчинения; предприятия сельского хозяйства?5лет

- Совместные предприятия  с участием государства; организации  и объединения смешанных форм  собственности, в уставном капитале  которых имеется преобладающая  доля федеральной или государственной  собственности ?10 лет

Передач дел из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

Затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;

Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи. На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца. При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись. Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

-Проведение бесед с  фондообразователями о важности  сохранения их документов;

- Выявление потенциальных  источников комплектования в  органах регистрации юридических  лиц, а также на основе изучения  хроники общественно-политической  жизни;

-Анкетирование, интервьюирование  лидеров и членов партий и  движений, запись митингов и других  событий общественно-политической  жизни, запись устных воспоминаний;

-Сбор воспоминаний, составление  хроники событий;

-Сбор документов, отражающих  общественное мнение, участие во  встречах, «круглых столах» с  фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

Глава 2. Экспертиза ценности документов

2.1 Экспертиза ценности документов на основе научных критериев

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов.

- Первая задача - отбор  наиболее ценных документов из  ведомственных в государственные  архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности  документов тому или иному  государственному архиву.

- Вторая задача - определение  сроков хранения документов, информация  в которых может быть использована  в течение какого-то периода  времени. В зависимости от установленных  сроков хранения такие документы  могут быть разделены на две  группы:

1) для долговременного  хранения (например, документы по  личному составу со сроками  хранения 75 лет или 75 лет минус  возраст лица на момент заведения  дела);

2) для временного хранения.

- Третья задача - обеспечение  полноты состава архивного фонда  путем восполнения утраченных  документов, что можно сделать  за счет идентичных документов  из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих  учреждений.

- Четвертая задача - отбор  на хранение наиболее информативно  емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

Кроме того отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

- вышестоящих и подчиненных  одному ведомству учреждений;

- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

- лиц, связанных родственными  или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

* Дела постоянного и  долговременного (75 лет) хранения;

* Дела, предназначенные для  уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1) критерии происхождения  документов (значение учреждения  в жизни общества, значимость  событий, отраженных в документах, время и место образования  документов);

2) критерии содержания  документов (источник информирования, повторяемость документной информации, целевое назначение документов, вид и разновидность документа);

3) критерии внешних особенностей  документов (подлинность, внешний вид  документа, т.е. форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документов).

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1) критерии ценности фондов  личного происхождения;

2) критерии ценности документов  личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

- значение творческой  и общественной деятельности  фондообразователя;

- история фонда и его  состав;

- взаимосвязь фонда с  другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица  могут быть ценны в связи  с уже имеющимися в государственных  архивах документами, могут подтверждать  и дополнять их). К группе критериев  ценности документов личного  происхождения относятся:

- значение творческой  и общественной деятельности  автора документа;

- время и место создания  документа;

- значимость содержания  документа, его информационная, художественная  и научная ценность;

- внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

- взаимозаменяемость с  другими документами (может носить  характер повторяемости информации).

2.2 Экспертиза  ценности документов по перечням

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Современная система перечней документов. Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис.1. В данной системе традиционно различают два типа перечней документов: