Комплектование и экспертиза ценностей документов

Реферат: Комплектование и экспертиза ценностей документов

Оглавление

Введение

Глава 1. Понятие и содержание комплектования архива

1.1 Определение источников  комплектования

1.2 Организация комплектования 

Глава 2. Экспертиза ценности документов

2.1 Экспертиза ценности  документов на основе научных  критериев

2.2 Экспертиза ценности  документов по перечням

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

прием-передачу архивных документов в архив.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение.

Глава 1. Понятие и содержание комплектования архива

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

-Из установления профиля  архива;

-Определения источников  комплектования;

- Определения состава  документов, подлежащих хранению  в архиве;

-Организации комплектования.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

Критериями источников комплектования являются:

-Функционально-целевое назначение  учреждения;

-Масштаб его деятельности;

- Вид организации;

- Полнота отражения в  ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

• Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
• Степень сохранности его фонда;
• Взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

• Структурные подразделения организации;
• Подведомственные организации;
• Физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций. В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

1.1 Определение  источников комплектования

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

-Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

- Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;

- Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

- Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Критерий / Пояснение

1. Функционально-целевое  назначение учреждения / Выполнение  основных задач отрасли, уникальность  деятельности, новизна товаров и  услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в  международных и региональных  программах

2. Масштаб деятельности / Многопрофильность производства  товаров и услуг; объем уставного  фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность  работников

3. Вид организации / Сложившаяся  структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее  типичных структур

4. Полнота отражения информации / Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других  организаций

1.2 Организация комплектования

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

- Правильность формирования  и оформления дел;

- Соответствие количества  дел постоянного и долговременного  хранения, заведенных в соответствии  с номенклатурой, и количество  этих же дел, включенных в опись.

- Проверка формирования  дела предполагает установление  соответствия между заголовком  дела на его обложке и содержимым  дела. Принципы формирования дел  отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в  номенклатуре дел учреждения.

- Дела, передаваемы в ведомственный  архив, должны подвергаться в  структурном подразделении полному  оформлению. Это означает, что каждое  дело должно быть переплетено  и подшито, листы дела должны  быть пронумерованы, причем нумерация  должна быть скреплена заверительной  надписью в конце дела, где  указывается общее количество  листов; обложка дела должна быть  правильно оформлена, т.е. содержать  название учреждения и структурного  подразделения, делопроизводственный  индекс дела, заголовок дела, крайние  даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле.

Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

- Сопоставление количества  дел в номенклатуре и в описи - очень ответственная задача. Если  в описи дел постоянного и  долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии  с номенклатурой, об этом следует  составить справку и предпринять  все меры к розыску недостающих  дел.

- Материалы долговременного  хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется  множество социально-правовых запросов  граждан, поступают на хранение  в объединенные межведомственные  архивы. Сроки хранения документов  в ведомствах, имеющих отраслевые  фонды, определяются специальным  соглашением между ведомством  и Росархивом.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (Федеральным законом от 11 февраля 2013 г. N 10-ФЗ в пункт 1 статьи 22 настоящего Федерального закона внесены изменения):

1) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации (в  том числе органов прокуратуры  Российской Федерации, Центральной  избирательной комиссии Российской  Федерации, Счетной палаты Российской  Федерации, Центрального банка Российской  Федерации (Банка России), а также  для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов  государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных  компаний и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов государственной  власти, иных государственных органов  субъектов Российской Федерации  и организаций субъектов Российской  Федерации - 10 лет;

3) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  документов органов местного  самоуправления и муниципальных  организаций - 5 лет;

4) для включенных в  установленном порядке в состав  Архивного фонда Российской Федерации  отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.