Коммуникационные процессы в организации

Введение

1. Теоретические  аспекты коммуникационных процессов  в организации

1. Коммуникации - понятие, виды, их характеристика

1.2 Формирование  коммуникации в организации

1.3 Анализ роли  коммуникации в организации

2. Анализ и  оценка коммуникационных процессов  …..

       2.1 Общая характеристика и основные  направления деятельности …..

       2.2 Оценка реализации коммуникационных  процессов …..

Заключение 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Теоретические аспекты коммуникационных  процессов в организации

     1.1 Коммуникации - понятие, виды, их характеристика.

     Управленческая  деятельность представляет собой в  широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой  в любой организации. Одним из самых важных факторов управления является коммуникация.

     Один  из основоположников американской социологии Ч. Кули считал, что под коммуникацией  понимается механизм, посредством которого становится возможным существование  и развитие человеческих отношений - все символы разума вместе со способами  их передачи в пространстве и сохранения во времени. Она включает в себя мимику, общение, жесты, тон голоса, слова, письменность, печать, железные дороги, телеграф, телефон  и самые последние достижения по завоеванию пространства и времени. Четкой границы между средствами коммуникации и остальным внешним  миром не существует. Однако вместе с рождением внешнего мира появляется система стандартных символов, предназначенная  только для передачи мыслей, с нее  начинается традиционное развитие коммуникации. К. Черри сформулировал определение коммуникации как социального объединения индивидов, осуществляемого с помощью языка или знаков, установления общезначимых наборов правил для различной целенаправленной деятельности . А. Урсул подчеркивал, что коммуникация - это обмен информацией между сложными динамическими системами и их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее, преобразовывать. Итак, из всех выше перечисленных определений и понятий можно вывести следующее: «Коммуникации- это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.» 
 

     Различают механистический  и деятельностный подход к коммуникации.

     Коммуникация  — в механистическом подходе  — однонаправленный процесс кодирования  и передачи информации от источника  и приема информации получателем сообщения.

     Коммуникация  — в деятельностном подходе — совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

     Основные  цели коммуникаций в организации:

• Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления;
• Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией;
• Установить связь между людьми в организации;
• Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации;
• Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

     В свою очередь можно выделить 2 вида коммуникации, деление которых основывается исходя из способа её осуществления:

     • организационные или межличностные  коммуникации, которые основаны на устном общении.

     • Коммуникации основанные на письменном обмене информацией.

     Межличностные коммуникации в свою очередь подразделяются на следующие типы:

     • не официальные или неформальные коммуникации, которые не следуют  общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации. Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

     • официальные или формальные коммуникации. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам.

     Формальные коммуникации так же подразделяются на типы:

     • горизонтальные, которые распространяются между различными подразделениями. Такие коммуникации предназначаются для координации деятельности различных подразделений.

     • Вертикальные, предназначающиеся для  передачи информации с одного уровня иерархии на другой.

     Вертикальные  коммуникации можно подразделить на:

     • Восходящие, которые представляют собой  поток информации от низших уровней  к высшим (т.е. от исполнителя к  руководителю). Данный вид передачи информации чаще всего реализуется в виде отчетов о деятельности и рационализаторских предложениях.

     • Нисходящие - это процесс передачи информации от руководителя к подчиненным. Такой вид представляет собой  инструктаж по поводу выполнения тех или иных заданий.

     Коммуникацию  можно рассматривать как форму  деятельности, осуществляемую людьми, которая проявляется в обмене информацией, взаимовлиянии, взаимопереживании и взаимопонимании партнеров. Она характеризует общение как двухстороннюю деятельность людей, предполагающую взаимосвязь между ними, сопереживание и обмен эмоциями. Коммуникация может решать разные задачи: обмен информацией, выражение отношения людей друг к другу, взаимное влияние, сострадание и взаимное понимание. Такая многофункциональность общения позволяет выделить следующие аспекты коммуникации: 

• информационный, при котором общение рассматривается как вид личностной коммуникации, осуществляющей обмен информацией между коммуникантами;
• интерактивный, где общение анализируется как взаимодействие индивидов в процессе их кооперации;
• гносеологический, когда человек выступает как субъект и объект социокультурного познания;
• аксиологический, предполагающий изучение общения как процесса обмена ценностями;
• нормативный, выявляющий место и роль общения в процессе нормативного регулирования поведения индивидов, а также процесс передачи и закрепления стереотипов поведения;
• семиотический, в котором общение выступает как специфическая знаковая система и как посредник в функционировании различных знаковых систем;
• практический, где процесс общения рассматривается в качестве обмена результатами деятельности, способностями, умениями и навыками.

     Содержательный  характер взаимодействия людей определяется предметом их общения. На основе этого критерия различают такие виды общения, как межличностное, деловое, профессиональное, научное, политическое, информационное, межкультурное и т.д. Соответственно способы взаимодействия зависят непосредственно от целей, которые преследуются при общении, от особенностей его организации, эмоционального настроя партнеров, уровня их культуры.

     Выявление перечисленных аспектов коммуникативного акта происходит с помощью как  вербальных, так и невербальных средств. Эти средства благодаря своей  стратификационной и ситуативной вариативности способны передать не только текст самого сообщения, но и информацию о его отправителе (его социальном статусе, территориальной принадлежности, возрасте, образовании, самооценке). В зависимости от соответствующей комбинации вербальных и невербальных средств, выбранных норм речевого этикета и поведения становится ясно и отношение отправителя к адресату. При этом нужно учитывать, что если вербальную информацию контролировать достаточно легко, то невербальные средства плохо поддаются контролю. Поэтому самая удачно составленная речь, призванная побудить адресата к какому-то нужному для отправителя информации действию, может привести к провалу коммуникации при неудачном использовании или плохом контроле невербальных и паравербальных средств.

     Коммуникативная функция в организации специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как:

• раскрытие сущности и определение особенностей коммуникативной функции;
• рассмотрение и анализ типов и видов коммуникаций в организационных системах;
• характеристика разнообразных форм реализации коммуникативной функции в организации;
• установление структурных элементов и ключевых этапов коммуникативного процесса;
• выявление и разрешение типичных проблем и ошибок (так называемых «коммуникационных барьеров»), которые могут быть характерны для той или иной коммуникативной функции;
• формулирование принципов оптимальной коммуникации и отображение общих требований, направленных на совершенствование коммуникативной функции.

     В деятельности руководителя коммуникация играет значимую и, при этом, специфическую роль. Данная особенность заключается в том, что будучи существенной сама по себе, коммуникативная функция входит в совокупность иных управленческих функций, является средством их реализации и взаимной координации. Таким образом, коммуникативная функция, наряду с остальными (например, функция принятия решения) представляет собой элемент «связующего процесса» в организации.

     Сущность  коммуникационной функции руководителя и ее основополагающая задача заключается  в обеспечении и регулировании  оптимального обмена информацией как  внутри организации (между отдельными подразделениями и индивидами), так  и вовне (с внешним окружением). Критерий оптимальности в данном случае то, насколько имеющаяся коммуникативная  сеть способствует достижению общих организационных целей.

     Формирование  эффективных коммуникаций в организации  достигается несколькими способами.

     Во-первых, формулирование ясной, четкой, практически  достижимой и определенной цели организации, последующая ее конкретизация на подцели, соответствующие для каждого  подразделения. Таким образом, нет  необходимости для дополнительных разъяснений и, непосредственно, оптимизируются коммуникационные процессы в организации. 

     Во-вторых, соответствующий организационной  цели и детализированный план, который  регламентирует основные виды работ  и подразделений и их нормативы. Вместе с тем, организационный план является эффективным средством  урегулирования деловых контактов  и контроля за значимыми коммуникациями.

     В-третьих, грамотно выбранный тип организации (рациональная экономичность организационной  структуры, отсутствие повторяемых  подразделений, непредставленность множественного подчинения в организации и пр.) способствует формированию и развитию эффективной коммуникативной сети.

     В-четвертых, эффективно налаженная система организационного контроля, которая характеризуется  справедливостью, понятностью для  сотрудников, открытостью и регулярностью.

     Следовательно, первостепенным средством осуществления  коммуникативной функции в современной  организации является совокупность основных управленческих функций, таких  как целеполагание, планирование, организация  и контроль. Указанный факт отражает специфичность коммуникативной  функции. Так, с одной стороны, коммуникативная  функция представляет собой предмет  социального регулирования с  позиции руководителя. А с другой стороны, коммуникативная функция  в организации преимущественно  обеспечивается не естественным образом, а посредством других управленческих функций в процессе их осуществления. Вместе с тем, имеет место и  обратная зависимость: посредством  применения коммуникативной функции  руководителем осуществятся остальные  управленческие функции в рамках организации. Данный аспект раскрывает ключевую специфику представленной функции: чем в меньшей степени  она представлена как самостоятельная  и чем в большей степени  она осуществляется посредством  других функций, тем выше ее собственная  эффективность. И наоборот, коммуникативная  функция является превалирующей  в деятельности руководителя, требует  от него особого внимания в тех  ситуациях, когда организация испытывает те или иные проблемы и работает без должного эффекта.