Коммерческая деятельность оптового торгового предприятия в сфере закупки и сбыта товара

Существуют следующие основные этапы решения задач закупочной работы:

1. Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.
2. Выбор формы и источников материально-технического снабжения.
3. Размещение заказов и их реализация.
4. Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности.
5. Поддержание отношений с поставщиками.

         Прежде всего, закупочная логистика решает задачу «что закупить». После того, как решена задача какие товары необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика.

Для поиска поставщиков  используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:

1. поиск потенциальных поставщиков.

                  Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:

а) проведение конкурсов (тендеров);

б) изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);

в) посещение ярмарок, выставок;

г) личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).

По итогам первого  этапа формируется список потенциальных  поставщиков, который может постоянно  дополняться.

2. проверка поставщиков.

Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Если поставщик окажется недобросовестным, то у потребителя могут возникнуть проблемы в налаженной работе производства и может привести к финансовым потерям. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников: личная встреча с руководством компании; финансовая отчетность поставщика; банки и финансовые институты; конкуренты потенциального поставщика.

В большинстве своем  отечественные предприятия при  выборе поставщика руководствуются собственной информацией, не прибегая к другим источникам информации. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.

3. анализ потенциальных поставщиков.

Получив список потенциальных  поставщиков после второго этапа  необходимо провести анализ производственных возможностей этих предприятий. Составленный перечень поставщиков анализируется на основании различных критериев, позволяющих осуществить отбор реальных поставщиков. Количество таких критериев может быть достаточно велико, более 60. Критерии, на которых осуществляется анализ потенциальных поставщиков является ценой и качеством продукции, а также надежностью поставок. Надежность поставщика включает выполнение обязательств по срокам поставок, ассортименту, комплектности, и количеству поставляемой продукции. К другим критериям относятся финансовое положение поставщика; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие резервных мощностей; повышение качества выпускаемой продукции; удаленность поставщика от потребителя; организация управления качеством у поставщика; профессиональный уровень персонала; текучесть кадров и др.

В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков  формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договоров.

4. оценка надежности поставщика.

По результатам работы с поставщиками проводится оценка результатов работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценки, позволяющая насчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда. Главным критерием при выборе поставщика будет являться надежность поставки.

Алгоритм определения надежности поставок следующий:

1. Сопоставление даты поставки плановой и фактической.
2. Определение времени опоздания.
3. Сопоставление объемов поставки: планового и фактического.   Выявление случаев недопоставки продукции.
4. Определение объема недопоставки продукции
5. Определение условного опоздания в случае недопоставки
6. Определение общей величины опозданий
7. Определение количества случаев отказа.
8. Определение общей величины отказов
9. Определение интенсивности отказов
10. Определение коэффициента готовности поставок
11. Надежность снабжения.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Выбранный товар для  предприятия может закупаться как  непосредственно у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так, например, закупая товар у производителя предприятие может столкнуться с проблемой самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным.

Другим преимуществом  закупки товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента.

Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя.

Важнейшей функций в закупочной работе является контроль входных потоков  - поставок. Процесс контроля заключается в отслеживании движения материальных потоков, начиная с подтверждения источников генерации получения заказа, согласования условий поставки и завершения проверкой отгрузки и доставки заказанной продукции. В ходе осуществления контроля за выполнением заказа проверяется соблюдение поставщиком своих договорных обязательств по ассортиментной структуре, мощности материального потока и качеству продукции. Проверка транспортно-экспедиционных посредников заключается в соблюдении сроков доставки, отсутствии повреждений, недостач и т.д. Выполняемая на предприятии функция контроля позволяет регулировать интенсивность материальных потоков и делать выводы о надежности и ответственности поставщика.

         Произошедшие непредвиденные сбои в поставках могут привести к временной остановке продаж или сокращении объемов продаж. При надлежащей организации контроля предприятие сможет оперативно получать информацию об объеме и сроках ожидаемых поставках товаров и оперативно принимать соответствующие меры при возможных отклонениях от условий заказа.

          Закупочная система контроля за выполнением заказа предусматривает прямой постоянный контакт между отправителем и получателем товара.

 Данное взаимодействие обоюдовыгодно,  так как позволяет выявить  недостатки в работе поставщик, а для потребителя иметь надежного поставщика позволяющего работать предприятию без сбоев.

Как правило, установленная  на предприятии система контроля предназначена не только за соблюдением условий заказа, но также для выявления на начальной стадии брака, позволяет тем самым избежать попадания в торговый процесс некачественной продукции и материалов.

Сложность осуществления контроля за  выполнением заказа обусловлена номенклатурой, ассортиментом поставляемого товара. Чем шире ассортимент, тем больше времени будет уходить на проверку поставляемой партии товара. Партия товара - это регламентируемый договором объем и ассортимент одноразовой поставки продукции. Формирование партии товара происходит на основе потребности заказчика в конкретном материальном потоке.

Параметры, по которым предприятие-получатель будет осуществлять контроль за выполнением заказа целиком и полностью зависит от самого предприятия. Как правило, перечень требований к партии товара формируется на основе производственной необходимости, обусловленной конечным продуктом и технологическим процессом. С другой стороны партия поставки зависит от возможности поставщика, вида используемого транспорта, условий хранения продукции и многих других факторов.

При размещении заказа и его реализации потребитель должен обязательно согласовать с поставщиком интервалы материальных потоков. Если интервал отгрузки является ориентиром для поставщика, то и интервал поставки является ориентиром для потребителя. Интервал отгрузки - это время между двумя следующими друг за другом поставками. Интенсивность интервала отгрузки зависит от транзитной нормы, наличия складских мощностей у грузополучателя и других факторов.

Категория интервала  отгрузки в закупочной работе используется при планировании норм запаса, осуществлении контроля за поставками, регулировании производственно-хозяйственной деятельности. При заключении договорных обязательств рассчитывают также частоту поставок (число поставок в отчетном периоде), а через данный показатель - средний интервал поставки.

В случае возникновения  отклонения от планового хода процесса поставки соответствующая закупочная служба осуществляющая контроль за выполнением заказа принимает оперативные меры по розыску потерянных грузов, ускорению продвижения материальных потоков, оформлению претензий к виновным. Возникшие недопоставки, срывы поставок, нарушения сроков доставки могут быть компенсированы различными видами страхования и возмещения убытков со стороны поставщика, перевозчика. При обнаружении несоответствия входного материального потока условиям договора поставки составляется двусторонний акт о выявленных нарушениях (по ассортименту, количеству, качеству и т.д.).

Для оценки результатов  выполнения договорных обязательств по поставкам продукции применяется комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать между собой. Это означает, что при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать лишь те материальные потоки, которые достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по продукции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам  материальных ресурсов рассчитывается по формуле:

 

      К_компл = (1- К_н) х К_асс х К_к ,                                                                         (1)

 

где К_н - коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в установленные сроки;

К_асс - коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

К_к - коэффициент выполнения обязательств по качеству продукции.

Еще одним важнейшим  направлением процесса управления поставками в закупочной работе является постоянное отслеживание надежности заготовительной системы (подсистемы).

Надежность заготовительной  подсистемы означает гарантированность  обеспечения логистической системы (потребителя) необходимыми ей (ему) материальными  ресурсами в течение заданного промежутка времени вне зависимости от возможных недопоставок, нарушений сроков доставки и т. д.

Задача надежности заготовительной  подсистемы решается на основе комплексного логистического подхода с применением  методов теории вероятностей, теории надежности, теории массового обслуживания и прочего инструментария.

В самом общем виде надежность заготовительной подсистемы рассчитывается по формуле:

 

1 - Ротк (t),                                                                                           (2)

 

где Ротк - вероятность отказа в удовлетворении заявки потребителя материальных ресурсов.

Основными оценочными показателями управления поставками (входами потоками) в логистике являются затраты  по завозу материальных курсов. Они  являются частью транспортно-экспедиционных издержек фактической себестоимости продукции. Затраты складываются из: расходов по оплате тарифов и сборов транспортных организаций по продвижению материальных потоков; расходов на содержание собственного транспорта и организацию процессов транспортировки.