Классификация документов на уровне Архивного фонда Российской Федерации

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно 

распределить их на несколько  групп:

1) базы данных, касающиеся  экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;

2)текстовые файлы, в  которых хранится, как правило,  текст 

законодательных и нормативных  актов, стенограмм заседаний высших

органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей

справочных, энциклопедических  изданий, газет;

3) оцифрованные копии  (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило,

поступают в электронные  архивы из делопроизводства государственных и

негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов,

в которых они были созданы. Однако в электронных архивах с большим

опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются 

путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам,

содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов  обычно

создаются в архиве путем  сканирования с последующим распознаванием

(текстовые файлы) и  сканирования без распознавания  (оцифрованные копии).

Однако в 1990-е гг. появилась  тенденция к росту четвертой  группы

электронных документов: исследовательские  базы, банки данных и 

консорциумы, хранение которых  осуществляют не учреждения

национальной архивной службы, а исследовательские организации  и высшие

учебные заведения.

В нашей стране становление  электронных архивов находится  пока в

начальной стадии. В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники». В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носителях (г. Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофоно-документов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадиционных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хранение «достаточно

ограниченный круг больших  массивов машиночитаемой информации,

имеющих очевидную социально-экономическую  значимость (первичные 

данные демографических  переписей, социологических обследований), не

имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом  их в

единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в

этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя.       

Одновременно оговаривается  и возможность приема на хранение

разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь

хранение, периодическое  копирование и специфическое  описание массивов

данных, а все проблемы их использования решает непосредственно 

пользователь. К тому же особого  внимания заслуживает вопрос о 

соотношении технической  экспертизы массива МЧД (прикладные

программы, формат данных) и  источниковедческого анализа массива,

который для историка имеет приоритетное значение.  

 Существует точка зрения, согласно которой при отборе на хранение компьютерных файлов следует придерживаться, по возможности, тех же критериев, что и при отборе документов на традиционных носителях, т. е. критериев происхождения, содержания и внешних особенностей.

Достаточно важной является и проблема стандартизации описания

машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта 

электронных записей и  единых правил описания архивных документов в

базах данных.

При описании (каталогизации) машиночитаемых данных помимо

сведений о самих данных необходима дополнительная информация,

отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии.

Если архив комплектуется  электронными документами, необходимо

принять все меры к обеспечению  сохранности данных. Основной массив

данных должен храниться  на сервере и быть доступным сотрудникам. В 

электронном архиве хранятся периодически изготавливаемые резервные

копии системы на магнитных  лентах или магнито-оптических дисках. В 

Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования

данных, режим и носители, на которые производится копирование,

сотрудника, ответственного за резервное копирование.