Кадровая служба предприятия: цели, задачи, функции и структура

1. Понятие и задачи проектного менеджмента

Что же такое  проект? Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги... Все  эти виды деятельности имеют между  собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

• они направлены на достижение конкретных целей;
• они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
• они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
• все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик  имеет важный внутренний смысл, и  поэтому мы их рассмотрим более пристально.

Направленность  на достижение целей

Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все  усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы  эти цели были достигнуты. Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных  целей. Например, основной целью проекта, связанного с компьютерным программным  обеспечением, может быть разработка информационной системы управления предприятием. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического  и программного обеспечения, тестирование системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры  базы данных, реализация базы данных с  помощью СУБД, загрузка данных и так далее.

Тот факт, что  проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл  для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение  и формулирование целей, начиная  с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать  как преследование тщательно  выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.

Координированное  выполнение взаимосвязанных  действий

Проекты сложны уже по самой своей сути. Они  включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных  случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические  зависимости), в других случаях они  имеют более тонкую природу. Некоторые  промежуточные задания не могут  быть реализованы, пока не завершены  другие задания; некоторые задания  могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация  выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Если немного задуматься над этой характеристикой проекта, становится очевидно что проект - это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению.

Ограниченная  протяженность во времени

Проекты выполняются  в течение конечного периода  времени. Они временны. У них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время. Для этого готовятся графики, показывающие время начала и окончания заданий, входящих в проект.

Отличие проекта  от производственной системы заключается  в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный же выпуск продукции не имеет заранее  определенного конца во времени  и зависит лишь от наличия и  величины спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако, в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, проекты увеличения производства до указанного уровня в течении определенного периода, исходя из заданного бюджета, или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки.

Проект как  система деятельности существует ровно  столько времени, сколько его  требуется для получения конечного  результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы  или предприятия и вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

Уникальность

Проекты - мероприятия  в известной степени неповторимые и однократные. Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому. Если вы занимаетесь строительством коттеджей и возводите двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности вашего проекта достаточно невелика. Базовые элементы этого дома идентичны элементам предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили. Основные же источники уникальности, однако, могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации - в расположении дома и окружающего ландшафта, в особенностях поставок материалов и комплектующих, в новых субподрядчиках.

С другой стороны, если вы разрабатываете уникальный прибор или технологию, вы, безусловно, имеете дело с задачей весьма уникальной. Вы делаете то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать вам, чего можно ожидать при выполнении проекта, он полон риска и неопределенности.

Управление  проектом

Известный закон  Лермана гласит: "Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег", а следствие Лермана уточняет: "Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег". Именно для преодоления сформулированной в следствии Лермана проблемы и была разработана методика управления деятельностью на основе проекта. А распространение данной методики управления на различные сферы деятельности является дополнительным доказательством ее эффективности. Если попросить менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то скорее всего он ответит: "Обеспечить выполнение работ". Это действительно главная задача руководителя. Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение главной задачи менеджера проекта: "Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием". Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

За тридцать с лишним лет, в течении которых применяется технология управления проектами, был разработан целый ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять этими ограничениями.

Для того, чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам  проекта. Проблема заключается в  том, что задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления качеством работ.

Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта  реализации проекта: сроки, расходы  и качество результата. В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное  управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта  часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта  серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое  качество работ. Поэтому, в большинстве  методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. 

2. Создание, экспертиза и реализация инновационного проекта

Инновационный проект представляет собой систему  стратегических и тактических задач  и ориентиров, а также программ по их достижению, оформленных документально, которые включают взаимоувязанные по финансам, срокам и исполнителям, однако в достаточной степени независимые, мероприятия по организации, финансированию, исследованию, строительству, производству, маркетингу, направленные на разработку и коммерциализацию конкретной инновации.

Инновационный проект, направленный на достижение конкретной задачи - это одноразовая неповторяющаяся  деятельность или совокупность взаимосвязанных  и взаимозависящих действий, в  результате которых за определенное время достигаются четко поставленные цели, имеющий начало и завершение.

Целью создания инновационного проекта является создание материального или творческого  продукта. Ответственность за управление инновационного проекта возлагается  на менеджера проекта.

Общие характеристики проекта (Мейлор, 1996):

- они являются  целевыми;

- имеют четкое  начало и конец;

-есть определенные  ограничения, которые лимитируют  и определяют процесс;

-достигнутые  результаты могут быть измерены  с помощью согласованных показателей.

Признаки проекта: SMART - цель, наличие ресурсной базы (финансовые, кадровые, технические, оборудование, материальные), временные рамки, ожидание результата и структуризация проекта.

Инновационные проекты классифицируются по структуре, по сфере деятельности, по длительности, по объему, по степени выполнимости.

Рассмотрим классификацию  проектов.

1. По структуре  проекты делятся на: - отдельные,  единичные; - сложные, многосоставные; - сложные по структуре программы  развития целых регионов или  сфер промышленности.

2. По сфере  деятельности: учебно-образовательные  программы; исследовательские проекты,  инвестиционные планы; другие.

3. По длительности: краткосрочные (период осуществления  не превышает 3 лет); среднесрочные  (от 3 до 5 лет); долгосрочные (более 5 лет).

4. По объему: мелкие, средние, крупные.

5. По степени  выполнимости : простые, сложные, невыполнимые проекты.

Так же проект характеризуется  жизненным циклом, который имеет  следующие стадии: начальную, стадию разработки, реализации, завершающую  стадию.

Так же проекты  классифицируются:

- по масштабу (по признаку объема финансирования);

- по степени  институциализации: внешние и внутренние по отношению к организации, их осуществляющей;

- по степени  новизны (новаторские и рутинные);

- по сфере  деятельности: промышленные, государственно-общественные  и международные.

Этапы создания инновационного проекта

Планирование  инновационного проекта состоит  из трех этапов: подготовка инновационного проекта, составление бизнес - плана  проекта и учитывание рисков, а так же их особенностей.

Подготовка инновационного проекта включает: определение проблемы и цели инновационного проекта; создание рабочей группы; осмысление проекта, разработку плана и этапов реализации проекта, а так же их сроков; определение  ожидаемых результатов; составление  календарного плана выполнения работ  по проекту.

Составление бизнес - плана инновационного проекта включает: определение требований к бизнес-плану  инновационного проекта; составление  содержания бизнес-плана и оценку эффективности инвестиций в инновационном  проекте.

Этап учитывания рисков инновационных проектов состоит из определения классификации инновационных рисков и создания основных приемов управления рисками инновационных проектов.