Экономическое обоснование проекта автоматизации технологического процесса обработки информации на примере ведения картотеки отдела ка

Введение

С конца ХХ века, когда техника  стала все больше и больше входить  в нашу повседневную жизнь, проникать  практически во все сферы жизнедеятельности  человека, многие предприятия стали  постепенно  переходить на использование  ЭВМ – электронно-вычислительных машин. Если раньше, они занимали собой  целое здание, да и позволить себе их мог далеко не каждый, то сейчас это  распространенная и даже обыденная  вещь.

Ввиду этого мы представляем работу, в которой мы переводим часть  нашего предприятия,  а именно картотеку  отдела кадров на использование современных  технологий. При этом мы имеем цель выяснить, насколько выгодно с  точки зрения  экономии средств  этот переход.

В работе мы рассчитаем два варианта – базовый и проектный. В Базовом  варианте мы рассмотрим эффективность  ручного труда, когда все операции делал непосредственно сотрудник, или сотрудники. А в проектном  варианте мы внедрим в использование  программные и технические средства обработки информации, позволяющие  частично автоматизировать процесс.

На основе полученных расчетов мы узнаем, целесообразно ли переводить картотеку отдела кадров на использование  ЭВМ или нет. Т.е. на основе этих расчетов мы принимаем решение, какому из вариантов  отдать свое предпочтение

Нашей целью при выполнении курсовой работы ставится определение экономической  эффективности автоматизации технологического процесса обработки информации на примере  ведения картотеки отдела кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Характеристика решаемой задачи

Решаемая задача представляет собой анализ данных, полученных  в результате нахождения данных для проектного  и базового вариантов.

Таких, как: сравнение годовой  трудоемкости обработки информации при использовании рунного и  частично автоматизированного труда, количества исполнителей, величины капитальных вложений, текущих и приведенных годовых затрат. И оценка годового экономического эффекта.

Если годовой экономический  эффект положителен, то использование проектного варианта себя оправдывает, и его использование предпочтительней базового.

В решаемой задаче используются цены, сметы, графики, актуальные на 2013г.

В базовом варианте мы имеем  дело с ручным трудом, эффективность  которого без использования ЭВМ можно улучшать лишь до некоторого недалекого предела. В то время как использование ЭВМ и программных средств в программном варианте позволит нам значительно упростить работу, отчасти ее автоматизировав.

При помощи подходящего ПО мы сможем облегчить работнику выполнение таких операций как:

1. упрощение  ведения трудоемких расчетов (больничных, отпусков);

2. автоматическое формирование табеля учета рабочего времени и заработной платы;

3. управление аттестациями и инструктажами персонала;

4. формирование досье (личной карточки) сотрудника, в которой содержится вся информация о сотруднике (возраст, пол, все виды стажа, оклад, текущее место работы, численность подразделения, должность и т.д.)

5. ведение истории назначений, перемещений, выговоров, отпусков, командировок, изменений фамилии, имени, отчества сотрудника;

6. заполнение документации об уволенных сотрудниках и ликвидированных подразделениях (дата, причина, номер приказа и т.д.);

И еще многое другое. При  этом все документы проходят нормоконтроль  на предприятии, редакцию, проверку. Формируется  единая картотека. Причем для извлечения из нее нужной информации не нужно  копание в бумагах,  достаточно просто сделать соответствующий  запрос.

 

.2 Проектные мероприятия по совершенствованию процесса обработки информации

В качестве проектных  мероприятий  мы планируем оборудовать рабочие места сотрудников персональными компьютерами. К каждому ПК необходимо приобрести монитор и устройствами ввода - клавиатуру и мышь.

Необходимо купить соответствующее  программное обеспечение – в  первую очередь операционную систему, достаточно надежную, на которую не сложно найти дополнительное ПО. Причем не надо искать самую навороченную, ведь больше, не значит лучше. Также надо приобрести ПО, позволяющее работать с документами - создавать, редактировать, изменять. И не стоит забывать об антивирусе – так мы будем защищены от проникновения вирусов в нашу систему. Что убережет нас от ошибок в работе системы и конфиденциальность наших данных.

  Купить МФУ, позволяющий  сканировать, переводить документы  в цифровой вид. Копировать  и печатать документы с компьютера  и других носителей.

Так же в планах провести обучение персонала для работы с  новым оборудованием и программным  обеспечением.

3 Технические  и программные средства, используемые  в проектном варианте

В проектной реализации мы оплачиваем услуги и товары:

а) приобретение ЭВМ и периферии:

1. .Системный блок riwer home 235023 : AMD A8 X4 5600K 3600 МГц FM2;  4 Гб DDR3 1333МГц; AMD A55 mATX FM2; 320 Гб 7200 rpm; Video integrated SMA; DVD-RW; Crown ATX SM160 400 Вт Black;
2. Монитор: 18.5" aoc n950sw;
3. Принтер (МФУ) : HP LASERJET PRO M1132 MFP;
4. Мышь/Клавиатура: КОМПЛЕКТ (КЛАВИАТУРА + МЫШЬ) GIGABYTE GK-KM7580 BLACK USB

б) приобретение программного обеспечения:

1. ОС: MICROSOFT WINDOWS 7 PROFESSIONAL 64-BIT SP1 RUSSIAN DSP OEI DVD (FQC-04673)
2. ПО: Office Home and Business 2010 32-bit/x64 Russian Russia DVD
3. ПО: 1С:Предприятие 8. Кадровое агентство
4. ПО: Kaspersky Endpoint Security для бизнеса СТАНДАРТНЫЙ

в) мероприятия по обучению персонала работе с ПЭВМ и ПО.

Точные цены см. в приложении А – смета на необходимые товары.

 

 

 

 

4 Расчет трудоемкости  обработки информации

Процесс обработки информации включает два этапа:

а) сбор и предварительный  анализ информации (трудоемкость этапа  сбора и анализа информации принимается в базовом и проектном вариантах равной трудоемкости записи информации );

б) непосредственная обработка  и оформление текстовой документации, включая запись информации, и иные расчетно-графические операции (расчет затрат времени в этом этапе при  ручном способе обработки информации для предприятия численностью до ста человек).

 

 

4.1 Базовый вариант

Для базового варианта общие годовые затраты времени работников складываются из затрат времени на сбор и анализ информации (первый этап) и затрат времени на ручную обработку информации (второй этап):

(1)

где    Т^б_раб  – общая трудоемкость работ в базовом варианте;

Т_сб -  затраты времени на сбор и анализ информации;

Т_обр – затраты времени на запись и обработку информации.

В Т_обр входят затраты времени на запись (Т_зап) и на необходимые расчетно-графические действия при обработке информации (Т_расч):         

(2)

Значение Т_зап находится из выражения:

(3)

где    Q_год – годовой объем записываемой информации в знаках (можно принять, что один условный лист содержит примерно 1500 знаков);

Н_выр – норма выработки при записи, зн/ч.

Величина Т_расч определяется исходя из общего объема работ Q_год в листах и нормативной трудоемкости расчетных работ (нормы времени Т_н, ч/лист) на каждый условный лист (таблица А4):         

(4)

Найдём это значение:

Теперь посчитаем  по формуле (3):

Теперь мы можем посчитать затраты  времени на запись и обработку  информации, воспользуемся формулой (2):

Время на сбор и обработку информации определяется согласно заданию в процентах (µ) от затрат времени на запись :

(5)

В нашем случае , поэтому:

В итоге получаем, что общие годовые  затраты времени работников из формулы (1) такие:

В результате имеем, что трудоёмкость базового варианта равняется 5882 человеко-часов.

 

4.2 Проектный вариант

В проектном варианте работы по сбору  и анализу информации  на  первом этапе выполняются, как и в  базовом варианте, вручную, с теми же затратами времени Т_сб.

Для второго этапа обработки  информации, при расчете трудоёмкости работ    выполняемых на ПЭВМ (Т_э), можно воспользоваться формулой [10]:

(6)

где  Т_выч   -  время работы процессора;

        Т_вн     -  время обмена информацией с внешними  накопителями (принимается в размере 30% от Т_выч );

        Т_вв, Т _выв  - время ввода и вывода информации;

        n₀ = 1,35- коэффициент запаса, учитывающий увеличение объёма обработки информации за счет обнаружения ошибок, нарушения сроков поступления исходной информации и т.п.;

        n₁, n₂, n₃ - коэффициенты, учитывающие возможность совмещения работы процессора с работой внешних устройств (при использовании ПЭВМ допустимо принять равными единице).

Время работы процессора составляет:

(7)

где   Q_вв    - годовой объём обрабатываемой (вводимой) информации в знаках;

         q     - среднее количество машинных операций на один знак входной информации (для рассматриваемых задач q = 4000 оп/зн [10]);

         V_выч - среднее быстродействие процессора в операциях в секунду.

Годовой объём вводимой информации Q_вв установлен заданием (таблицы А2 и А5) в процентах (η) от  величины Q_год:

(8)

В нашем случае , поэтому:

Быстродействие процессора V_выч определяется техническими характеристиками процессора. В рамках настоящей курсовой работы с целью упрощения допускается принять, что одна машинная операция осуществляется примерно за 20 тактов работы процессора, т.е.  величина V_выч (оп/с) составляет 0,1 от тактовой частоты процессора (Гц).

Теперь рассчитаем . Из формулы (7):

Посчитаем :

Годовые затраты времени на ввод информации находят исходя из объема вводимой информации Q_вв  и величины нормы выработки при вводе, принимаемой, как отмечалось, равной норме выработки Н_выр при записи для базового варианта:

(9)

то есть:

Время вывода информации включает затраты  времени на подготовку к печати и  время печати:

(10)

где  Т_под   -  время подготовки к печати;

       Т_печ   -  время печати, определяемое скоростью печатающего устройства.

Время подготовки к печати (Т_под) складывается из времени обмена командами с печатающим устройством (Т_обм) и времени на техническую подготовку устройства  к работе (Т_техн).

В практических расчетах, не требующих  большой точности, значение Т_обм можно считать достаточно малым по сравнению с другими составляющими в цикле вывода информации, тогда:

(11)

Величина Т_техн включает затраты времени на закладку бумаги и другие ручные операции, время перехода печатающего устройства в режим готовности (предварительный разогрев) и устанавливается исходя из технических характеристик и особенностей работы применяемого устройства и среднего количества одновременно распечатываемых листов.

Время печати документов находится  по формуле: 

(12)

где    Q_выв    - объём информации, выводимой на печать (Q_выв = Q_год);

          V_печ     - скорость печати (берется из паспортных данных печатающего устройства).