Исследование функций в системе управления

- выбор и реализация  ценовой политики;

- планирование и анализ  эффективности маркетинговой деятельности.

Финансовое управление предприятием включает:

- приобретение финансовых  средств;

- использование финансовых  средств;

- управление ликвидностью;

- структурирование капитала  и имущества;

- управление платежными  средствами и проведение платежного  оборота;

- финансовое планирование  и финансовый контроль.

Таким образом, конкретные функции управления фирмой можно  рассматривать как системные  компоненты ее менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Пути совершенствования  функций управления в организации

Функция управления – это однородный вид деятельности, объективно необходимой для реализации целей функционирования и выделенной по определенному признаку. Чтобы сформулировать управленческие решения, посредством которых осуществляется управление конкретной организацией и которые реализуют выбранные цели функционирования, неизбежно следует пройти по цепочке: цель – функции – решения. Любая цель требует решения, а решения принимаются исходя из функциональных особенностей той или иной деятельности. 

Поскольку функция — это, прежде всего деятельность, она включает в себя помимо предмета, каковым является информация, еще и объект воздействия, т. е. определенные социальные отношения. С этой точки зрения функции управления. Можно выделить, например, функции в области промышленности и строительства, транспорта и связи, городского хозяйства и социально-культурного строительства, законности и правопорядка и т. д., иначе говоря, адреса управленческих воздействий или же сферы реализации функций. Таким образом, характеризуя каждую функцию управления, следует указывать, откуда исходит управленческое воздействие, каково оно по содержанию, каким методом реализуется и куда направлено. Такая общая схема может быть детализирована до элементарных действий и операций.

Полученные представления о содержании и структуре управленческих функций позволяют перейти к исследованию механизма их реализации в управленческом процессе. Для этого, прежде всего, необходимо выявить общие моменты, характерные для процесса управления независимо от сферы его осуществления. Выявление этих общих, характерных черт наиболее наглядно можно проследить при исследовании функций планирования, финансирования, материально-технического снабжения и кадрового обеспечения, поскольку деятельность органов управления по реализации указанных функций в принципе одинакова и не зависит от того, в какой области народного хозяйства осуществляется. Кроме того, их реализация носит, скорее, подготовительный характер по отношению к прямому управленческому воздействию, которое реализуется в процессе осуществления основной деятельности.

Поэтому следующим этапом рассмотрения механизма управленческого  воздействия должно явиться исследование реализации управления в процессе основной деятельности. Специфика функционирования и развития непосредственно подчиненных объектов и обусловливает те черты управленческого воздействия, которые отличают характер управления в данной области от всех других.

Второй этап позволяет  определить по всем показателям основной деятельности, какое подразделение (должностное лицо, служащий) собирает информацию по тому или иному вопросу, обрабатывает ее, определяет степень отклонения от нормы (плана), выявляет причины отклонения и принимает решения по их устранению или нейтрализации, контролирует исполнение решения и его воздействие на объект управления.

Сочетание всего комплекса  представляет собой достаточно полную описательную модель функциональной структуры  системы управления. Формализация получение  модели даст возможность использовать вычислительную технику для решения задач оптимизации функциональной и отчасти информационной структур, разработку научно обоснованных рекомендаций по совершенствованию организационных структур управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Исследование функций управления ООО «Вилена»

   2.1. Характеристика организации

ООО «Вилена» основано в 2004 году, однако, за короткое время добилась хороших результатов на рынке. Организация  специализируется на продаже чая  и кофе компаниям Волгограда и  Волгоградской области. Фирма предоставляет  услуги:

• Прием и оформление заявок на поставку продукции.
• Доставка продукции по городу и близлежащим районам области.
• Продажа продукции в рассрочку.
• Предоставление в бесплатное пользование спецоборудования (кофеварки, кофемолки) покупателям особо крупных партий продукции на время действия сделки.

Миссией ООО «Вилена» является удовлетворение потребностей клиента. Основные цели  - прибыль, известность  на рынке. ООО «Вилена» в осуществлении  своей деятельности принципах:

1. Удовлетворение потребности Клиента является основной целью существования фирмы.
2. Основными причинами успеха являются удовлетворенность Клиента, известность на рынке и прибыль.
3. Все работают в команде профессионалов, единомышленников, объединенных фирмой.
4. Фирма всячески приветствует конструктивную активность и инициативу сотрудника. В полном соответствии со своими достижениями и желаниями каждый получает от фирмы профессиональный и карьерный рост и материальное вознаграждение.
5. Выдающиеся, преданные друг другу и фирме личности могут  сделать все это и еще очень многое, работая единой командой.

Каждый сотрудник ознакомлен и работает в соответствии с вышеперечисленными принципами. Деятельность каждого сотрудника строго регламентирована должностной  инструкцией.

Структура управления ООО  «Вилена» - матричная, основным принципом которой является улучшение взаимодействия отдельных подразделений, обеспечивающее эффективное решение той или иной проблемы. Преимуществом матричной формы организации управления является то, что она позволяет преодолеть внутриорганизационные барьеры, не мешая при этом развитию функциональной специализации. Следовательно, матричная форма организации управления в наибольшей степени обеспечивает условия для согласованной деятельности руководителей и проявления индивидуальных способностей членов группы, не нарушая при этом принцип централизованного руководства.

Основными функциональными  обязанностями структурных подразделений  ООО «Вилена» являются:

• Финансовый отдел – планирование и учет движения денежных средств, контроль соответствия с бюджетом.
• Бухгалтерия – учет затрат на производство услуг, учет основных средств и нематериальных активов, учет текущих операций и расчетов, начисление денежных средств за услуги работников, медицинское страхование.
• Отдел по персоналу – подбор и обучение персонала, нормирование труда работников, ведение кадрового учета.
• Отдел маркетинга – изучение рынка и спроса, предложения по совершенствованию услуг, связи с общественностью и работа со СМИ.  
• Отдел информационной техники – обеспечение исправной работы сети, внедрение новых программных обеспечений.
• Торговые представители – осуществляют деятельность по исполнению клиентских поручений.
• Общее руководство фирмы и контроль над качеством и результативностью всех проектов осуществляет управляющий директор.

 

 

 

2.2. Функции  управления ООО «Вилена»

В любой организации  количество и разнообразие специальных  функций зависит от направления  деятельности организации, выполнение этих функций возложено на функциональные подразделения. Общая черта только в том, что все специальные (конкретные) функции включают в себя общие. Такие как, планирование — управленческая деятельность, нашедшая отражение в текущих и перспективных планах и фиксирующая будущее состояние объекта управления в текущие моменты времени; организация — управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования (разрабатывается система мер, регламентирующая деятельность аппарата управления с целью обеспечения достижения поставленных целей функционирования); регулирование (координация) — управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в заданное состояние. Посредством регулирования осуществляется, например, оперативное управление ходом производственного процесса, перераспределяются материально-технические и финансовые ресурсы и т.д.; мотивация — это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации; контроль — управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Функции ООО «Вилена» представлены в следующей таблице:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Типовой перечень основных специальных функций

Функциональные  подсистемы и специальные функции	Целевые подсистемы, реализующие функции
Перспективное и текущее технико-экономическое  и социальное планирование
1. Организация работы по перспективному и текущему экономическому и социальному планированию (многоцелевая функция)	Все целевые подсистемы
2. Организация разработки  технико-экономических норм и  нормативов (многоцелевая функция)	То же
3. Планирование мероприятий по совершенствованию управления (многоцелевая функция)	То же
4. Формирование производственной  программы	Управление выполнением  плана поставок продукции
5. Прогнозирование потребностей, технического уровня и качества  продукции (при перспективном, текущем планировании)	Управление качеством  продукции
6. Планирование повышения  эффективности использования ресурсов  и организации системы прогрессивных  технико-экономических норм и  нормативов	Управление ресурсами
7. Планирование социального  развития трудового коллектива	Управление социальным развитием трудового коллектива

 

 

 

Управление технической  подготовкой производства
1. Прогнозирование потребностей, технического уровня и качества  продукции (при исследовании новых  видов продукции)	Управление качеством продукции
2. Нормирование требований  к качеству продукции (формирование  требований)	То же
3. Организация взаимоотношений  по качеству продукции с потребителями  (заказчиками) и поставщиками	То же
4. Организация рационального  использования трудовых, материальных, финансовых ресурсов и основных фондов	Управление ресурсами
5. Организация охраны  труда	Управление социальным развитием трудового коллектива
Управление  технологическими процессами
1. Обеспечение стабильности  технологических процессов	Управление выполнением  плана поставок продукции
2. Контроль стабильности  технологических процессов на  соблюдение требований по улучшению  условий труда и техники безопасности	Управление социальным развитием
3. Контроль и регулирование  качества технологических процессов в соответствии с требованиями охраны окружающей среды	Управление охраной  окружающей среды
Управление  организацией труда и заработной платы
1. Разделение труда  и кооперация людей в процессе  совместной деятельности	Все целевые подсистемы
2. Организация рабочих  мест	То же
3. Обслуживание и обеспечение  рабочих мест	Тоже
4. Организация подготовки  и повышения квалификации кадров	Тоже
5. Нормирование труда	То же
6. Создание благоприятных  условий труда	То же
7. Организация эффективности использования трудовых ресурсов	Управление ресурсами
Организация работы с кадрами
1. Организация, подбор  и расстановка кадров (многоцелевая  функция)	Все целевые подсистемы
2. Организация подготовки  и повышения квалификации кадров (многоцелевая функция)	То же
3. Организация обеспечения  производственной программы кадрами	Управление выполнением  поставок продукции
4. Организация подготовки  и повышения квалификации кадров  и области улучшения качества  продукции	Управление качеством продукции
5. Организация работы  по обеспечению потребности в  трудовых ресурсах	Управление ресурсами
6. Организация работ  по совершенствованию социальной  структуры трудового коллектива	Управление социальным развитием трудового коллектива
Организация творческой деятельности трудового коллектива
1. Содействие развитию  починов и организация внедрения  передового опыта (многоцелевая  функция)	Все целевые подсистемы
2. Организация работы  по изобретательству и рационализации (многоцелевая функция)	То же
3. Организация работ по выполнению мероприятий, направленных на воспитание личности и развитие общественной активности	Управление социальным развитием трудового коллектива
Сбыт продукции
1. Организация работы  по сбыту продукции (многоцелевая  функция)	Все целевые подсистемы
2. Оперативное управление  поставками	Управление выполнением  плана поставок продукции
3. Организация взаимоотношений  по качеству продукции с потребителями  (заказчиками) и поставщиками (изготовителями) (взаимоотношения с заказчиками и потребителями)	Управление качеством  продукции
4. Прогнозирование технического  уровня и качества продукции  (изучение спроса)	То же
5. Обеспечение стабильности  запланированного уровня качества  продукции при ее складировании,  транспортировании и отгрузке (обеспечение стабильности качества при складировании и транспортировании)	To же
Организация финансовой деятельности
1. Организация финансового  обеспечения деятельности и рационального  использования финансовых ресурсов	Все целевые подсистемы
2. Организация взаимоотношений по качеству продукции с потребителями (заказчиками и поставщиками)	Управление качеством  продукции
3. финансирование капитальных  вложений производственно-технического  назначения	Тоже
4. Организация финансового  обеспечения социального развития трудового коллектива	Управление социальным развитием трудового коллектива
5. Организация финансового  обеспечения работ по охране  окружающей среды	Управление охраной  окружающей среды
Учет и отчетность
1. Бухгалтерский учет  и отчетность (многоцелевая функция)	Все целевые подсистемы
2. Статистический учет  и отчетность (многоцелевая функция)	То же
3. Организация оперативного  учета и отчетность (многоцелевая  функция)	То же
4. Оперативный учет  и отчетность выполнения плана  поставок продукции	Управление выполнением  плана поставок продукции
5. Учет и отчетность  по качеству продукции и труда	Управление качеством  продукции
6. Учет и отчетность  о наличии, состоянии и движении  ресурсов	Управление ресурсами
7. Учет и отчетность  выполнения плана и мероприятий по социальному развитию трудового коллектива	Управление социальным развитием трудового коллектива
Экономический анализ
1. Комплексный экономический  анализ хозяйственной и социальной  деятельности (многоцелевая функция)	Все целевые подсистемы
2. Экономический анализ  организационно-технического уровня  организации (многоцелевая функция)	Тоже
3. Экономический анализ (многоцелевая функция)	Тоже
4. Анализ выполнения  плана поставок продукции	Управление выполнением  плана поставок продукции
5. Оценка эффективности  и качества труда	Тоже
6. Экономический анализ  наличия состояния и движения  ресурсов	Управление ресурсами
7. Анализ экономической  эффективности социальных мероприятий	Управление социальным развитием трудового коллектива

 

Особое внимание стоит  уделить функциям контроля и регулирования. Управление следует рассматривать как непрерывный процесс целенаправленных действий, потому что цели не всегда достигаются в предусмотренном виде, изменение окружающей среды ведет к изменению внутренних переменных.

Определение степени  достижения цели осуществляется при  помощи контроля, который представляет собою процесс установления отклонения от предусмотренных величин и  действий людей в хозяйственной  деятельности. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий. По тому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.

Контроль — одна из функций управления. Как функция, контроль имеет двоякий характер. С одной стороны — это элемент каждой общей функции управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой, — это самостоятельная функция управления, так как деятельность по контролю представляет собой ее самостоятельный вид.

Посредством функции  контроля выявляются проблемы, что  позволяет скорректировать деятельность организации на предотвращение кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать  свои ошибки и сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они станут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Имея большой диапазон воздействия на организацию, контроль не Должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга.

В замкнутом цикле  управленческой деятельности контроль взаимодействует с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ - методом проведения. Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи.

Объектом контроля выступают  предприятия, организации. Внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы.

Субъектом контроля выступает  контролирующее звено. Контроль осуществляют как государственные органы, так  и ведомственные и частные.

Контроль выступает в виде фактора укрепления дисциплины и законности. При его помощи обеспечивается единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждение ошибок и недоработок.