Информационные технологии в кадровой службе

Средства  хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.[6, с.52]

Средства  обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены  для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую  для принятия управленческих решений.

Средства  выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные  устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для  преобразования информации в вид, удобный  для восприятия человеком.

Однако  следует отметить, что приведенная  выше классификация технических  средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Исходными данными для выбора технических  средств являются:

характеристики  задач, предназначенных для решения  службой управления персоналом организации;

характеристики  технологического процесса обработки  информации;

технические характеристики оборудования, которое  может быть использовано как составная  часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

носители  входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);

объем входной и выходной информации по указанным носителям;

объемы  вычислительных работ;

сроки выполнения работ по решению задач  управления персоналом;

формы и способы представления результатов  решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать  назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

производительность  при выполнении технологических  операций;

надежность  работы;

совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

стоимость оборудования;

состав  и количество обслуживающего персонала;

площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения  службы управления персоналом, а также  данные об использовании технических  средств, являются исходной базой составления  задания на проектирование технического оснащения службы.[12, с.58]

Проектные решения должны обеспечивать:

рациональную  структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

улучшение общего технического оснащения по отдельным  видам и направлениям работ службы;

соответствие  производительности и надежности, технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации  в целом;

комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

2.3 Развитие информационных технологий  в кадровом менеджменте

В последнее время широкое распространение  получило использование ПК в структурных  подразделениях организации, в том  числе в отделе кадров, отделах  труда и заработной платы и  т. д. В этой связи одной из центральных  проблем проектирования информационного  обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки  традиционного подхода организации  массивов информации в памяти ПК, при  котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к  необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной  базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию  данных в ЭВМ, что нашло свое отражение  в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств  формирования и ведения этих баз.[5, с.56]

Банк  данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие  принципы описания, хранения и манипулирования  данными.

В базе данных накапливается и постоянно  обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых  ориентирован на использование при  решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется  непрерывному поддержанию в системе  точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально  новая возможность использования  ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают  и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения  службы управления персоналом предъявляется  ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки  информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки  информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.[9, с.52]

Учет  различных сторон управления кадрами  на производстве предусматривает также  составление различной текущей  информации и государственной статистической отчетности.

При организации учета кадров с помощью  подсистемы АСУ "Кадры" министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия  и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации.

Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" осуществляется в двух основных режимах:

- по установленному графику с  выдачей данных по табельному  учету и данных для составления  отчетности;

- в запросно-ответном режиме по  заявкам руководителей структурных  подразделений.

Выдача  персональных данных возможна в таких  режимах:

- разделы личного листка по  учету кадров (режим перечитывания);

- данные из личного листка по  стандартным запросам (режим стандартного  запроса);

- данные по произвольному набору  кадровых показателей (режим нестандартного  запроса);

- аналитические таблицы, включающие  результаты расчетов по заданному  алгоритму (режим вычисления);

- вводимые и корректируемые данные (режим ввода).

С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (такие  как подготовка различных справок  для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения  и т. д.). [7, с. 45]

Дальнейшее  развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной  службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером  любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.

Внедрение в практику кадровой работы современных  средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой  компьютерной техникой, а также повышение  роли отделов кадров в активизации  человеческого фактора развития производства предусматривают также  рациональную организацию рабочих  мест и создание лучших условий труда  для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения  службы кадров в зависимости от характера  выполняемых в них работ следует  разделить на функциональные зоны:

- управления (рабочие помещения заместителя  руководителя предприятия (организации)  по кадрам, начальников отделов  кадров, подготовки кадров и других  руководящих работников кадровой  службы);

- ожидания (здесь посетители ожидают  приема сотрудниками кадровой  службы и одновременно получают  первичную информацию о предприятии,  при необходимости заполняют  бланки кадровых документов);

- работы с посетителями (включает  зону рабочих мест инспекторов  по кадрам и зону посетителей,  оборудованную необходимой мебелью);

- работы с документами (здесь  находятся рабочие места большинства  сотрудников кадровой службы, оборудованные  всем необходимым для получения  информации, обработки, хранения  и выдачи документов и материалов);

- контакта, или конфиденциального  общения с посетителями (представляет  собой изолированное помещение  с интерьером, располагающим к  доверительной беседе);

- кодирования документов (предназначена  для кодирования различной кадровой  информации в условиях применения  ЭВМ);

- хранения документов (здесь находятся  картотеки, личные дела и трудовые  книжки работников, отчеты о кадровой  работе и другая документация  по кадрам). Как показывают расчеты,  оптимальный размер помещения  кадровой службы на предприятии  с численностью работающих до 3 тыс. человек составляет около  150 квадратных метров.[9, с.52]

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет  все более высокие требования к информационному обеспечению  органов управления. Эффективность  этого вида деятельности, ставящего  своей целью подготовку и обоснование  управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли  к серьезному анализу и обобщению  информации, выработали методологию  и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения  выполняют функции квалифицированных  консультантов, помогают руководителям  сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить  дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Информационное  обеспечение предполагает: распространение  информации, то есть представление  пользователям информации, необходимой  для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в  процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание  каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев  и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных  управляющих;

- точность и достоверность, правильный  отбор первичных сведений, оптимальность  систематизации и непрерывность  сбора и обработки сведений.

Глубокий  и тщательный анализ является необходимой  предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Основные  требования к компьютерному анализу: своевременное и полное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей специалиста при проведении анализа; минимальное время ответа на аналитические  запросы; возможность представления  выходной информации в табличной  и графической формах; возможность  внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного  результата; работа в составе вычислительной сети; простота диалога в системе  человек-машина.

Автоматизированное  рабочее место специалиста - это  инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет  проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Базарова Т.Ю. «Управление персоналом  развивающейся организации» учеб  пособие \\ М.: ИПК Госслужбы, 2006 - 250 с.

2. Герчикова И.Н. «Менеджмент» \\ М.: ЮНИТИ, 2007 - 320 с.

3. Кадровая работа в условиях  рыночной экономики: сб. материалов \\ Ассоц. Делового сотрудничества зарубеж. странами в обл. аттестации, повышения квалификации и переподготовки управл. Кадров «Интертрейнинг», -М., 2001 - 250 с.

4. Костенко И.А. «Управление кадрами в новых экономических уловиях» \\ Ярославль: Верх. Волга, 2007 - 360 с.

5. Кочкина Н.В. Количественая оценка содержательности труда. - М.: Экономика, 2007. - 158 с.

6. Красовский Ю.Д. Управление поведением  в фирме. - М.: Инфа-М, 2007. - 358 с.

7. Ломакин В.И., Яковлев Р.А. «Организация  заработной платы на предприятии», журнал «Справочник кадровика»  № 10, 2000 - 70 с.

8. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, Москва: Дело, 2004. - 700 с.