Информационные технологии в кадровой службе

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Технические средства и информация  в кадровом менеджменте

2. Комплекс технических средств  и информационного обеспечения  кадровой службы современной  организации

2.1 унифицированные системы кадровой  документации

2.2 типология технических средств  системы управления персоналом  и определения необходимого количества

2.3 развитие информационных технологий  в кадровом менеджменте

Заключение

Литература

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Информатизация - одна из наиболее ярких черт системы  общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором  информация и знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в  современном обществе важнейшим  фактором экономического роста.

Необходимо  понимать, что технологический прогресс является сегодня не только главным  фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено  именно информационным технологиям, которые  благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать  технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и  во многих других не менее важных направлениях.

Усложнение  современного производства, перестройка  управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в  сфере кадрового менеджмента. Объем  служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных  предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с  делопроизводством. Но поскольку простое  увеличение численности управленческого  персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения  организационных задач делопроизводства кадровых служб.[6, с. 56]

От  правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов  обработки документов зависит эффективность  всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное  рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.

Одним из основных направлений совершенствования  работы с кадрами является внедрение  автоматизированной системы. Планирование кадровой работы с помощью компьютерных технологий требует создания соответствующих  нормативов, методик расчетов, разработки различных классификаций; создание перспективных моделей специалистов и руководителей; совершенствования  требований к личности и рабочему месту работника, а также форм подбора, подготовки и расстановки  кадров.

Автоматизация и широкое применение электронной  техники становятся одной из актуальнейших  задач в кадровом менеджменте. Создание мощных компьютерных систем, внедрение новейшей технологии, информация о кадрах - весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности кадрового менеджмента.

В данной работе целью является рассмотрение возможности применения автоматизированных компьютерных систем в работе кадровой службы, организация с их помощью  информационных потоков и оптимизация  документооборота.

Задачи  курсовой работы: изучение унифицированных  систем кадровой документации; ознакомление с типологией технических средств  системы управления; оценка уровня автоматизации кадровой службы на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА И ИНФОРМАЦИЯ  В КАДРОВОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ

Информационная  технология - это представленное в  проектной форме, т.е. в формализованном  виде, пригодном для практического  использования, концентрированное  выражение научных знаний, сведений и практического опыта, позволяющее  рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто  повторяющийся информационный процесс. При этом достигается экономия затрат труда, энергии или материальных ресурсов, необходимых для реализации данного процесса.

В качестве общего критерия эффективности  любых видов технологий можно  использовать экономию социального  времени, которая достигается в  результате их практического использования. Эффективность этого критерия особенно хорошо проявляется на примере информационных технологий. Какие же виды информационных технологий представляются с точки  зрения этого критерия наиболее перспективными сегодня и в ближайшем будущем? Анализируя роль и значение информационных технологий для современного этапа  развития общества, можно сделать  вполне обоснованные выводы о том, что  эта роль является стратегически  важной, а значение этих технологий в ближайшем будущем будет  быстро возрастать. Именно этим технологиям  принадлежит сегодня определяющая роль в области технологического развития государства. Аргументами  для этих выводов является ряд  уникальных свойств информационных технологий, которые и выдвигают  их на приоритетное место по отношению  к производственным и социальным технологиям. Наиболее важные из этих свойств, приводятся ниже.[12, с.98]

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить  в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых  решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.[6, с. 85]

Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации  информации, циркулирующей в системе  управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи  с внешними условиями.

Оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием  процесса в управляемой системе  или совпадать с моментом ее завершения.

Систематичность - требуемая информация должна поступать  систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность - информация должна формироваться  в ходе достаточно точных измерений.[3 с. 56]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 КОМПЛЕКС ТЕХНИЧЕСКИХ  СРЕДСТВ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Основу  технического обеспечения системы  управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением  и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.[11, с. 54]

КТС должен обеспечивать решение задач  управления с минимальными трудовыми  и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в  указанные сроки. Эффективность  функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения  производительности труда персонала  службы, так и, что значительно  важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС  в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а  улучшением экономических показателей  работы службы в целом и отдельных  ее подразделений за счет более рационального  управления.

КТС должен обладать информационной, программной  и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.[7, с 85]

2.1 Унифицированные системы кадровой документации

Под кадровой информацией можно понимать определенным образом организованное множество данных о персонале  организации. Это и личные дела, и  карточки по учету кадров, и всевозможные приказы о назначениях, перемещениях, командировках, приказах и увольнениях. Важно, чтобы все данные о персонале  позволяли руководству организации  в каждый момент времени принимать  оптимальные управленческие решения  на основе адекватного представления  о внутриорганизационной кадровой ситуации.

К наиболее типичным задачам, требующим  информационного обеспечения, можно  отнести кадровое и управленческое делопроизводство, внутриорганизационное  кадровое планирование и оценку персонала.

Кадровое  и управленческое делопроизводство, прежде всего, включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведение личных дел. Чаще всего сюда же может относиться информация о расчете зарплаты.[5, с.65]

Внутриорганизационное кадровое планирование включает работу по анализу, оценке затрат и контролю. Так, при организации обучения персонала  необходимо проанализировать потребность  в обучении и загрузку работников, иметь информацию по планированию их использования, провести оценку затрат на предполагаемое обучение. После  этого можно переходить к составлению  собственного плана подготовки, его  реализацию и контролю.

Информационное  обеспечение службы управления персоналом укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).[9, с.52]

а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во  внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.[4, с.52]

б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным  элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

2.2 Типология технических средств системы управления персоналом и определения необходимого количества

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав  и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических  средств или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых к техническим  средствам. Обоснование состава  показателей, характеризующих предъявляемые  требования к техническим средствам;

формирование  перечня технических средств, выпускаемых  отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации  рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие  задачи;

определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

проведение  сравнительного анализа технических  средств;

обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных  технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым  требованиям;

принятие  решения о приобретении выбранных  технических средств.[8, с.15]

В соответствии с последовательностью  стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно  разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства  сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических  средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной  передачи и дальнейшей обработки.

Средства  передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены  для передачи информации в пространстве.