Информационные технологии гостиницы

     3. Расчетный центр 

     Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения. 
При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар и т.д., на лицевой счет гостя будут автоматически добавляться оказанные услуги, согласно описанных в системе тарифов.  
Модуль обладает удобными опциями:

• Ведение расчетов в нескольких валютах
• Ведение истории курсов валют
• Детализация и объединение счета
• Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)
• Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой
• Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.
• Автоматическое закрытие дня, месяца, периода
• Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

     Система позволяет начислять на счет гостя  любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения  и других систем централизованно обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.

     4. Доступ в номерной  фонд и управление  номерами.

     Принципиально новым решением является система  электронных замков KEI-Biser (система  контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.

     В зависимости от пожелания заказчика  система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.

     Существует  ряд функционально законченных устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:

• контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);
• электронные замки серии KEI-S450Nх;
• интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;
• устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT

     Следует отметить, что система позволяет  гибко сочетать комбинации этих устройств  исходя из возможностей и запросов гостиницы.

     Дополнительные  возможности:

     Система имеет возможность изменения функций без замены оборудования методом изменения программы контроллеров с центрального сервера системы управления гостиницей по запросу администрации гостиницы на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

• автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами
• дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций
• управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению
• извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану
• получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени
• формировать резервные карты для нештатных ситуаций

     При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.

     Уборка  номера:

     Система отслеживает ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов к заселению.

     5. Служба безопасности

     Использование возможностей системы контроля доступа в помещение реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная в непосредственной близости от охраняемого помещения, в случаях:

• Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа
• Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента
• Забытая карточка-ключ в считывателе
• Не закрытая или плохо закрытая дверь

     Сотрудник службы безопасности имеет возможность  дистанционного открытия любой двери  или группы дверей в экстремальной  ситуации, например при пожаре. С  применением системы в служебных  помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.

     6. Аналитические средства

     Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.

     Раздел  «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.

     Раздел  «КЛИЕНТЫ» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

• справку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания
• расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы
• статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

     Все данные предназначены для анализа  информации о постоянных клиентах и  установления с ними индивидуальных ценовых отношений.

     Раздел  «ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ» позволяет руководству гостиницы и экономистам получать следующие данные:

• полный расчёт по проживающим гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой детализации
• аналитические данные о проживании по странам статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов , сроков проживания и сумма полученных доходов
• итоговая отчётность по результатам работы гостиницы, для передачи в Федеральное Государственное Статистическое Наблюдение.

     Раздел  «АНЛИТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ» - руководство гостиницы получает:

• полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию, размещению, использованию и состоянию номерного фонда
• возможность быстрого получения отчетов, максимально отражающих потребности руководителей служб
• уменьшение бумажного документооборота

     Все отчёты системы KEI-Hotel могут формироваться за произвольный период, как по датам, так и по времени.

     7. Модуль Администрирование

     Данный  модуль позволяет изменять настройки  системы:

• Добавлять и удалять новых пользователей системы, присваивать им различные права доступа
• Создавать и редактировать разветвленную систему календарных и сезонных скидок
• Добавлять и редактировать справочники
• Редактировать формы документов для бухгалтерской отчетности

     8. Некоторые подробности  отличные от других  систем

     Интерактивный, интуитивно-понятный дружественный  интерфейс, выполненный в виде Интранет приложения и вытекающие из этого преимущества в обслуживании, эксплуатации и сопровождении. 
Немаловажным является прозрачность системы, как для персонала обслуживающего гостей, так и для управленческого звена в совокупности с аналитическим модулем позволяющим удаленно управлять гостиницей, выводит на качественно-новый рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе с мобильного телефона или средствами интернет. 

2.6 Подходы к выбору оптимальной системы автоматизации управления гостиничным предприятием

     Правительством  РФ утверждены правила предоставления гостиничных услуг на территории РФ. Однако в большинстве гостиниц подходят к процедуре приема гостей достаточно творчески (естественно, в  рамках указанных правил – просто трактуют их по-разному).

     Поэтому следует иметь в виду, что не существует двух совершенно одинаковых гостиниц. В определении индивидуальности гостиницы существенную роль играют параметры ее номерного фонда, дополнительный сервис, предлагаемый гостям, проводимая тарифная политика, преимущественный контингент приезжающих гостей (индивидуальное или групповое заселение, российские или иностранные граждане, работа с турфирмами), месторасположение гостиницы (близость транспортной магистрали, железнодорожного вокзала, расположение в курортной зоне), а также ее ведомственная принадлежность, самостоятельность в определении хозяйственной политики, отношения с местными контролирующими и налоговыми органами и т.п.

     Точно так же и системы автоматизации  имеют особенности. Каждая система  имеет свои преимущества и свои недостатки. И лишь учитывая и то и другое, основываясь на индивидуальных особенностях конкретной гостиницы, можно успешно решить проблему выбора. В этом случае система станет помогать администрации гостиницы, а не диктовать ей свои условия (что нередко случается при неправильном выборе системы).

     Автоматизированная  система должна адаптироваться к  условиям конкретной гостиницы и, кроме  того, должна иметь повышенную степень  надежности, поскольку в ней осуществляется не просто работа с финансовой информацией, но с реальными деньгами (гостиничные системы работают в связке с ККМ). В отличие от многих иных (например, традиционных бухгалтерских) программ, гостиничная система работает круглосуточно и в реальном режиме времени: гости заселяются, оплачивают услуги, выезжают, получают возвраты, т.е. база гостиничной системы достаточно динамична и должна отражать текущее состояние реального объекта. Технология работы с подобными системами не допускает длительных простоев. В случае краха базы ее невозможно восстановить на основе архива бумажных документов и копии базы, сделанной несколько дней назад.

     И, наконец, самое главное: гостиничная  система должна работать максимально  быстро – гость у стойки администратора не должен ожидать, пока тот справится  с компьютерными проблемами.