Информационные технологии гостиницы

     Основная  задача АСУ "Edelweiss" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

• бухгалтерская система гостиницы;
• АСУ ресторана;
• телефонная станция (с помощью тарификатора переговоров);
• система контроля доступа (электронные замки);
• система удаленного бронирования.

     Полнофункциональный план гостиницы (электронная шахматка), резервирование по категориям номеров, быстрое размещение и переселение гостей, удобная процедура въезда или выезда, мгновенный поиск гостя по различным параметрам, гибкая система тарифов и скидок позволяет качественно производить работу с заявками и гостями. В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер, поэтому к системе предъявлены особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и мест.

     Система "Edelweiss" позволяет быстро создавать групповое бронирование, корректно разделять оплату: гость-фирма, оформлять поздние приезды, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе.

     Для корректного предоставления данных в бухгалтерию система учитывает  факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена. "Edelweiss" ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. "Эдельвейс" подходит и для отечественной системы налогообложения, которая имеет ряд уникальных особенностей.

     Гостиничная система "Edelweiss" содержит набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат, а также формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года.

     На  сегодняшний день "Edelweiss" - это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

     "Описание  системы Edelweiss/Medallion"

     Эдельвейс* – это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д.

• Эдельвейс – это система автоматизации работы службы приема и размещения гостей.
• Эдельвейс – это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации о состоянии дел в отеле.
• Эдельвейс – это средство повышения качества обслуживания гостей отеля.
• Эдельвейс – это инструмент постоянного контроля за действиями персонала отеля
• Эдельвейс – это возможность быстрого реагирования на непрерывно меняющуюся конъюнктуру рынка гостиничных услуг
• Эдельвейс – это ядро информационного комплекса всего отеля

     Гостиничная система Эдельвейс - это стандартный  продукт, легко адаптируемый под  конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий  минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.

     Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций  в сфере гостеприимства, к которым  можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и cанатории.

     Более чем 5-летний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные  за это время проекты позволили нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем предложить нашим клиентам.

     Эдельвейс - это залог успеха Вашей гостиницы!

     "Преимущества  системы Edelweiss/Medallion"

• Программа доработана специально под Российское законодательство
• Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной шахматки.
• Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть не может.
• Программа позволяет вести жесткий контроль за деятельностью предприятия. Например, он всегда может проверить сколько прошло по кассе и сравнить с данными, представленными в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким сотрудникам были сделаны.
• В архиве программы храниться вся информация о клиенте и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий и предпочтений посетителей.
• С помощью программы можно привязывать платежи к услугам.
• В программе ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.
• Так как в программе есть "Конфигуратор", настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т.е. системный администратор не нужен.
• Программа импортирует данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.
• Расчет с клиентами можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.
• При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.
• Техническая поддержка ведется компанией "СБА", которая находится в Екатеринбург, что значительно снижает стоимость услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта.

2.4 Система автоматизации «Отель 2.3»

 

     Комплексная автоматизированная система управления отелем, пансионатом "Отель 2.3" это мощный инструмент в области информационных технологий, позволяющий вести полное управление и контроль всех бизнес-процессов гостиницы, повысить производительность работы за счет эффективного выполнения оперативных задач.

     Система "Отель 2.3" состоит из набора модулей, которые легко добавляются в  конфигурацию для конкретной гостиницы.

     Встроенный  модуль настроек позволяет сделать  систему универсальной, удовлетворив пожелания различных отелей, как  по размеру, так и форме собственности.

     Широкий спектр функциональных возможностей удовлетворит пожелания, как небольшого отеля, так  и крупного 5-звездочного комплекса.

     Оптимальный набор модулей, позволит наращивать систему по мере необходимости, сократив при этом начальные инвестиции.

     Модуль  Интернет бронирования позволит бронировать  номера в Вашем отеле, как физическими  лицами, так и организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени.

     Мощный  инструмент отчетности позволит определенным пользователям легко превратить данные о работе отеля в отчеты для анализа доходов, загрузки, затрат и множество других показателей.

     Контроль, за работой отеля или комплекса  отелей, может осуществляться из любой  точки мира.

     Возможности системы:

     Работа  в режиме реального времени.

     • Результаты работы каждой службы или  автоматических подсистем сразу  же доступны во всех других службах. Технологические  процессы (например, ночной аудит и  ежесуточное резервное копирование) происходят в фоновом режиме, не требуя перерывов в работе отеля и надзора со стороны персонала.

     • Процесс работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован  таким образом, чтобы занимал  по времени, как правило, не более 1-2 минут, создавая комфортные условия для гостей.

     • Передача данных во внешнюю бухгалтерскую  систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным  картам) происходит автоматически

     Система полностью адаптирована под законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.

     Персонификация  и контроль пользования.

     • Система позволяет контролировать и анализировать работу персонала

     Различные языковые среды отчетности и многовалютность.

2.5 Программный комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEI HOTEL

 

     Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

     Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

     В информационной системе гостиницы  система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

     Особое  внимание следует уделить такой  особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров.  

     Структура комплекса 

     KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

     Рис. 2.3 – Структурная схема комплекса  автоматизации гостиниц «KEI-Hotel»

     1. Служба размещения 

     Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее.

     Данный  модуль обладает следующими возможностями:

• Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования
• Размещение гостей по брони
• Поиск гостя по истории проживания
• Обработка групп, включая транзитные группы
• Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.
• Контроль начислений за предоставленные услуги.
• Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения
• Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.
• Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана
• Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)
• Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя
• Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)
• Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя
• Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами
• Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты
• Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.
• Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок
• Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям
• Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.

     Все операции с гостями выполняются  через единую форму - карту гостя. 
Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:

• Размещение гостя
• Поиск гостя в базе постоянных клиентов
• Изменение личных данных
• Изменение сроков проживания
• Перемещение из номера в номер
• Выполнение операций с электронным ключом
• Управление доступом гостя в номер
• Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата
• Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.

     Система позволяет хранить информацию как  об индивидуальных гостях, которые  когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.

     2. Модуль Службы  бронирования 

     В системе полностью автоматизирован  процесс бронирования номеров и  анализа предстоящей загрузки гостиницы  по различным категориям и критериям оценки. 
Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

• Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)
• Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени
• Квотирование номерного фонда
• Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации
• Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную
• Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров
• Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время
• Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.
• Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда
• Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.
• Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета
• Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования
• Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.
• Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям
• Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.