Информационные системы управления государственными организациями

1.2. Особенности информационных систем управления в государственных структурах

По мере развития и проникновения  информационных и коммуникационных технологий во все сферы общественной жизни государственные структуры все чаще используют их для организации управления своей деятельностью. Использование таких технологий в современном информационном обществе является необходимым условием обеспечения соответствия государственного управления ожиданиям и потребностям населения.

Сегодня в Российской Федерации  созданы все необходимые предпосылки для совершенствования работы государственного аппарата на основе широкого использования информационных систем управления и коммуникационных технологий.⁴ В целом решены задачи, связанные с формированием в государственных структурах современной базовой информационно-технологической инфраструктуры. В основном удовлетворены потребности государственных структур в вычислительной технике, формируются территориально распределенные ведомственные компьютерные сети. Во многих государственных организациях созданы автоматизированные рабочие места, обеспечивающие доступ к сети Интернет. Некоторыми федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации успешно реализуются программы и проекты по созданию государственных информационных систем, обеспечивающих автоматизированный сбор, обработку и хранение данных, необходимых для качественного и эффективного выполнения возложенных на них функций. Существуют успешные прецеденты организации обмена данными в электронном виде между ведомствами, а также между государственными органами, населением и организациями. Многими государственными организациями созданы сайты в сети Интернет, на которых размещается нормативная правовая, справочная и новостная информация, связанная с деятельностью этих органов.

Вместе с тем, несмотря на стремительный  рост спроса на информационные и коммуникационные технологии со стороны государственных структур, их внедрение не всегда приводит к улучшению качества функционирования государственного аппарата, а зачастую усиливает негативные последствия неэффективных административно-управленческих процессов.

Используемые государственные  информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой базы и общей координации. Содержащиеся в них сведения зачастую недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при обмене информацией на межведомственном уровне, ее многократному сбору и дублированию в отдельных системах. В результате эти информационные системы содержат сведения разной степени актуальности и достоверности. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит также к несогласованности и противоречивости содержащихся в них данных. Различные форматы хранения данных ограничивают возможности применения автоматизированных средств поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах. Все это снижает оперативность подготовки управленческих решений.

Отсутствие общих требований к  управлению реализацией отдельных  программ и проектов внедрения информационных и коммуникационных технологий на уровне органов государственной власти снижает результативность и качество их выполнения, приводит к значительному числу неудачно завершенных проектов или проектов, завершенных с нарушением сроков или превышением расходов. Отсутствие общей классификации применяемых в государственных структурах информационных систем, а также базовых стандартов и рекомендаций по их реализации на практике приводит к использованию неэффективных технологий.

Общий уровень профессиональной подготовки работников органов государственной власти по владению современными информационными системами также остается невысоким, что является особенно критичным в связи с внедрением в деятельность государственных структур все более сложных и комплексных решений.

Сложившаяся ситуация не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления на основе информационных и коммуникационных технологий и значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.

Проблемы, препятствующие повышению  эффективности использования информационных систем и коммуникационных технологий в деятельности государственных структур, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти. Их устранение требует значительных ресурсов, скоординированного проведения организационных изменений и обеспечения согласованности действий органов государственной власти.

Это возможно реализовать только в  рамках программно-целевого подхода, направленного в приоритетном порядке на обеспечение развития и совместимости государственных информационных систем, разработку стандартов и технологий их взаимодействия, а также на формирование межведомственной инфраструктуры обеспечения информационного обмена⁵.

В настоящее время для государственной  политики в сфере использования информационных и коммуникационных технологий в государственном управлении используется программно-целевой метод. В рамках этого программно-целевого метода разработана программа «Электронная Россия». Федеральная целевая программа «Электронная Россия 2002-2010»⁶ направлена на внедрение общего стандарта в информационных системах в государственных структурах.

Федеральное казначейство, как структура, требующая быстрого реагирования на изменение экономической обстановки в стране, участвует во внедрении современных технологий и стандартов в управления.

В настоящее время создана единая централизованная система органов  Федерального казначейства, которая  образует все совокупность органов Федерального казначейства.⁷ Тип организационной структуры – централизованная, многоуровневая, иерархическая. Структура построения соответствует административно-территориальному делению РФ и содержит три уровня иерархии:

1. Центральный аппарат Федерального казначейства (ЦАФК) Министерства финансов РФ.
2. Управления Федерального казначейства (УФК) по субъектам РФ, краям, областям, автономным округам, Москве и Санкт-Петербургу.
3. Отделения Федерального казначейства (ОФК) по городам (за исключением городов районного подчинения), районам и районам в городах.

Одним из условий повышения эффективности  работы казначейских органов и всей казначейской системы страны является создание на всех уровнях автоматизированной информационной системы (АИС) управления исполнением бюджета.

Разработка АИС проводится на единой методологической основе, с использованием типовых проектных решений, учитывающих не только объемные показатели – число налогоплательщиков, собираемые на территории страны федеральные и регулирующие налоги, число получателей бюджета, но и развитие всей финансовой и коммуникационной системы регионов страны.

В основу автоматизированной информационной системы Федерального казначейства (АИС ФК) положена технология централизованных и распределенных решений на основе применения высокотехнологичных операционных систем и систем управления базами данных (СУБД) и помехоустойчивых защищенных от несанкционированного доступа телекоммуникационных систем.

Главная цель АИС ФК – повышение  эффективности исполнения федерального бюджета. В связи с этим основные требования, предъявляемые к АИС:

• оперативно, точно и эффективно решать весь объем задач, поставленных перед органами казначейства;
• оперативно, точно и достоверно решать задачи по учету доходов федерального бюджета;
• организовывать взаимодействие между федеральным бюджетом, бюджетом субъекта РФ и местными бюджетами всех уровней;
• быстро и точно доводить средства федерального бюджета до конечных пользователей;
• обеспечить текущий, полный, оперативный и строгий контроль за рациональным и целевым использованием бюджетных средств;
• обеспечить оперативный и объективный анализ исполнения федерального бюджета и прогнозирование поступления доходов в бюджет и предстоящих расходов за любой заданный период.

Основным назначением АИС ФК является согласование и обеспечение взаимодействие органов Федерального казначейства всех уровней, их оперативное информационное обеспечение, автоматизация основных операций, организация систем связи и передачи данных.

На рисунке (см. рисунок 1) представлена схема, отражающая информационное взаимодействие структурных подразделений Федерального казначейства и других участников бюджетного процесса (банков, налоговых органов, распорядителей бюджетных средства (РБС) и др.)⁸.

Рис. 1. Информационное взаимодействие участников бюджетного процесса.

Выводы:

Для качественного управления государственными организациями необходимы структуры, основными функциями которых является не только контроль в какой-либо сфере деятельности, но и структуры, позволяющие оперативно реагировать на постоянно меняющуюся экономическую обстановку. Такие структуры должны не только оперативно, но и качественно предоставлять требующую для принятия управленческих решений различного уровня информацию. Федеральное казначейство, как один из передовых органов государственной власти, принимает активное участие в программе «Электронная Россия» и оптимизирует свои информационные системы управления.

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОТДЕЛЕНИЯ КАЗНАЧЕЙСТВА

2.1. Описание информационных потоков Отделения по г. Заозерску управления Федерального казначейства по Мурманской области.

Как известно, принципиальное различие подхода к управлению организацией с применением информационных систем управления от традиционного заключается в интеграции отдельных звеньев в единую систему. Инструментом подобной интеграции является информационное обеспечение процессов управления, начиная с внесения информации в систему и заканчивая системами поддержки принятия решения.

Одним из ключевых понятий информационной системы является понятие информационного потока.

Информационный поток – это совокупность циркулирующих в организации между информационной системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля выполняемых операций. Информационный поток соответствует материальному и может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Существует два вида информационных потоков:

1. горизонтальные (между равными по служебному положению и статусу работниками или группами работников, например, между начальниками отделов);
2. вертикальные (между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным).

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на:

• нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии);
• восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или  передаваемой информации за единицу  времени. При использовании компьютерной техники информация измеряется байтами, килобайтами и мегабайтами. В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Управлять информационным потоком  можно следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая или поднимая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая или увеличивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Информационные потоки циркулируют в любой организации.

Отделение по г. Заозерску в ходе своей деятельности взаимодействует  с различными организациями. Это взаимодействие происходит как с клиентами в процессе выполнения основной деятельности, так и с организациями, обеспечивающими функционирование самого Отделения. Схема информационных потоков организационной системы управления составлена в ходе анализа деятельности Отделения и представлена на рисунке (см. рисунок 2).

Рис. 2. Информационные потоки организационной системы управления.

Структура Отделения по г. Заозерску  УФК по Мурманской области состоит из двух отделов, Руководителя и секретаря, который также занимается делопроизводством и кадровой работой. Структура Отделения утверждена приказом Руководителя Отделения от 25.05.2011 № 47.

Руководитель не имеет заместителей, на время его отсутствия его обязанности исполняет Начальник отдела расходов. Имеются отделы: отдел расходов и отдел бюджетного учета и отчетности, а так же специалист-эксперт, который занимается делопроизводством и кадровой работой и подчиняется напрямую руководителю. В структуру отделов расходов входят начальник отдела, специалисты, а также специалисты сектора АИС и ПО. Всего 10 штатных единиц. В отдел бюджетного учета и отчетности входят Начальник отдела – главный бухгалтер и специалисты. Всего 6 штатных единиц.

Отделение по г. Заозерску УФК по Мурманской области является органом исполнительной власти Мурманской области, обеспечивающим кассовое исполнение консолидированного бюджета.

Основными задачами Отделения являются:

• контроль за исполнением Федерального бюджета, консолидированного бюджета РФ;
• управление доходами и расходами этого бюджета на счетах казначейства в уполномоченных банках, исходя из принципа единства кассы;
• осуществление краткосрочного прогнозирования объемов государственных финансовых ресурсов, а также оперативное управление этими ресурсами в пределах расходов и назначений в соответствии с реестрами;
• сбор и анализ информации о состоянии финансов на подведомственной территории;
• предоставление установленной отчетности;
• методическая помощь организациям, финансируемых из Федерального, местного бюджета и бюджета субъекта РФ;
• ведение учета государственной казны на подведомственной территории;
• контроль за целевым использованием средств Федерального бюджета.