Информационные системы управления государственными организациями

2. анализ рынка сбыта с целью его расширения;
3. ведение статистики продаж;
4. информационная поддержка политики цен и скидок;
5. использование базы стандартных писем для рассылки;
6. контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку.

• На уровне службы снабжения и сбыта:

1. ведение баз данных товаров, продукции, услуг;

2. планирование сроков поставки и затрат на транспортировку;
3. оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки.

• На уровне складского учета:

1. управление многозвенной структурой складов;

2. оперативный поиск товара (продукции) по складам;
3. оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения;
4. управление поступлениями с учетом контроля качества;
5. инвентаризация.

Конкретные задачи, которые должны решаться информационной системой управления, зависят от той прикладной области, для которой предназначена система: банковское дело, управление производством, медицина, транспорт, образование и т.д.

Тенденции развития современных информационных технологий приводят к постоянному возрастанию сложности ИС, создаваемых в различных областях.

Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации. Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков.

Классификация информационных систем по признаку структурированности задач.

Различают три типа задач, для которых  создаются информационные системы:

• структурированные (формализуемые);
• неструктурированные (неформализуемые);
• частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними. Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных; разрабатывающие возможные альтернативы решения.

Классификация рынка информационных систем по масштабности системы:

• Локальные системы (1С, БЕСТ, Инфо - Бухгалтер и т.д.);
• Малые интегрированные системы (Skala, Парус, Галактика и другие);
• Средние интегрированные системы (MFG-PRO и другие);
• Крупные интегрированные системы (SAP/R3 другие).

Классификация систем, которая основывается на классификации бизнес – задач.

Принципы  классификации управленческих информационных систем:

1. Уровень стратегического управления (3 – 5 лет);
2. Уровень среднесрочного управлении (1 – 1,5 года);
3. Уровень операционного управления (месяц – квартал - полугодие);
4. Уровень оперативного управления (день - неделя);
5. Уровень управления реального времени.

Существуют и другие типы классификации  информационных систем. За рубежом  были разработаны специальные программы  Стандарты информационных систем управления предприятиями системы MRP, MRP-II, ERP, ERP-II.

MRP (Material Requirement Planning)– это системы планирования потребностей в материальных ресурсах (обеспечивает необходимый объем остатков материалов на складе). MRP-II (Manufacturing Resource Planning) – предназначены для планирования производственных ресурсов, т.е. ресурсов, используемых для производства продукции.

ERP (Enterprise Resourse Planning) – предназначена для планирования и управления материальными, производственными и людскими ресурсами. SAP R/3 - это ERP система управления ресурсами предприятия или SAP ER. ERP-II – предназначена для управление ресурсами и внешними связями предприятий.

Информационные системы, применяемые  для планирования и управления различными ресурсами, называются интегрированными системами управления или корпоративными информационными системами.

К основным компонентам информационных систем, используемых в экономике, относятся: программно-аппаратные средства, бизнес-приложения и управление информационными системами.

1. Программно-аппаратные средства информационных систем:

• технические средства обработки информации (компьютеры и периферийные устройства);
• системное и сервисное программное обеспечение (операционные системы и утилиты);
• Прикладное программное обеспечение офисного назначения (MS Office);
• компьютерные сети (коммуникационное оборудование, сетевое ПО и сетевые приложения);
• базы и банки данных.

2. Бизнес-приложения (прикладные программы):

• локальные информационные системы (1С: Бухгалтерия, Инфин, Парус и т.д.);
• малые информационные системы (1С: Предприятие, Парус, Галактика и т.д.);
• средние информационные системы (PEOPLE SOFT, BAAN, SCALA и т.д.);
• интегрированные системы управления (ERP).

3. Управление информационными системами предназначено для управления и поддержки информационных процессов предприятия (управление персоналом, развитием, качеством, безопасностью, оперативное управление и т.д.).

Таким образом, информационные системы  состоят из трех основных компонентов:

• информационные технологии (аппаратные и программные средства компьютеров, телекоммуникации, данные);
• функциональные подсистемы (производство, бухгалтерия и финансы, сбыт, маркетинг, кадры ) и бизнес приложения (прикладные программы для решения бизнес задач);
• управление информационными системами (персонал, пользователи, развитие ИС, финансы).

Одним из звеньев информационных систем управления является электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих на предприятии бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота организация меняет стиль управления.

Строго говоря, электронный документооборот не должен внедряться как дань моде на «прогрессивные технологии». Если предприятие успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка систем электронного документооборота – система электронного документооборота (СЭД) сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами.

Однако  если на предприятии существуют нижеперечисленные  проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:

• Существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ.
• Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.
• Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.
• Нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины становится проблематичным.
• Количество форм для отчетности растет.
• Существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны.

Игнорирование вышеназванных ситуаций или попытки решить эти задачи без помощи автоматизированных программных систем приведет к еще большему усугублению проблем.

Функции современных СЭД весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:

• хранение и поиск документов;
• поддержка канцелярии;
• маршрутизация и контроль исполнения документов;
• аналитические отчеты;
• информационная безопасность;
• дополнительные (специфические) функции.

Рассмотрим кратко наиболее востребованные функции из перечисленных категорий:

Хранение и поиск документов.

Централизованное  хранение документов - едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:

• хранилища Lotus Notes/Domino (например, БОСС-Референт, CompanyMedia);
• собственные форматы хранения данных (ЕВФРАТ-Документооборот);
• Microsoft SQL Server в различных редакциях (Дело, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др.);
• Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ 2.0 и др.);
• одновременная поддержка MS SQL и Oracle (Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, FossDoc и др.);
• другие СУБД.

Среди функций для поиска документов различают:

• поиск по атрибутам (полям) документов;
• поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);
• сложный поиск (с использованием логических операций).

Поддержка канцелярии и делопроизводства.

Поддержка работы канцелярии - важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным «канцелярским» функциям можно отнести следующее:

• представление документа в виде электронной карточки - аналога регистрационной карточки документа;
• поддержка ввода документов в систему со сканера;
• ведение номенклатуры дел;
• регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;
• связывание исходящих писем с входящими;
• поддержка служебных записок;
• работа с обращениями граждан;
• работа с заявками;
• ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;
• поддержка иерархических справочников.

Маршрутизация и контроль исполнения документов.

Функции данной категории востребованы как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками на предприятии и контролировать исполнение работ по документам. К основным функциям данной категории относятся:

• проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;
• поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;
• отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;
• уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;
• уведомление о завершении этапов маршрутов;
• поддержка версионности документов (проектов документов);
• автоматический контроль сроков исполнения документов.

Аналитические отчеты.

Как правило, отчеты в СЭД создаются  под конкретную организацию. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

• отчет о текущей занятности сотрудников;
• отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);
• отчет о просроченных поручениях.

Информационная безопасность.

Функции данной категории обеспечат  информационную безопасность предприятия следующими средствами:

• аутентификация пользователей системы;
• распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;
• поддержка электронной цифровой подписи документов;
• шифрование писем и документов;
• ведение истории и статистики работы с документами;
• аудит работы пользователей в системе.

Дополнительные (специфические) функции.

Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Например, Lotsia PDM Plus интегрирована с САПР-системами и поддерживает работу с конструкторской документацией. Система FossDoc может быть интегрирована с корпоративной почтовой системой FossMail того же разработчика. Интересны также решения, предлагающие интеграцию с популярной ERP-системой 1С Предприятие. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности «под заказчика».

В современном обществе широко распространены информационные системы управления. Они не только облегчают труд человека за счет автоматизации части процессов, но и позволяют качественно по – новому управлять организациями.