Информационные системы управления государственными организациями

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И 
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Мурманский филиал

КАФЕДРА

МЕНЕДЖМЕНТА

 

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

 

«Информационные системы управления государственными организациями»

 

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ	студента (слушателя) 6 курса
	Группы В-21.1
	Специальность: «Государственное и  муниципальное управление»
	Лапочкина Сергея Александровича
Заведующий кафедрой	Научный руководитель
д.э.н., профессор	Преподаватель Балтийского института экологии, политики и права НОУ ВПО в г. Мурманске
Репникова Валентина Михайловна	Темникова Ирина Сергеевна
Нормоконтролер	Рецензент
	к.э.н. НОУ МГИ преподаватель  кафедры национальной экономики
Курушкина Алевтина Владимировна	Давыдюк Николай Владимирович

г. Мурманск

2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение

В современном мире любая государственная или коммерческая структура может развиваться только при условии автоматизации процессов управления. А любая автоматизация начинается с четкой структуры и схемы работы организации, в которой сотрудник находится на своем рабочем месте, а его занятость максимально эффективно распределена. Руководитель такой организации может в любой момент времени проконтролировать работу сотрудников, а также отделов и подразделений, увидеть степень выполнения задач, поручений или проектов.

Автоматизация процессов управления – это создание комплекса аппаратных и программных средств, предназначенных для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия, сохраняя за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. Информационные системы управления с системой поддержки принятия решений (СППР), являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений.

Важным шагом к автоматизации  процессов управления является налаживание взаимодействия между каждым сотрудником в организации, а также взаимодействие между сотрудником организации и другими структурными подразделениями и объединение их в единую информационную среду. Поэтому эффективное управление – это не только автоматизация процессов, но и налаживание взаимодействия между сотрудниками и отделами. Взаимодействия должно быть установлено до такой степени, что любой контакт, на любом уровне проходил безупречно, а работа организации в целом напоминала точный часовой механизм. Эту цель преследует любая информационная система управления.

Тенденции развития современной экономики  нашей страны, ее включение в систему мировых хозяйственных связей диктуют необходимость внедрения информационных технологий в процесс функционирования отечественных предприятий. Не исключением тому является Федеральное Казначейство.

Федеральное казначейство – относительно молодая структура, но, тем не менее, развивается она динамично и быстро, наращивает выполняемые функции и эффективность работы. В настоящее время перед органами Федерального казначейства стоит задача – обеспечение профессионального и грамотного управления финансовыми ресурсами государства, беспрерывного, в полном соответствии с законами, исполнения бюджета любого уровня и контроля за целевым использованием бюджетных средств организациями и учреждениями, финансируемыми из бюджета.

Целью дипломного проекта является исследование и оптимизация информационной системы управления Отделения по г. Заозерску УФК по Мурманской области.

Достижение этой цели обеспечивается решением следующих задач:

• изучение структуры Отделения;
• изучение функций Отделения;
• изучение информационных потоков Отделения казначейства по г. Заозерск;
• определение недостатков существующей СУ;
• изучение возможности автоматизирования СУ;
• изучение средств автоматизации обработки информации;
• рассмотрение возможных путей совершенствования АИС казначейства;
• проведение анализа эффективности проводимого совершенствования.

Теоретической и методологической базой исследования являются отечественная теория и практика, методологические и инструктивные материалы по АИС Федерального казначейства, методические материалы по изучаемым проблемам, правовые и нормативные акты Российской Федерации, а также фактические материалы, собранные при прохождении практики в Отделении по г.Заозерску УФК по Мурманской области.

Содержание дипломного проекта  можно разделить на три части. В первой части дается определение понятию информационная система управления, рассматриваются задачи, решаемые ИС, дается классификация ИС. Выявляются особенности информационной системы управления в государственных структурах, понятие электронного документооборота, как часть информационной системы управления.

Во второй части проводится исследование существующей информационной системы, дается описание информационных потоков, средства автоматизации обработки, передачи и хранения информации.

В третьей части предлагаются возможные  пути модернизации информационной системы управления Отделения, рассматриваются этапы ее проведения, оценивается эффективность проведенной модернизации.

Дипломный проект выполнен по материалам Отделения по г. Заозерску УФК по Мурманской области.

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Теоретические аспекты информационных систем в управлении

Более полное понятие информационная система дали Уильям Девис и Девид Йен в своем труде «Руководство-справочник консультанта информационных систем: анализ и проектирование систем». В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.¹

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. (ред. от 06.04.2011г.), № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» трактует понятие информационной системы так: «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»²

Информационная система управления – это программно - технический комплекс для организации процесса управления информацией, который помогает в необходимые сроки с максимальной точностью управлять процессами предприятия.

Таким образом, информационная система представляет собой совокупность функциональной структуры, информационного, математического, технического, организационного и кадрового обеспечения, которые объединены в единую системы в целях сбора, хранения, обработки и выдачи необходимой информации для выполнения функций управления. Она обеспечивает информационные потоки:

1. информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениями в части законодательства, а с другой стороны - поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;
2. информационный поток из системы управления во внешнюю среду (отчетная информация, прежде всего финансовая в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям);
3. информационный поток из системы управления на объект, представляет собой совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;
4. информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции.

Информационные системы решают следующие основные задачи:

• Поиск, обработка и хранение информации, которая долго накапливается и утрата которой невосполнима. Компьютеризованные ИС предназначены для более быстрой и надежной обработки информации, чтобы люди не тратили время, чтобы избежать свойственных человеку случайных ошибок, чтобы сэкономить расходы, чтобы сделать жизнь людей более комфортной.
• Хранение данных разной структуры. Не существует развитой ИС работающей с одним однородным файлом данных. Более того, разумным требованием к информационной системе является то, чтобы она могла развиваться. Могут появиться новые функции, для выполнения которых требуются дополнительные данные с новой структурой. При этом вся накопленная ранее информация должна остаться сохранной. Теоретически можно решить эту задачу путем использования нескольких файлов внешней памяти, каждый из которых хранит данные с фиксированной структурой. В зависимости от способа организации системы управления файлами эта может быть структурой записи файла или поддерживаться отдельной библиотечной функцией, написанной специально для данной информационной системы. Известны примеры реально функционирующих ИС, в которых хранение данных планировалось основывать на файлах. В результате развития большинства таких систем в них выделился отдельный компонент, который представляет собой разновидность системы управления базами данных (СУБД).
• Анализ и прогнозирование потоков информации различных видов и типов, перемещающихся в обществе. Изучаются потоки с целью их минимизации, стандартизации и приспособления для эффективной обработки на вычислительных машинах, а также особенности потоков информации, протекающей через различные каналы распространения информации.
• Исследование способов представления и хранения информации, создание специальных языков для формального описания информации различной природы, разработка специальных приемов сжатия и кодирования информации, аннотирования объемных документов и реферирования их. В рамках этого направления развиваются работы по созданию банков данных большого объема, хранящих информацию из различных областей знаний в форме, доступной для вычислительных машин.
• Построение процедур и технических средств для их реализации, с помощью которых можно автоматизировать процесс извлечения информации из документов, не предназначенных для вычислительных машин, а ориентированных на восприятие их человеком.
• Создание информационно-поисковых систем, способных воспринимать запросы к информационным хранилищам, сформулированные на естественном языке, а также специальных языках запросов для систем такого типа.
• Создание сетей хранения, обработки и передачи информации, в состав которых входят информационные банки данных, терминалы, обрабатывающие центры и средства связи.

Задачи, решаемые информационными системами управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. При этом примерный перечень задач, которые должна решать информационная система управления на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Основные задачи, решаемые информационными системами управления³:

• На уровне руководства:

1. обеспечение информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее;

2. обеспечение контроля за работой служб предприятия;
3. обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
4. предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;
5. формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат.

• На уровне финансово-бухгалтерской службы:

1. полный контроль за движением средств;

2. реализация необходимой менеджменту учетной политики;
3. оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей;
4. контроль за выполнением договоров, смет и планов;
5. контроль за финансовой дисциплиной;
6. отслеживание движения товарно-материальных потоков;
7. оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности.

• На уровне управления производством:

1. контроль за выполнением производственных заказов;

2. контроль за состоянием производственных мощностей;
3. контроль за технологической дисциплиной;
4. ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты);
5. оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов.

• На уровне службы маркетинга:

1. контроль за продвижением новых товаров на рынок;