Информационные системы поддержки принятия управленческих решений

В процессе управления документами  возникают различные проблемы. Среди  общих проблем управления документированной  информацией в организациях можно  выделить:⁵

1.большое количество документов;

2.большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

3.сложные схемы согласования документов;

4.территориальная распределенность подразделений;

5.отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

6.поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков. Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.

Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства

(" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность  поиска электронных документов, наличие множества копий и  версий одного документа, сложность  внедрения регламентных процедур  работы с электронными документами.  Кроме того, существует риск утраты  файлов документов, и возникают  сложности в разграничении доступа  к документам.

Все ранее изложенное позволяет  сделать вывод о том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям  управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная  автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение  централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами  и ведения корпоративного архива электронных документов.

Компонентами безбумажного делопроизводства являются система  автоматизации делопроизводства и  ведения архива электронных документов, позволяющая создать единую унифицированную  среду работы различных категорий  персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и  шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных  документов и придания юридической  силы электронным документам, а также  нормативно-методические документы, которые  регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему  автоматизации, решающую задачи в широком  диапазоне, — от автоматизации учета  бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в  специализированных подразделениях) и  организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов⁶. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству.

Переход к преимущественно  безбумажному делопроизводству дает возможность  наладить комплексное управление документированной  информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину  исполнения документов и поручений  по всем уровням управления, проводить  согласование документов в электронной  форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.

Основные преимущества автоматизации  и новой технологии переработки  информации сказываются там, где  приходится выполнять повторяющиеся  задачи, предусматривающие запрограммированные  решения, либо задачи с большим объемом  вычислений или чисто механического  труда.

Оснащение специалистов АРМ  позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить  их численность и при этом повесить скорость обработки экономической  информации и ее достоверность, что  необходимо для эффективного планирования и управления.

Существенным недостатком  неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные работники, так и подразделения предприятия  в целом не имеют доступа к  “чужой” базе данных, при необходимости  собирая требуемую им информацию самостоятельно.

Одна из основных целей  автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению  предприятия, информацией в то время  и в той форме и объеме, которые  ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной  части базы данных). Для этого  необходима единая интегрированная  база данных предприятия, локальная  вычислительная сеть и соответствующим  образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого  из сотрудников. Такой подход подразумевает  комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы  управления предприятием в целом, в  которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию  процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно — необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

Наличие хорошо отлаженного  механизма электронного документооборота, удобной базы данных, аккумулирующей весь поток управленческой информации на предприятии повышает эффективность  его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.⁷

 

 

2.3 Информационные системы принятия управленческих решений

Информационные системы  поддержки принятия решений (СППР)  используются для поддержки разных видов деятельности в процессе принятия управленческих решений ( при выборе общей стратегии действий, оценивании результатов деятельности, инициировании изменений в направлениях хозяйствования и т.п.).

 СППР можно определить  как интерактивную компьютерную  систему, предназначенную для  поддержки разных видов деятельности  при принятии решений со слабоструктурированных  и неструктурированных проблем.

 Процесс развития СППР  можно разбить на несколько  этапов. Современные СППР аккумулируют  новейшие достижения в области  вычислительной техники и информационной  технологии.

 От других автоматизированных  информационных систем СППР отличаются  такими характеристиками:

1. Предоставляет руководителю помощь в процессе принятия решений и обеспечивает поддержку во всем диапазоне решаемых экономических задач. То есть ум человека и информация, которая генерируется компьютером, образовывают единое целое для принятия управленческого решения;

2. Поддерживает и усиливает оценки руководителя. Ситуацию контролирует человек, который и принимает окончательное решение, а система ей в этом помогает;

3. В отличие от административных систем, в СППР акцент делается на максимальной эффективности процесса принятия управленческих решений;

 4. Осуществляет интеграцию моделей и аналитических методов со стандартным доступом к данным и им выбором. Для предоставления помощи при принятии решения активизируется одна или несколько моделей (математических, статистических, имитационных, комбинированных);

5. Являются дружескими для пользователей, не нуждаются в практически никаких глубоких знаниях из вычислительной техники и обеспечивают диалоговую документацию, встроенные средства обучения, простое передвижение по системе и другие атрибуты программных интерфейсных систем;

 6. Строятся по принципу интерактивного решения задач, то есть такого, когда пользователь в этом процессе поддерживает активный диалог с ЭВМ, а не ограничивается представлением отдельных команд со следующим ожиданием результатов;

 7. Сориентированы на гибкость и адаптивность для приспособления к изменениям среды или подходов к решению задач, которые принимает пользователь;

8. Не навязывает никому определенного процесса принятия решений. Однако пользователь должен иметь набор возможностей для использования их в форме и последовательности, которые отвечают его познавательному стилю « условных моделей».⁸

Цель и назначения современных  СППР — предоставить помощь при  выяснении проблемы, которая нуждается  в решении, при ее решении и  во время анализа решений. В общем  случае — это структуризация проблемы, генерирование постановки задачи, выявление  преимуществ, формирование критериев, генерирование и выбор моделей  и методов, собирание и подготовка данных, оформление и выдача результатов, проводка анализа типа «что…, если..?», объяснение решения задачи, поиск  и выдача аналогичных решений  в прошлом и их следствий.

 Итак, информационные  системы поддержки принятия решений  — это инструмент информатики,  которая представляет собой соответствующую  комбинацию компьютера, программного  обеспечения, а также базы данных и базы моделей. Это очень сложные системы. В начале 80-х лет определились три основных подхода к построения СППР: организационный, управленческий, инструментальный.

 Представители организационного  подхода акцентируют внимание  на построении СППР, совместной  с реальными процессами и лицами, которые принимают решение, с  соответствующей стратегией и  тактикой объекта управления  и т.п. Такие системы имеют  целью усовершенствования работы  управленцев и являются специфическими. Ведь речь идет не о типичном применении результатов обработки данных, а о том, что они дают возможность ответственному лицу или коллектива управиться со специфической совокупностью проблем. Примером такой системы есть финансирование инвестиций в банках стран Запада.

 Управленческий подход  заключается в том, что первоочередное  значение предоставляется характеру  решаемых проблем (стратегические, тактические, операционные и т.п.) в процессах принятия решений.

 Для создания СППР  применяются пакеты связанных  между собой «мягких» программных  продуктов (генераторов). Например, информационная система руководства  составляется из разных элементов:  подготовка отчетов, поиск информации, язык моделирования, средства  проекции графических образов,  а также совокупности моделей  финансового и статистического  анализа. Базу такого типа генераторов  представляют языки специфического  назначения. Языки планирования  и языки моделирования, которые  оснащены также средствами подготовки  отчетов и графического проектирования  результатов, — это примеры  генераторов СППР.⁹

 

2.4 Подготовка к внедрению информационных систем.

Внедрение информационной системы, как правило, значительно облегчает  управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние  потоки информации.

Комплексный подход к автоматизации управленческой деятельности предприятия предполагает поддержку процесса внедрения СППР на всех его стадиях.

Прежде всего это относится  к соответствующему обучению персонала.

Внимание руководителей  предприятий к подготовке квалифицированных  кадров позволяет существенно снизить  риск неудачных внедрений. Поэтому  на следующем этапе руководитель направляет соответствующих специалистов на авторизованные курсы по соответствующему программному продукту.

С внедрением информационных систем возникают совершенно новые  задачи при подборе персонала. Если говорить о новом позиционировании служб IT внутри компании, то, соответственно, первый возникающий вопрос — что  за человек сможет и должен занять пост директора по информационным технологиям. Требования к этому сотруднику смещаются  от знаний и опыта в области IT в область менеджмента.

Если говорить о личных качествах необходимого человека, то акценты должны быть перенесены с  качеств, необходимых техническому сотруднику (исполнительность, скрупулезность, педантичность в выполнении задания  и системный подход в решении  задач), на несколько иные (аналитическое  мышление, склонность к стратегическому  взгляду на проблемы, умение влиять на людей, разрешать конфликтные  ситуации и др.).

Внедрение информационных систем может способствовать:

- получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

- освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

- обеспечению достоверности информации;

- замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

- совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

- уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

- предоставлению потребителям уникальных услуг;

- отысканию новых рыночных ниш;¹⁰

Новые требования возникают  и по отношению к персоналу  других (не IT) подразделений. Необходимой  становится всеобщая компьютерная и  техническая грамотность, высокая  обучаемость, достаточно высокий уровень коммуникабельности. Внедрение системы часто делает необходимым более высокий уровень понимания сотрудниками бизнес-процессов и качества выполняемых работ.