Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО «ВЗБТ»

2. Физиологические преграды  – иностранный язык; дефицит слов; слова, имеющие несколько значений; лексическое своеобразие. 
3. Невербальные преграды – любые символы, кроме слов (мимика, позы, телодвижения). 
4. Отсутствие обратной связи – человек никак не реагирует на получаемую информацию (неактивное слушание). 
5. Искажение сообщения – непреднамеренное искажение в случае межличностных контактов, вследствие фильтрации по причине преднамеренного искажения информации.

6.Информационная перегрузка.

7.Неудовлетворительная структура организации.

8.Плохие средства связи. 

3.3.Анализ информационной обеспеченности менеджера ООО «ВЗБТ» и предложения по ее совершенствованию.

          Принципы управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и задачи, достаточно хорошо разработаны в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям прежде всего отразился на проблеме поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно осуществляет регулирующую роль. Принимая внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные внешней средой, а для этого он должен их знать и понимать. 
Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества организационных систем. Одной из таких организационных систем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами. 
Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию. 
Сущность внешнего управления на ООО «ВЗБТ» состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение при добровольном достижении им определенной ситуации. Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль. 
Собственно, внешнее управление состоит в передаче ООО «ВЗБТ», а именно в отдел внешней комплектации информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют информационные продукты не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие, а именно ООО «ВЗБТ», обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые информационные продукты, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться.

Повседневная деятельность менеджера Коротова В.П. включает в себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

Широкое толкование термина «принятие управленческого решения» в ОВК ООО «ВЗБТ» включает: 
- формирование цели, которую необходимо достигнуть;

- измерение текущего и  планируемого конечного состояния предприятия; 
- целенаправленный сбор информации, влияющей на принятие решения;

- выработка вариантов  решения;

-выбор критериев сравнения вариантов; 
- сравнение вариантов;

- выбор по критериям  одного рационального варианта; 
- воплощение в жизнь;

- оценка результата достижения  цели. 
Для принятия эффективного управленческого решения менеджер Коротов В.П. должен целенаправленно собрать всю информацию о состоянии и условиях функционирования его предприятия и отдела в частности в рамках требований управляющих систем метасистемы. Однако информационные накопители создаются и размещаются, не сообразуясь с желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают имеющиеся у них информационные продукты предприятию, однако первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными словами, они не могут дать менеджеру полного информационного обеспечения его управленческих решений. 
Конкуренты ООО «ВЗБТ» находятся с ним в одном информационном поле, поэтому чем более умело организована на предприятии эффективная система поиска и приобретения информационных продуктов - тем выше его конкурентоспособность. 
В процессе управления встречаются самые различные ситуации, весьма сложные проблемы и задачи. Поэтому менеджеру Коротову В.П. приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.

При рассмотрении организационно-экономических решений видно, что принимая решение, менеджер Коротов В.П. должен выполнить следующие шаги, обеспечивающие согласованность с требованиями метасистемы: 
- формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие; 
- выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации; 
- классифицировать эти системы по степени их прав в отношении предприятия; 
- найти и приобрести обучающие информационные продукты; 
- переработать обучающие информационные продукты для увеличения информационного потенциала; 
- найти и приобрести управляющие информационные продукты; 
- переработать управляющие информационные продукты и зафиксировать ограничения и требования управляющих систем по отношению к предприятию. 
При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного анализа требований внешней среды. 
Обозначим через Т - время, необходимое для последовательного выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства ситуаций будет справедливо соотношение: T > t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин. 
В условиях дефицита необходимых управляющих информационных продуктов и соответствующего информационного потенциала менеджер Коротов В.П. генерирует также и вредные варианты управленческого решения, которые наравне с полезными рассматриваются при выборе рационального решения. 
Для обеспечения T < t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие информационные продукты и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные ситуации. Очевидно, что один человек в силу физических, физиологических и финансовых ограничений не имеет возможности найти в ситуативном информационном поле, приобрести и переработать все имеющиеся и относящиеся к управлению предприятием информационные продукты. 
Выход из положения на ООО «ВЗБТ» состоит в том, что в процессе подготовки решений принимают участие несколько сотрудников. Организационная структура предприятия предусматривает разделение функций между подразделениями и отдельными специалистами и, следовательно, распределение принимаемых решений между ними. Менеджер, лицо, персонифицирующее предприятие и отвечающее за действия своих сотрудников, придает их решениям статус поведения предприятия. 
Однако метод разделения функций не гарантирует принятия рациональных решений, особенно это касается стратегических решений. 
Менеджер Коротов В.П. не вырабатывает стратегических решений индивидуально, а привлекает, как правило, руководителей функциональных подразделений и отдельных специалистов, поручая им, в дополнение к основной работе, выполнение отдельных компонентов процесса принятия решения. Функциональные руководители, подготавливая решение со своих позиций, как правило, не имеют возможности и потребности согласовывать их с учетом последствий для всего предприятия. 
В литературе по менеджменту, к менеджеру предъявляется столько требований, что выполнить их в реальные сроки невозможно. Но если это так, а менеджеры реально все же работают, значит, или рекомендации неверны, или менеджер выбирает только те проблемы, которые знает как решать. Личная интуитивная система критериев, с помощью которой менеджер отбирает проблемы и варианты решений, не является оптимальной или даже рациональной. 
Если сейчас говорят о команде, то подразумевают, что директор, его заместители и руководители функциональных подразделений имеют общие установки и цели, слаженно принимают решения, доверяют и дополняют друг друга. Иными словами, речь идет о слаженной работе малой социальной группы. Однако каждый из членов такой команды руководит функциональным направлением - экономикой, производством, сбытом, и т.д. Следовательно, у них недостаточно времени на разработку и квалифицированное принятие решений, имеющих общефирменное значение. 
Команда менеджеров в ОВК ООО «ВЗБТ» состоит из специалистов, не являющихся руководителями функциональных подразделений и не имеющих других обязанностей. Их основная работа должна заключаться в том, чтобы постоянно генерировать и сравнивать различные варианты решений на основе выбранных критериев, готовить, оформлять и принимать окончательные решения, организовывать их реализацию и накапливать опыт, анализируя полученные результаты.

              Управление предприятием представляет собой постоянный циклический процесс принятия управленческих решений. Ни одно решение не может приниматься автономно от других. Наличие команды менеджеров позволяет значительно повысить эффективность и экономичность этого процесса. 
             Все этапы выработки и принятия решения выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить за отдельными специалистами ответственность за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной.

             Экономическая, организационная и социально-политическая составляющие компетентности команды менеджеров определяются их совокупным информационным потенциалом, то есть способностью воспринимать и адекватно реагировать на информационные продукты, вырабатываемые внешними управляющими системами. 
Таблица 1 содержит реальную специализацию членов команды менеджеров ОВК ООО «ВЗБТ» и основные действия в процессе принятия управленческого решения.

 
Таблица 1Функциональная специализация команды менеджеров

Главной задачей информационного менеджмента на предприятии является информационная поддержка основной деятельности организации. 
Задачу информационного менеджмента под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные элементы системы (документы, дела, технологии) на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов. 
Следующая задача информационного менеджмента на ООО «ВЗБТ» состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке "массового продукта" в информацию, релевантную действиям, переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. 
Информационный менеджмент на исследуемом предприятии решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определенным целевым критериям для поддержки согласованных организационно-информационных действий членов организации.

Важной задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации. Специалист ООО «ВЗБТ», работник, руководитель являются не просто потребителями, которым поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента. 
Практическая реализация коммуникационных процессов в аппарате управления ООО «ВЗБТ» осуществляется институтами (службой) информационного менеджмента в виде организации документооборота, бездокументных связей, циркуляции документных потоков в рамках системы управления внутрифирменной информацией, функционирования информационных систем и сетей. 
            Организационные структуры информационного менеджмента призваны объединить высшее руководство, специалистов, менеджеров, поставщиков информации и собственно подразделение информационного менеджмента и создать тем самым предпосылки для управления документацией в масштабе организации на основе современных методологических подходов. 
Все этапы выработки и принятия решения выполняются командой коллегиально, однако целесообразно закрепить за отдельными специалистами ответственность за инициирование и оформление каждого отдельного этапа. Как показывает опыт, коллегиальной может быть только безответственность, ответственность должна быть персональной. 
              Также целесообразно создать на предприятии команду менеджеров в составе: главный менеджер, менеджер-юрист, экономист-исследователь, экономист-конструктор и менеджер-технолог не только в ОВК, но и других функциональных подразделениях предприятия. Команда должна владеть ПЭВМ, чтобы иметь возможность использовать информационные базы данных и применять математические модели поведения организационных систем при подготовке и принятии управленческих решений.

 
 
Заключеие. 
          Люди организуют свою деятельность в силу разных причин - чтобы 
закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. 
Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной 
информацией, а также проводить различного рода исследования. 
        Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие 
информационная система - залог успешной деятельности на рынке. 
Использование информационной технологии относится к наиболее 
противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным.

Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с информационными технологиями, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным 
технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере. 
 
 
Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто 
лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём. Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно- технологическими услугами.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.