Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО «ВЗБТ»

7) Устная информация, которая получена  во время встреч с членам 
своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно- правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры и др.),условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к 
первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований отчетность).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая 
информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Важную роль в использовании информации играют способы ее 
регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство - 
новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

 

1.2.Технология информационной деятельности.

 
          Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в 
основном на использовании вычислительной техники. Это многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей  технико-технологической базы; 
- организацию производства и сферы распределения информационно- вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного  обслуживания и создании 
действенной системы управления данными процессами

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных  форм, методов и средств 
проведения информационной деятельности в процессах управления.

           Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: 
-создания самих вычислительных машин;

-создания для них программного обеспечения;

-подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: 
- значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ; 
-обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

-заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, 
делопроизводителей;

- в бухгалтерском деле облегчает  составление письменных финансовых 
документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

          Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

-ЭВМ крупногабаритные и персональные;

-микропроцессоры; 
-средства телекоммуникаций;

- электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства  со встроенной микро ЭВМ;

- средства автоматизированной  обработки текстовой информации. 
ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения 
расчетных задач. В системе оперативного управления мини- ЭВМ чаще всего используются для:

- разработки оперативных планов  производства и контроля за  их 
выполнением; 
- контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса 
производства; 
-расчета заработной платы;

-контроля за поступлением заказов;

-анализа данных о сбыте продукции;

-регистрации поступления платежей;

-ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного 
контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для 
автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. 
Такие ЭВМ позволяют на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации. 
Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все 
технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по 
 
обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает 
последовательные этапы:

- автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных

- использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

- интеграция обособленных процессов  обработки информации в единую  внутрифирменную систему;

- объединение технических средств  цифровой и текстовой информации  посредством электронной почты;

- использование всего комплекса  технических средств обработки 
информации.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.

Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает: 
- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного 
расписания и сотрудниках;

- жесткий контроль за деятельностью  дочерних предприятий;

- настраиваемую систему разработки  отчетной документации;

-переход на новые технологии и методы работы;

-улучшение условий труда;

-гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом предприятии. Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это делопроизводство, охватывающее процесс создания документов и организацию работы с ними. От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом.

Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

-формирования целостной картины происходящего на предприятии;

-слаженной работы всех подразделений;

-улучшения качества обслуживания клиентов;

-эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

            Впервые требования к работе с документами были описаны М. М. 
Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей 
закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве - 
стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий:

-систем в архитектуре клиент-сервер;

-систем сканирования и распознавания текста;

-систем управления базами данных;

-систем поиска документов;

-Internet/Intranet. 

 

 

 

 
 
1.3. Пути совершенствования информационной системы. 
            Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др. Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться. 
Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих 
решений. Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе. 
Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть 
возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его 
результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации-оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.