Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО «ВЗБТ»

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и 
принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами. 
Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей

-корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга.

-ответственности его руководителя.

При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. 
 
2.2 Улучшение сетевой организации предприятия. 
            Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих. 
Одна из главных задач владельца небольшой фирмы - опережать 
конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет. Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать. 
Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети 
позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации. Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может 
уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

 
2.3 Использование  Интернет технологий. 
                Почему мы должны использовать технологии Internet, Intranet для 
интеграции информационных ресурсов в корпоративных сетях. Поскольку Internet базируется на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы не воспользоваться этими технологиями при работе в корпоративных сетях? Intranet как раз и предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. Например, классическая задача связи "один-ко-многим" решается с применением Internet-средств даже внутри локальной сети. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые доступны для освоения, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании.

WEB-серверы могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания 
документов (HTML).

Результаты оказались весьма многообещающими: 
- подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту 
данных корпорации,

- все приложения разрабатываются  и сопровождаются в обрабатывающем центре; 
 
- решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности 
технической базы конечного пользователя;- решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи и т.д. 
В самом обобщенном виде информационная система - это набор 
связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, 
сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора: 
1) уровень научно-технического развития в организации, т.е. 
насколько современны используемые технологии; 
2)люди и существующая в организации культура. 
Наиболее традиционное и распространенное использование интернет-технологий — это маркетинг, прямые продажи и работа с общественностью. Львиная доля всех корпоративных Web-сайтов, которые в настоящий момент создаются или поддерживаются, выполняют именно эту функцию.  
Основными факторами, определяющими успех использования Интернета в данной области, являются: 

- Функциональность — информация и сервисы, предлагаемые Web-сайтом, должны быть действительно необходимы и полезны аудитории пользователей.  
- Надежность и безопасность — работоспособность системы 24 часа в сутки, быстрый доступ к информации и защита от несанкционированного доступа являются основой хорошего имиджа любого Web-сайта и, соответственно, его хозяина.  
- Интерактивность — Web-сайт должен быть не только источником информации для своих пользователей, но и средством общения с ними и обратной связи. В этом случае он может рассчитывать на значительную эффективность внешних связей. 

- Планомерное внедрение Web-сайта — задачей не менее сложной, чем создание хорошего информационного ресурса, является «приучение» к нему потенциальных пользователей. 

Принципиальными особенностями Интернета как средства управления внешними связями, по сравнению с другими средствами, можно считать следующие:  
-Возможность интерактивного общения. 

-Расширенные возможности по учету информации. 

-Узкая и довольно специализированная аудитория. 

          Как средство массовой информации Интернет охватывает значительно меньшую аудиторию пользователей, чем телевидение или газеты. Однако по силе потенциального воздействия на сознание аудитории имеет для целей манипулирования общественным мнением значительно большее значение, чем какая-либо другая среда. Связано это в первую очередь с тем, что компания имеет прямой доступ к своему клиенту, может без посредников показать ему то, что считает нужным, спросить его мнение или совет, принять заказ и оказать техническую поддержку. 

Вторая особенность — автоматический учет информации о пользователях. В Интернете эта проблема решена на уровне технологических стандартов. Практически вся информация в сети поддается учету и цифровому анализу. Мы знаем точно, когда и откуда пришел человек на Web-сайт, что его интересовало и даже на какое разрешение настроен его монитор. Анализируя эти данные, можно просчитать эффективность любых маркетинговых мероприятий, а также скорректировать свою тактику и стратегию непосредственно в процессе работы с пользователями.

Основным недостатком Интернета как средства управления внешними связями является то, что его пользователи не представляют достаточно широкой аудитории — это узкая специализированная группа людей.  
Эта группа может находиться в эпицентре целевой аудитории той или иной компании (в основном в компьютерных, телекоммуникационных и информационных областях, а также в сфере услуг для взрослых), пересекаться с ней (например, для книжной или видеоиндустрии) или практически не пересекаться (скажем, для оптовой дистрибуции гуталина). Это значит, что компьютерная компания просто обязана использовать Интернет в управлении внешними связями, а гуталиновой фабрике не стоит тратить на это сколько-нибудь значительные усилия. 

Работа с партнерами.

Другой сферой эффективного использования технологий Интернета является работа с партнерами. Системы, выполняющие эти функции, получили даже в России широкое распространение, однако общественность мало о них знает по очень простой причине: отличительной особенностью системы работы с партнерами (именно поэтому я выношу их в отдельную категорию) является ограничение доступа к информации, представленной в ней, только узким кругом партнеров. Тем не менее сегодня именно системы работы с партнерами — основной источник доходов для профессиональных участников Web-рынка, так как в этом направлении экономический потенциал использования Интернета огромен, и добиться показательного повышения эффективности максимально просто.

Тенденция развития этого рынка также показывает, что количество заказов от корпоративных клиентов на создание Web-систем, выполняющих чисто маркетинговые функции, падает, — в структуре заказов доля систем работы с партнерами постоянно растет.  Подобные системы отвечают за поддержку конкретных бизнес-процессов, связывающих, например, производителя и его дилеров, головной корпоративный офис и его дочерние подразделения, равноправных партнеров -участников ассоциации и т.д.  
Использование Интернета в качестве среды поддержки подобных бизнес-процессов дает экономическую отдачу сразу после внедрения за счет экономии на междугородних и международных каналах связи, скорости доступа к большим объемам динамически меняющейся информации.  
Но самое главное — это открытость стандартов реализации. В долгосрочной перспективе именно возможность быстрого и дешевого совершенствования является ключевым фактором экономии. 

Если использование технологий Интернета в других областях корпоративного управления часто вызывает споры, то преимущества средств Интернета в области работы с партнерами неоспоримы. Основными факторами, определившими это, являются: 

- Дешевизна решения для  всех партнеров — участников  информационного обмена, что обеспечивает демократичность этого обмена и минимальный порог вхождения для новых партнеров. 

- Настраиваемость на нужды конкретных партнеров. Чем больше участников информационного обмена, тем больше возникает требований и запросов. Открытые стандарты позволяют настраивать интерфейсы, структуру запросов и формы представления информации под самые специфические требования.  
- Преодоление проблемы географической удаленности. Любые потенциальные партнеры, имеющие минимальные телекоммуникационные возможности, могут объединяться в группы и осуществлять информационный обмен без оглядки на пространственное расположение друг друга.  
Основным движущим фактором, заставляющим компании вкладывать деньги в развитие систем работы с партнерами на основе интернет-технологий, является удобство и удовлетворение этих самых партнеров.  
Управление внутрикорпоративными связями 

Управление бизнесом — это непрерывный процесс принятия решений. Эффективное управление бизнесом требует постоянного доступа к информации, как из внешних, так и из внутренних источников.  
Использование технологий Интернета для управления потоками информации внутри корпорации — наиболее спорная область применения данной технологии. Исторически крупные корпоративные заказчики относятся к такой возможности с большим скептицизмом. Это связано с недоверием к открытой интернет-идеологии, а также с отсутствием надежного и конкурентоспособного инструментария для эффективной разработки бизнес-приложений корпоративного уровня. 

Другим фактором, тормозящим применение интернет-технологий внутри предприятий, является достаточно высокий уровень вхождения на рынок услуг автоматизации предприятий. Если функции управления внешними связями или работы с партнерами корпорация может поручить небольшой сторонней компании при соблюдении необходимых условий, то управление внутренней информацией она доверит только большому и консервативному партнеру, чей опыт в данной области, по крайней мере, не навредит. С другой стороны, уважаемые компании — консультанты по управлению бизнесом и системные интеграторы не спешат переходить на новые, слабо изученные  
технологии, когда есть проверенные годами и хорошо себя зарекомендовавшие методы автоматизации внутреннего управления.  
Основное преимущество использования Интернета внутри корпораций — это возможность существенно снизить издержки за счет виртуализации бизнеса. В числе примеров такой стратегии снижения издержек следующие:  
- Мобильный доступ к информационным ресурсам компании из любой точки земного шара для консультантов, менеджеров по продажам и технических специалистов. Снижаются затраты на оплату стационарных рабочих мест для выездных специалистов и  расходы на распространение информации среди них.  
- Разделение компании на несколько офисов, причем головной, выполняющий представительские функции, расположен в дорогом центральном районе, а основная работа выполняется в удаленном спокойном и недорогом районе. Возможности для экономии очевидны.  
- Аутсорсинг различных функций (финансовое управление, работа с информацией, внешние связи, поддержка компьютерной техники и т.д.) третьим сторонам. За счет концентрации узкоспециализированных функций в рамках одной структуры или компании издержки на выполнение этих функций значительно сокращаются. 

Если первые два примера относятся в первую очередь к крупным корпорациям, то последний наиболее актуален для малого бизнеса.  
Технологии Интернета во всех трех примерах играют существенную роль, которая заключается в следующем: экономия возможна только при условии эффективной и быстрой передачи и обработки большого объема информации между удаленными точками. При использовании традиционных средств информационного обмена будет трудно добиться такой же эффективности управления информацией, как при использовании Интернета.  
 
Проблема выбора.