Документация системы менеджемента

                                                                                                                 КГБОУ СПО «Красноярский краевой колледж культуры и искусства»

 

 

                                                                                       Контрольная работа

по дисциплине «управление качества»

 

для специальности: «Менеджемент в сфере культуры»

 

 

Тема: «документация системы  менеджемента»

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент 4 курса

заочной  формы обучения 

Лысцов Ю. В.

Преподаватель:

САРАНИНА О.В.

Оценка______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минусинск 2013

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                        

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Для эффективного функционирования организация должна определить многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими.

Материальной основой  в управлении качеством выступает документирование процессов, положений, правил установленных в организации. Семейство стандартов ИСО 9001 требует документирования системы менеджмента качества организации.

Так как документация СМК является источником, устанавливающим и закрепляющим полномочия и ответственность деятельности всего предприятия, отдельных подразделений и каждого работника, необходимо ее правильное и грамотное составление.

При документировании системы  менеджмента качества каждая организация свободна в выборе количества и состава документов, которые ей необходимы для того, чтобы продемонстрировать эффективное планирование, функционирование, управление и постоянное улучшение системы менеджмента качества и ее процессов.

Документация системы  менеджмента качества может распространяться на всю деятельность организации  или на отдельные аспекты этой деятельности, например, на конкретные требования, зависящие от вида продукции, характера, процессов, условий контракта, регламентов, установленных государством или самой организацией.

Актуальность данной темы безусловна, т.к. рынок и товаров  и услуг уже перенасыщен и в борьбе за клиента необходимы более совершенные и универсальные средства. Таким средством и является СМК, которая ставит своей целью контроль и совершенствование качества услуг, товаров.   

Цель курсовой работы – изучить документацию системы менеджмента качества и методику ее составления.

Задачи курсовой работы:

- Изучить теоретические основы документирования СМК;

 

Глава 1. Теоретические  аспекты разработки документации СМК.

1.1. Структура и виды основных документов СМК.

Создание и функционирование системы управления качеством, ее элементы, требования, положения, распределение функций, ответственности, прав и обязанностей, взаимодействие подразделений по управлению качеством и т.п. в соответствии с принципами системного управления и МС ИСО следует документально оформлять.[5, 276]

Состав и содержание документов, характеризующих процессы системы  управления качеством, следует разрабатывать  и распределять, например, по блокам модели системы МК:

• Управленческая деятельность и ответственность руководства;
• Менеджмент ресурсов;
• Процессы жизненного цикла;
• Измерение, анализ и улучшения.

Применительно к предприятию  весь комплекс документации системы  менеджмента качества, помимо политики в области качества, следует разделить на основополагающие, общие и специальные документы.

Основополагающие должны определять принципы построения, содержания и функционирования системы управления качеством в целом и ее отдельных подсистем в соответствии с разработанной политикой в области качества, целями используемых в учреждениях.

Общие документы регламентируют общесистемные вопросы, например общее руководство по качеству, проведение совещаний по качеству, организацию работ групп качества. Специальные документы включают документированные процедуры выполнения различных процессов управления качеством. Сюда же следует отнести другие рабочие документы по качеству (методические указания, инструкции, формы, записи и т.п.).[5, 280]

По существу, основополагающие и  общесистемные документы должны составлять комплекс документов уровня А, а специальные, в зависимости от предназначения, - уровней В и С.

Документы уровня В определяют требования к деятельности отдельных подразделений, обеспечивающих функционирование элементов системы. Документы уровня С представляют собой рабочие документы, детально определяющие порядок процессов обеспечения качества и управления качеством (процедуры, инструкции, технологические карты, формы и т.п.).

Известен и другой известный типичный иерархический состав документации систем управления качеством: первый уровень — общее руководство, которое описывает систему в целом в соответствии с политикой и целями в области качества; второй уровень — документированные процедуры системы, описывающие процессы управления качеством в подсистемах и подразделениях; третий уровень — другие рабочие документы, включающие методические указания, инструкции, записи и т.п. [5, 280]

Видов документов в практике управления качеством в частности и управления в целом встречается довольно много. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности ( в том числе по какой-либо проблеме, задаче, вопросу, отрасли, предприятию и т.п.), обычно представляется как система документации. В литературе часто системы документации, в зависимости от отнесения их к определенным сферам и видам деятельности, классифицируются следующим образом:

• по сфере деятельности — научная, техническая, экономическая, социальная, правовая, политическая;

• по виду деятельности — научно-исследовательская; конструкторская; опытно-испытательная; технологическая; проектная; технического регламентирования; эксплуатационная; изобретательская;

программного обеспечения; учебная; методическая; организационно-распорядительная; справочно-информационная; плановая;

расчетно-денежная; финансовая; торговая; бухгалтерская; логистическая; социального обеспечения; отчетно-статистическая; первично-учетная; законодательная и др.).

Существует стандартизованное понятие нормативная и техническая документация, которое определяет ее как документы, устанавливающие требования (по ГОСТ Р ИСО 9000-2001).

Нормативная документация относится к процессам и продукции. При этом таким нормативным документом может быть технический регламент, документированная процедура, технологическая документация на процесс, методика испытаний и т.п., а в общем случае ее часто называют нормативно-технической (НТД) и нормативно методической (НМД) документацией.

Применительно к системе управления качеством документационное обеспечение представляет собой комплекс мер по созданию разнообразных видов документов на различных материальных носителях, обеспечивающих эффективное функционирование данной системы, и работ с готовыми документами (прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование, а также документооборот, т.е. движение документов в системе, начиная от создания и до выхода их из оборота).

Документация системы  менеджмента качества включает:

1) политику и цели в области качества;

2) руководство по качеству;

3) документированные процедуры;

4) рабочие инструкции;

5) формы;

6) планы по качеству

7) технические условия;

8) действующую документацию;

9) записи

Для выявления основополагающих документов и в целях наглядности на рис.1.1. ниже на рис.1 приводится типовая иерархическая структура документов СМК:

Рис. 1.1. Типовая структура  документации системы качества

Уровень1: Руководство  по качеству

Обычно Руководство  содержит политику в области качества и краткий обзор системы качества с указанием того, что делается для соответствия требованиям стандарта со ссылками на процедуры системы качества.

Уровень 2: Процедуры, в  которых описано, что делается и  зачем, где, когда, как и кем выполняется действие.

Уровень 3: Рабочие инструкции разъясняют сотрудникам выполнение конкретных действий и находятся в зависимости от процедур.

Уровень 4: Формы и документы  внешнего происхождения, «встроенные» в систему. Сюда относятся специальные формы для необходимых данных, норм регламентирующих и законодательных документов.

Степень документирование систем менеджмента качества разных организаций может различаться в зависимости от:

a) размера и вида  деятельности организации;

b) сложности и взаимодействия  процессов;

c) компетентности персонала.

Документация системы  менеджмента качества может быть представлена в любой форме и на любом носителе.

Документирование на электронных носителях имеет  следующие преимущества:

1) постоянный доступ уполномоченного персонала к актуализированной информации;

2) доступ и внесение изменений легко обеспечиваются и контролируются;

3) распространение и контроль могут осуществляться при первой необходимости путем распечатки копий;

4) доступ к документации отдаленных подразделений;

5) простота и эффективность аннулирования устаревших документов.

Ниже представлена таблица (табл. 1.1.). с пояснениями по каждому виду документа.

Таблица 1.

Основные виды документов, наиболее часто используемые

в системах управления качеством, и их характеристика

(с учетом ГОСТ Р ИСО 9000-2001) [5, 282]

 

Вид документа	Характеристика и пояснения к документу
Политика в области качества	Общие намерения и направления деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством (по ГОСТ Р ИСО 9000 -2001). Политика в области качества определяется, формируется и документируется высшим руководством организации. Она должна быть согласована с общей политикой всей организации. В соответствии с примечанием в словаре, приведенном в ГОСТ Р ИСО 9000-2001, данная политика обеспечивает постановку целей в области качества.
Спецификации	Документы, устанавливающие требования к руководствам по качеству и планам качества (по ГОСТ Р ИСО 9000- 2001)
Руководство по качеству	Документ, определяющий систему менеджмента качества организации (по ГОСТ Р ИСО 9000-2001)
Процедура	Установленный способ осуществления деятельности или процесса (по ГОСТ Р ИСО 9000 2000
Стандарт предприятия (организации)	Документ обязателен только для ограниченного срока действия или без ограничения для предприятия (организации), утвердившего его.
План качества	Документ, определяющий какие процедуры и соответствующие ресурсы, кем и когда должны применяться к конкретному проекту, продукции, процессу или контракту (по ГОСТ Р ИСО 9000—2001). План качества, обычно являющийся результатом выполнения функции планирования, может содержать ссылки на некоторые разделы руководств по качеству или процедуры.
Целевая программа «Качество»	Адресный документ, содержащий цели и задачи в области качества, достижение которых должно обеспечиваться взаимосвязанными по срокам, ресурсам и исполнителям заданиями и комплексом мероприятий маркетингового, социального, организационного, экономического, финансового, научно-технического и производственного характера.
Запись	Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (по ГОСТ Р ИСО 9000-2001)
Другие виды документов	Регламенты, положения, инструкции, функциональные матрицы, программы, методики, оперограммы, отчеты, формы и т.п.

 

Политика и цели в  области качества должны быть задокументированы в виде самостоятельного документа или включены в руководство по качеству. Политика в области качества – это основополагающие положения, которым должны быть подчинены все остальные документы в области качества.

Каждая организация  должна разработать свое руководство по качеству. Настоящий технический отчет допускает независимо от типа организации гибкость в определении структуры, формата, содержания или метода документирования системы менеджмента качества[1, c. 55].

 

 

Глава 2. Анализ документации СМК

2.1 Общие характеристики 

 Основные направления  деятельности:

- Аудит

- Налоговый учет

- Бухгалтерский учет

- Консультирование

- Подготовка и сдача  отчетности

- Юридические услуги

Консультационно-информационное обслуживание включает в себя получение консультаций специалистов . Для удобства клиентов организована «Горячая линия». Дежурный консультант ответит на вопросы по телефону, если ответ не требует предварительной подготовки, или возьмет вопрос на проработку. Клиент получит компетентный ответ на интересующий его вопрос в ближайшее время.

Специалисты фирмы оказывают разовые консультации в любой области бухучета и, кроме того, помогут составить или проанализировать уже имеющийся бизнес-план, коммерческие договоры и контракты.

Услуги предоставляются предприятиям различной формы собственности, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам.

Основополагающий принцип работы компании – высокий профессионализм, честность, индивидуальный подход к клиенту и конфиденциальность.

.

Также существует должность программиста, который обеспечивает бесперебойную работу оргтехники и осуществляет обновление компьютерных программ.

 

 

2.2 Выводы и рекомендации по разработке и совершенствованию документации СМК.

Так как рассматриваемое  предприятие малое и образование отдела по качеству повлечет дополнительную нагрузку в виде материальных затрат и дефицита времени, предлагается проводить руководством лекции и беседы с рабочим персоналом с целью ознакомления и введения в практику нормативной базы (фирменные стандарты, должностные инструкции, положения о подразделениях).

В связи с тем, что  обязательное лицензирование аудиторской  деятельности с 2009 года отменено, то в случае добросовестного и грамотного управления качеством на предприятии, данная компания будет совершенствоваться и выглядеть конкурентоспособной.