Деловое совещание

Выбор сувениров и подарков зависит от характера взаимоотношений. Хороший подарок — изделия художественных промыслов, художественные альбомы. Личные вещи (духи, галстуки, рубашки) дарят только очень близким людям.

Подарок не должен быть слишком  дорогим, чтобы гость не чувствовал себя должником. Существуют правила  хорошего тона при приеме подарков: надо поблагодарить дарящего, затем  развернуть пакет, посмотреть, что в  нем, и еще раз поблагодарить  за внимание.

Приемы.

Приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. Главное  назначение их — не прием пиши и  дегустация напитков. Они носят деловой  характер и имеют целью углубление и расширение контактов, получение  нужной информации в неофициальной  обстановке. Участие в приемах  — обязательный вид служебной деятельности. К приему надо тщательно готовиться, решая, с кем и о чем надо поговорить, с кем познакомиться, кого представить. Надо быть готовым и ко всевозможным вопросам со стороны собеседников.

 

Приемы делятся на дневные и вечерние, с рассаживанием за столом и без него. Кроме того, в перерывах во время совещаний (кофейные перерывы) также возможен обмен мнениями в кулуарах.

Дневные приемы "Бокал  шампанского" или "Бокал вина" начинаются в 11 и заканчиваются в 13 ч. Во время такого приема подаются только шампанское, вина, соки, а в  качестве закуски — маленькие  пирожные, орешки, бутерброды. Приемы проходят стоя.

Стоя же проводится и вечерний прием "Коктейль". Он начинается в 17 или 18 ч и длится два часа. Нормальная продолжительность пребывания на этом приеме — около 1,5 ч. Грубое нарушение  этикета — прибытие сотрудников  позже руководителя делегации (фирмы). "Коктейль" предполагает подачу коктейлей, вина в бокалах. Закуской служат разнообразные  маленькие бутерброды-канапэ, орехи, фрукты, мини-пирожные.

Прием "А ля фуршет" проводится в те же часы, что и "Коктейль". Его отличие в том, что подается значительно больше закусок. На столах расставляются закуски, включая  и горячие (сосиски, жульены, маленькие  котлеты). После подаются десерт, кофе. Гости берут закуску вилкой (отсюда название приема). Приходя на такой  прием, прежде всего надо разыскать  хозяина приема и поздороваться  с ним. Уходить можно не прощаясь. Признак хорошего тона — оставить в передней на особом подносе визитную карточку, загнув у нее уголок.

Ланч.

Завтрак устраивается между 12 и 15 ч. Продолжительность его 1—1,5 ч, из коих 45—60 мин за столом, а 15—30 мин — за кофе в гостиной или  за тем же столом. Подают одну—две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо, десерт и напитки, соответствующие блюдам. Наиболее почетный вид приема — "Обед-Диннер" — обычно начинается между 19 и 21 ч.

 

Разновидностью обеда, а  иногда ланча является шведский стол. В отличие от обеда он не связан с обязательным размещением гостей за столами. Гости сами наполняют  тарелки и рассаживаются за маленькими столами, стараясь сесть с теми людьми, с которыми необходимо поговорить.

Правилам пользования  столовыми приборами и правилам, касающимся того, как брать и есть разные блюда, посвящены многочисленные пособия по этикету. Этими правилами надо владеть на уровне условных рефлексов. Дело еще и в том, что во многих странах дети осваивают эти правила в младших классах школ, Поэтому в глазах представителей цивилизованных стран человек, не умеющий вести себя за столом, выглядит дикарем, и это формирует к нему определенное отношение, в известной мере влияющее и на ход деловых переговоров.

Это относится также и  к тематике бесед за столом и вообще в неформальных беседах. Во многих странах  считается неприличным вести  разговор о доходах семьи, следует  избегать разговоров о семейной жизни, о неудачах, болезнях, политике, религии. Это глубоко личные вопросы, и  люди не любят открывать свою личную жизнь и личные заботы другим.

Не следует говорить в  обществе о делах, касающихся только тебя и твоего собеседника, не стоит  затрагивать и вопросов, понятных только вам двоим. И, естественно, что  при любых неформальных разговорах, как и официальных, следует внимательно  выслушивать собеседника и не прерывать его.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДО СОВЕЩАНИЯ

 

1 

Каковы мои цели? Вы надеетесь  получить информацию, принять решение  или ищите новые идеи? Для всего  требуется подготовка. Подумайте  и выпишите одно или два предложения, описывающие желаемый исход совещания.

 

2 

А нужно ли мне это совещание? Многие совещания создают больше проблем, чем решают и являются потерей  времени. Участники чувствуют, что  ничего не достигли. Часто вопросы  или решения, рассматривающиеся на совещаниях, могли бы быть решены один на один или исполнителями как приказ. Даже стандартные совещания, проходящие по расписанию, если менеджер считает, что время участников может быть с пользой потрачено для решения других проблем.

 

3 

Обеспечил ли я участников четкой повесткой дня? Повестка дня  это не только подготовка, она помогает вам установить порядок обсуждений, который наилучшим способом позволит достигнуть вам ваших целей. Иногда лучше рассмотреть сначала трудные  вопросы, особенно если они требуют  решения на свежую голову. Иногда их лучше оставить на конец дискуссии.

 

4 

Определил ли я ключевые фигуры? В общем можно сказать, что  серьезные люди не любят сюрпризов. Если они чувствуют себя зажатыми в угол, они вряд ли захотят с  вами сотрудничать. Разговор с глазу  на глаз до совещания может заставить  вас пересмотреть вашу повестку дня  или укрепит ваши убеждения.

 

5 

Обеспечил ли я участников заранее достаточным количеством  информации? Часто много времени  уходит на то чтобы «раскачать» людей. Если все исходят из одной и  той же информации группа скорее достигнет  консенсуса и примет решение.

 

6 

Продумал ли я возможные  возражения? Старайтесь не попасться  в ловушку, если будет затронут важный вопрос, о котором вы не подумали. Часто опрос участников до совещания помогает избежать этой проблемы. Если вы знаете, что некоторые участники собираются что-то противопоставить вашим целям и предложениям, будьте готовы доказать, что вы предполагали такого рода возражения, и объяснить, почему ваше предложение является более приемлемым.

 

7 

Есть ли у меня поддержка  «наверху»? Прежде чем готовиться к  совещанию, убедитесь, что ваше начальство поддерживает ваши предложения.

 

ВО ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

 

8 

Суммируйте промежуточные  результаты. Суммирование результатов  поможет свести к минимуму отклонение от темы и отвлеченные рассуждения.

 

9 

Дайте каждому высказаться. Даже если участники совещания имеют  в организации разный статус, покажите, что вы цените мнение каждого. Спросите мнение тех, кто не высказывался. Каждый должен сделать свой вклад в результат  совещания.

 

10 

Не позволяйте никому доминировать во время совещания и произносить  долгие или не имеющие отношения  к делу речи. Пресекайте, если кто-то пытается отклониться от темы или  действовать согласно собственной  повестке дня. Тактично верните дискуссию  в нужное русло, если необходимо, сделайте это жестко. Остальные участники  будут вам благодарны.

 

11 

Будьте готовы учиться. Как  бы тщательно вы не готовились к  совещанию, новая информация может  изменить ваши планы. Вы заслужите уважение коллектива, если докажите, что можете гибко работать.

 

12 

Принимайте решение по каждому пункту, как только вы чувствуете приближающийся консенсус. Никто не хочет тратить лишнее время на решение какого-то вопроса, и большинство  участников будут благодарны лидеру, который примет решение и перейдет к другим вопросам.

 

13 

Заканчивая совещание, кратко изложите, какие цели были достигнуты группой. Это будет выглядеть  примерно так: "Мы решили вопросы А, В и С, но нам нужно подумать над X,Y,Z." Таким образом, участники почувствуют, что работали не напрасно и будут знать чего от них ждут. Вы также сможете составить эффективную повестку дня для следующего совещания. Лучше заканчивать совещание до, а не после намеченного срока. Максимально продуктивная работа продолжается на протяжении двух часов.

 

ПОСЛЕ СОВЕЩАНИЯ

 

14 

Быстро подведите итоги. Это напомнит участникам о том, какие  решения были приняты.

 

15 

Организуйте встречу с  участниками, мнение которых не было учтено. Такая встреча не только обеспечит вам обратную связь, но и предотвратит конфликты с людьми, которые могут оказать вам  поддержку.

 

16 

Рассылка итогового уведомления  посвященного дальнейшим действиям. Это  будет план действий на будущее. Участники оставшиеся недовольными результатом совещания могут убедиться, что их мнение будет учтено в будущем.

 

17 

Обеспечьте обещанные  ресурсы. Участники совещания будут  разочарованы, если они не буду обеспечены средствами выполнения заданий, которые  они получили на совещании. Если в  данный момент вы не можете предоставить эти средства, объясните почему.

 

18 

Решение принятые во время  совещания должны быть выполнены  как можно быстрее. Это будет  доказательством эффективности  проведенного совещания. В конце  концов, о людях судят не по словам, а по делам.

 

 

Вы можете воспользоваться  для проведения совещания этими  формами, выбрав

предпочтительную для каждого этапа.

    

КОНТРОЛЬНАЯ ТАБЛИЦА ПЛАНИРОВАНИЯ СОВЕЩАНИЯ

 

Вы?

 

Да

 

Нет

 

Примечания

 

1 Определили причину совещания?   

2 Определили цели совещания?   

3 Выбрали участников и распределили роли?   

4 Определили процесс принятия решения (например, лидер группы, участники, другой менеджер)?   

5 Решили когда и где проводить совещание и убедились в доступности помещения?   

6 Убедились в доступности оборудования?   

7 Известили участников, где и когда будет проводиться совещание?   

8 Подготовили повестку дня с причиной и целями совещания?   

9 Разослали повестку дня всем участникам и акционерам?   

10 Раздали окончательный вариант повестки дня участникам?   

11 Уведомили участников, какие вопросы требуют подготовки?   

12 Убедились, что все приглашенные смогут присутствовать?   

13 Подготовились (раздаточный материал, доска.)?   

 

    

ПОВЕСТКА ДНЯ

 

Тема совещания:

 

Дата и время:

 

Место:

 

Участники:

 

Причина:

 

Цели:

 

Пункт

 

Кто

 

Время, отведенное на обсуждение

 

 

    

ПЛАН ОБСУЖДЕНИЯ

 

Тема:

Дата: Время: Место проведения:

Документы для обсуждения:

Участники:

Пункты повестки дня Решения, результаты, мероприятия Отметка о выполнении

Немедленно поручить:

 

Начните заполнять следующую  форму на совещании, чтобы фиксировать

последовательность обсуждения и принятые решения. После совещания  аккуратно

оформите ее и распространите среди участников совещания и  других

заинтересованных лиц.

    

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ И ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ

 

Тема совещания:

 

Участники:

 

Причина:

 

Цели:

 

Повестка дня. Пункт #1:

 

Альтернативы/Предложения: 

Решения или рекомендации: 

Повестка дня. Пункт #2:

 

Альтернативы/Предложения: 

Решения или рекомендации: 

Повестка дня. Пункт #3:

 

Альтернативы/Предложения: 

Решения или рекомендации: 

Действия

 

Задание

 

Ответственный за исполнение

 

Дата

 

 

    

ИТОГОВЫЙ ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

 

Подразделение, отдел Дата

Тема: 

Место проведения:

 

Дата:

 

Продолжительность (от - до):

 

Ведущий обсуждения: Ведущий протокол (с указанием номера телефона): Приглашение / повестка дня от:

Участники совещания: Привлеченные участники:

Результат: * Указание / поручение (срок исполнения): Контроль

* Эти пункты при надобности  записываются на нескольких страницах