Деловое совещание

             1.КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

 

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам — по назначению:

- вырабатывающие и принимающие  решения;

- разъясняющие и уточняющие  задачи по реализации ранее  принятых решений;

- подводящие итоги и  дающие оценку принятым ранее  решениям;

- оперативные (диспетчерские);

по периодичности (частоте) проведения:

-разовые;

-регулярные;

-периодические;

по количеству участников:

- узкий состав (до пяти  человек);

-расширенные (до двадцати человек);

-представительные (свыше двадцати человек);

по степени  стабильности состава участников совещания:

-с фиксированным составом;

-с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

- комбинированные;

по принадлежности:

- партийные (и других  общественных организаций);

- административные;

- научные и научно-технические;

- объединенные.

 

 

     2.Переговоры и совещания в профессиональной деятельности.

 

Переговоры - это форма взаимосвязи между людьми, которое предназначено для достижения соглашения, когда обе стороны имеют одинаковые или противоположные интересы.

Профессиональные  переговоры - устный контакт между партнерами, которые наделены необходимыми полномочиями со стороны своих организаций (фирм) для его проведения, решения определенных проблем и заключения контрактов (договоров). В решении принципиальных вопросов и в согласовании условий контракта личные встречи играют не мало важную роль. Переговоры с уполномоченными от фирм можно условно разделить на две группы: получение информации из предложения или запроса без подписания контракта; согласование и подписание контракта.

Переговоры определенным счетом предназначены для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение задачи) получить решение, которое удовлетворяет интересы обеих сторон сделки и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры - это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом, или же вообще не прийти к согласию.  Следовательно для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять индивидуальную тактику и технику их ведения. В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов, требующих коллективного осмысления и решения сложных актуальных проблем, обмен информацией, мнениями и накопленным опытом между отдельными работниками, структурными подразделениями предприятия.

 

На деловых совещаниях решаются следующие вопросы: планирование; мотивация труда;  развитие, укрепление политики предприятия и воплощения ее в жизнь; интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации; выявление и расчет коллективных результатов; коллективное решение проблем с учетом учебного эффекта.

На совещании принимается  управленческое решение по принципу коллективизма, предусматривающий взаимопомощь, что повышает индивидуальную и коллективную ответственность работников в производственных условиях.

Правильно организованное совещание выполняет учебно-воспитательную функцию: сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов; для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом. Совещания помогают руководителю получать определенную информацию для осуществления управленческой деятельности, быстрее доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей. Совещание дает руководителю дополнительные возможности для оценки профессиональных способностей сотрудников: их готовности предлагать интересные идеи, проявлять инициативу в решении существующих задач; их умение отстаивать собственное мнение.

Совещания дают возможность  подчиненным приобретать навыки в решении трудных вопросов, изучать стиль работы менеджера; больше вникать в производственные процессы; активизировать индивидуальный поиск для решения проблем. Сотрудник имеет на совещании возможность, которая появляется у него редко: доводить до руководителя собственные мысли, проявлять свои способности в дискутировании и развивать конструктивные мнения в областях, выходящих за рамки обязанностей.

 

Для более точного и  полного понимания необходимости  проведения деловых совещаний, определение  их целеустремленности, нужно определить классификационные признаки и виды совещаний: по назначению: совещания, на которых принимаются решения; совещания, которые разъясняют и уточняют задачи по реализации ранее принятых решений; совещания, которые подводят итоги  выполнения решений и оценку результатов; оперативные совещания; по масштабам  привлечения участников: международные; республиканские; отраслевые; региональные; областные; городские; районные; внутренние (в организации или в ее отдельных подразделениях); по месту проведения в организации, которая устраивает: местные; выездные; по периодичности проведения: разовые; регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные); периодические (которые действуют постоянно, но без установленной регулярности); по количеству участников: в узком составе (5-7 человек), в расширенном составе (до 20 человек), представительские (более 20 человек); по степени стабильности состава участников: с фиксированным составом; с фиксированным составом и приглашенными с необходимостью дополнительно; с приглашенными по списку, составленному конкретно для каждого заседания; комбинированные.

Деловые совещания могут  также классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме  проведения, за основной задачей совещания. По результатам исследований, 30-40% совещаний, проведенных на предприятиях, как  правило, не вызвано производственной необходимостью, а обсуждаемые на них вопросы часто не требуют  коллегиального решения.

По мере усложнения управленческих процессов, которыми управляет менеджер, особенно в условиях рыночной экономики (когда предприятия, фирмы, концерны имеют самостоятельность), возникает постоянная необходимость проводить различные совещания, максимально использовать творческий потенциал коллектива. Практика сегодняшнего дня свидетельствует о том, что неправильные методы их подготовки и стиль проведения, несвоевременность, продолжительность, неудовлетворительный уровень принятых на них решений вызывают критическое отношение к ним.

Зарубежная практика также  не может избежать таких огрехов. По результатам опроса начальников кадровых служб крупнейших корпораций США оказалось, что 30% совещаний из всех проведенных абсолютно бесполезны и является пустой тратой времени. Исследования, проведенные в 100 крупнейших фирмах Великобритании, показали, что эффективной оказывается один из десяти совещаний. По оценкам финских специалистов плохо подготовлены совещания требуют много времени, а в результате 3 / 4 совещаний оказываются неоправданными и до 80% разговоров на них вообще дела не касаются.

Анализ использования  времени руководителей предприятия  показал, что значительная часть  их рабочего времени уходит на совещания. Согласно анкетные опросы, отечественные  руководители объединений, предприятий, организаций тратят сегодня до 30% рабочего времени. А если взять руководителей  высшего звена США, то по оценкам  специалистов, они тратят 59% времени  на запланированные заседания, встречи  и до 10% - на незапланированные встречи.

Эффективность совещаний  снижается из-за слабой их подготовку и непродуманный подбор участников. Примерно 25% обще заводских совещаний проводится не по плану и без должной подготовки, до 20-30% участников, приглашенных на них, не имеют непосредственного отношения к рассмотренных вопросов. Отвлечения значительного количества работников от их прямых обязанностей и неоправданные затраты времени на проведение совещаний приводят к тому, что принятие решений и обмен информацией на этих совещаниях стоят значительно дороже (иногда в 5-10 раз), чем выполнение такой же работы на основании изучения документов.

 

Неоправданно большое  количество деловых совещаний, их низкая результативность приводит к ряду серьезных  негативных социально-психологических  последствий. Это снижение активности участников совещания; подмена общественно  полезному труду бесполезным  сидением на совещаниях формирование пагубной привычки к безответственных споров, которые не улучшают дело; нарушения  ритма работы сотрудников; выработка  привычки к беспорядочного стиля  исполнения обязанностей, исключающей  вдумчивый подход к решению вопросов и , что не побуждает к неукоснительного претворения в жизнь принятых решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   3.Технология организации и проведения деловых совещаний.

 

Для достижения целей совещания  необходимо досконально подготовить  и четко организовать его проведение с учетом совокупности обязательных элементов. Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения.

Совещание имеет  смысл, если:

- есть необходимость в обмене информацией;

- выявлении мнений и альтернатив;

- анализе сложных (нестандартных) ситуаций;

-принятии решения относительно комплексных вопросов.

Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания:

- решение высшего руководителя;

- возможность решения вопроса по телефону;

- селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания.

И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его  можно проводить. В противном  случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение  о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав его участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

- тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;

условия, которые должен удовлетворять конечный результат  совещания, для определения цели совещания;

- кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня:

- отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);

- участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;

включение в повестку дня  вопросов, различных по объему и  содержанию, в результате чего совещание  превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными его участниками;

- увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;

- отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникших стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

Во время решения вопроса  о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к  формированию списка по количественному  и качественному составу. К участию  в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев  в зале заседаний (приглашения для  массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания  с количеством тех, кто активно  участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущего делового совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Надо определить день и  время проведения. Для совещания  рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к нему. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу.

 

Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку  любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в  первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

Ошибки, которые  чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания:

- не регламентируется продолжительность совещания;

- не соблюдается установленная продолжительность совещания;

- совещания планируются слишком длинными;

- не делаются перерывы;

- не ограничивается время на доклады и выступления;

- неумение кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше  созвать в специально оборудованных  для этой цели помещениях.

В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидная.

За таким столом никто  никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит  каждого участника делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую  звукоизоляцию, нормальную температуру  и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д.

Ошибки, которые  часто допускаются при определении  места проведения совещания:

- слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

- в процессе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители;

- помещения для совещания не оборудованы соответствующим образом и плохо освещено.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.