Деловое совещание

Каждый руководитель должен правильно определить процедуру  проведения совещания в зависимости  от поставленной цели. Но даже когда  ее удачно сформулировано, всегда существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми необходимо считаться.

Например: если в совещании принимают участие представители отделов, интересы которых пересекаются, это становится скрытой целью.

Отдел реализации против всего, что может негативно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится  не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась большая  возможность диктовать ему производственные графики и планы и т.д. Таким  образом, каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний»: прав, привилегий и власти.

Скрытые мотивы побуждают  участников совещания к обструкционистской тактике. Они могут пытаться с  самого начала внести путаницу в определение  целей совещания. Другой надежный способ заблокировать дискуссию - поднять  новые, сложные по своему характеру  побочные вопросы, причем делать это  постоянно, когда совещание подходит к четкому формулированию целей.

Еще одна разрушительная сила - требование подобных объяснений от оратора, который с целью простоты изложения  говорит обобщенно. Такая тактика  дает проблеме столь сложного и неразрешимого  характера, что сразу поступает  предложение о дополнительном обсуждении, а этого достаточно, чтобы отложить ее в долгий ящик.

Оптимальная продолжительность  совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания у его участников ослабляется  внимание: начинается шум, лишние движения, разговоры.

Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства  участников наступает усталость. После 30-40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается  их нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам  исчезают. Данный этап совещания специалисты  называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится  нервно и недоверчиво.

Решения, принятые в такое  время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без  перерыва 2 часа, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.

Таким образом, оптимальная  продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют  более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания его регламент  не установлен, то возникают предпосылки  для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает.

Протокол совещания- это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач.

Секретарь собрания фиксирует  в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки.

Завершающий этап организации  и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий  его реализации. Решения на совещании  принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько  участнику совещания удалось  включить свои идеи и комментарии  в общее решение, зависит его  эффективность.

В формулировке решения  объясняется:

- кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ;

определяется, в какой  форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки  из протокола);

- принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься  двумя путями:

специально избранная  комиссия по подготовке решения заранее  составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует  решение. После принятия решения  определяется лицо (группа лиц), которая  осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    3.Формы делового общения и их традиционное оформление.

 

К ним можно отнести  прием групп и делегаций партнеров, организацию совещаний и конференций, организацию выставок и ярмарок.

Прием групп и делегаций  предполагает встречи для обсуждения конкретных вопросов совместной деятельности. Проведение конференций открывает  пути к многообразному контакту с  различными традиционными и перспективными деловыми партнерами, широкому обмену информацией и рекламе своей  продукции. Выставки позволяют значительно  расширить подобные контакты и создают  условия для широкого круга делового общения и более эффективной  рекламы своей продукции, а также  для заключения различных соглашений.

Поэтому, хотя проведение конференций  и участие в выставках связано  со значительными затратами и  отвлечением от основной работы немалого числа людей, все серьезные организации  стремятся к участию в них, часто выступают спонсорами конференций  и выставок, даже довольно далеких  от основных направлений деятельности, но создавших условия для многосторонних деловых контактов.

Протокольные  вопросы приема делегации.

Целью визита может  быть: выяснение возможностей установления контактов, проведение переговоров, подписание документов, организация конференций, семинаров, выставок и т.п. Форма приема делегации зависит от цели ее приезда и ранга ее главы.

До приезда делегации  принимающая сторона должна разработать  общую программу, предназначенную  для гостей, и подробную программу, включающую технические детали, необходимые  для принимающей стороны, других заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа  включает информацию о:

- встрече делегации;

- деловой части программы (переговоры, встречи, беседы);

- приемах (завтраки, обеды и т.п.);

- культурной программе;

- поездках по стране (предприятиям) и т.п.;

- проводах делегации.

Подобная программа отражает все организационные моменты, связанные  с приемом делегации. Так, например, встреча делегации требует проработки таких вопросов, как:

- персональный состав встречающих;

- участие, в случае необходимости, представителей средств массовой информации;

- преподнесение цветов;

- приветственные речи;

- обеспечение транспортом;

- размещение в гостинице и т.п.

Каждый пункт требует  детальной проработки и обязательного  определения ответственных исполнителей. Если глава делегации и ее члены прибывают с супругами, то следует предусмотреть специальную программу для них.

Во время пребывания делегации  принято организовывать неофициальные  неформальные встречи, как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча  организуется хозяевами, но в программе  должен планироваться свободный  вечер, чтобы гости могли воспользоваться  возможностью организовать ответную встречу. В программе каждого дня полезно  оставлять свободное время для  второго завтрака и личных дел.

При встрече зарубежной делегации  ранг встречающего главы делегации должен соответствовать рангу и должности приезжающего. Существуют определенные сложившиеся правила взаимных приветствий, включая и последовательность приветствий, размещения в автомашинах, доставления гостей в гостиницу. Правило хорошего тона рекомендует распрощаться с гостями в вестибюле гостиницы (вы убедились, что у них все в порядке с поселением, но не вынуждаете пригласить вас на чашечку кофе, что напрашивалось бы, если бы вы их проводили до номеров). При этом договариваются о визите вежливости или так называемом "протокольном визите".

Цель краткого протокольного  визита (20—30 мин) — своеобразный ответ  на встречу гостя при приезде  и одновременно уточнение программы  пребывания. Обычно во время этого  визита подается угощение (но без спиртного). Инициатива ведения беседы — у  принимающей стороны, а инициатива ухода — за гостями.

Рассмотрим некоторые  дополнительные положения, касающиеся проведения бесед. После окончания  переговоров заранее назначенный  участник или руководитель делегации  составляет подробную запись беседы, включающую информацию об участниках переговоров, перечень основных обсуждавшихся вопросов, мнения сторон по обсуждавшимся вопросам, достигнутую договоренность или позиции сторон по разногласиям, записи о вручении документов или их копий.

Памятные записки используются для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного истолкования, а также, для подтверждения достигнутой устной договоренности, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, может быть, связать собеседника необходимостью ответить на определенные вопросы, поднятые в ходе беседы. Если участник переговоров хочет, чтобы к вопросам, которые он поднимает при обсуждении, было привлечено внимание, он должен заранее подготовить памятную записку и передать ее после устного заявления.

Проведение конференций  требует более детальной подготовки, включая и рассылку с разрывом в полтора-два месяца информационных писем. В них сообщается: в первом письме — о вероятной тематике, структуре и сроках конференции, а также о вероятном представительском взносе и стоимости проезда и пребывания на конференции.

 

Второе информационное письмо содержит подробную программу конференции, включая ее деловую, неофициальную  и культурную части, сведения о приемах, а также информацию о программе  поездок, программе для сопровождающих и т.п. Во втором информационном письме детально рассматриваются все стороны, касающиеся приезда, размещения, затрат во время конференции. Обычно к информационным письмам прилагаются опросные листы, заполняемые будущими участниками  и включающие как информацию об участниках, так и сведения об их предполагаемой деятельности на конференции, а также  о способах оплаты представительского взноса.

Оргкомитет конференции  детально готовит организационные  мероприятия по приему участников, проведению конференции и всех мероприятий, включенных в ее программу.

Проведение выставок может  быть связано и с проведением  конференций или даже группы семинаров. В то же время организация выставки может быть и составным элементом  проведения конференции. В этом случае возникает ряд задач, связанных  с организацией выставочного зала, подбором и размещением экспонатов, а также с затратами участников на оформление стендов. Оптимальный  блок для размещения фирмы на выставке должен включать три или четыре помещения: помещение для размещения основных экспонатов, где находятся представители  фирм, общающиеся с основной массой посетителей; помещение для отдыха работников фирмы: кладовая для рекламной  документации, сувениров, деталей экспонатов, а также желательно помещение, где  представители фирмы могут за чашечкой кофе побеседовать с посетителями — потенциальными деловыми партнерами, проявившими особый интерес к  деятельности фирмы.

Как к конференциям, так, в особенности, к выставкам и  ярмаркам должно быть подготовлено большое  количество информационных материалов: обще- информационные сведения об организации, ее возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня о продукции и возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции фирмы, рассчитанная на специалистов и солидных квалифицированных потребителей. Вся эта информация должна быть подготовлена с определенным запасом и должна отличаться высоким уровнем полиграфического исполнения. Самые интересные разработки, проспекты которых будут выполнены на газетной бумаге, могут не привлечь внимания потенциальных партнеров.

Представители фирмы, работающие на выставках, должны быть хорошо подготовлены и способны ответить на любой вопрос, касающийся потребительских возможностей продукции. Неквалифицированный ответ, отговорка неблагоприятно влияют и  на репутацию продукта, и на репутацию  организации.

Визитные карточки — лист не очень плотного картона обычно размером 5 х 9 см. — являются важным средством, облегчающим деловое общение. На визитных карточках указываются фамилия, имя, отчество, место работы, адрес, должность, номера служебного телефона, факса, электронной почты. Текст визитной карточки печатается на родном языке, на английском языке и, возможно, на языке страны, в которой приходится бывать. Предпочтительно иметь набор карточек на разных языках (оборотная сторона карточки по возможности должна быть чистой, чтобы можно было делать заметки). Визитными карточками обмениваются при взаимном представлении. Они могут быть широко и разнообразно использованы, заменяя подчас длинные формальные письма. В этом случае карточка может быть послана партнеру, а в ее нижнем левом углу предпочтительно карандашом пишут первые буквы французских слов, например:

- поздравление P.F. (пу фэт);

- поздравление с новым годом P.F.N.A.;

- выражение соболезнования: Р.С.;

- выражение благодарности P.R.;

 

- представление P.P.;

- прощание Р.Р.С. и т.п.

Подарки и сувениры. Цветы дарят деловым партнерам в знак приветствия, по поводу знаменательного события, благодарности за участие в мероприятии и т.п. В принципе можно дарить любые цветы и в любом количестве (четном или нечетном). Совсем не обязательно дарить огромные букеты. Можно обойтись и маленьким букетиком, и одним красивым цветком. Но следует помнить, что в Германии огненно-красные розы воспринимаются как символ страстной любви и вряд ли могут рассматриваться как деловой подарок. В Латинской Америке красный цвет — символ крови и смерти, поэтому мексиканскому партнеру лучше дарить белые цветы, тогда как в Китае и Турции популярны букеты из цветов красного оттенка в сочетании с декоративной зеленью.