Деловая беседа как форма коммуникативной практики:этапы подготовки и проведения

Оглавление           

ВВЕДЕНИЕ           3

1 Подготовка деловой  беседы        4

2 Проведение деловой  беседы        6

Заключение           10

Список использованных источников       11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деловая беседа- это устный контакт между партнерами, речевые переговоры для каких-либо решений, так же это форма убеждения партнера принять конкретное предложение.

В связи с этим такая  форма коммуникативной практики занимает важное место в деятельности каждого менеджера, который намерен добиться поставленных целях в решении каких-либо вопросов. Так же она позволяет получить новую информацию или обменяться ей с партнерами, контролировать различные действия и мероприятия, находить новые рабочие идеи и разрабатывать их, поддерживать деловые контакты.

Деловая беседа включает большое количество очень важных для менеджера нюансов, не выполнив которые он может получить не эффективный  результат от проведения беседы.

Целью данного эссе является рассмотрение этапов подготовки и проведения деловой беседы и наиболее подробное рассмотрение включаемых в них поступательных действий, различных способов и приемов, которые в той или в значительной степени могут воздействовать на исход деловой беседы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Подготовка деловой  беседы

Подготовка к деловой беседе играет очень важную роль. Менеджер, который заинтересован в получении продуктивного результата или принятии интересующего его решения стоит затратить усилия на  этапе подготовки к деловой беседе , ведь результат этих действий  будет определяет эффективность последующего проведения такого вида коммуникации.

Н.Н. Вересов предлагает следующую последовательность вопросов и действий, которые менеджер должен обдумать и совершить перед проведением беседы.

Во-первых менеджер должен продумать цель беседы, понять для себя какого конечного результата он хочет добиться. Необходимо предусмотреть, какими могут быть цели и мотивы собеседника, какую позицию он будет занимать к партнеру в ходе беседы и будет ли такая позиция оптимальной. Следует определиться: какими средствами донести до собеседника свою позицию, как распознать позицию партнера по общению, с какими коммуникативными барьерами можно столкнуться в ходе деловой беседы и как снизить вероятность их проявления. Следующим, что должен сделать менеджер, это обозначить противоречия между партнерами, которые могут возникнуть и как их можно снять, как настроить себя на терпимость по отношению к собеседнику, если возникнет неприятность к нему, какие психологические воздействия можно будет предпринять. Следует обратить особое внимание аргументации предлагаемой собеседнику, ведь от нее зависит решение вашего партнера в значительной степени. Остальные вопросы должны определить позицию менеджера и  интересы партнера, атмосферу на деловой беседе и способы ее управления.

Конечно не всегда можно  определить все это, но автор отмечает что это и не обязательно, но следует ответить хотя бы на те вопросы, на которые сможете , в следствие вы будете психологически настроены на деловую беседу и заранее будете знать возможные слабые места собеседника.                                                                                                                                 

Л.Д. Столяренко же в своем  учебнике «Психология делового общения  и управления» немного по-другому излагает список действий, которые, по его мнению, нужно совершить при подготовке к деловой беседе. Он предлагает:

-составить план беседы  на основе установленных задач;

-найти подходящие  пути для решения этих задач;

-проанализировать внешний  и внутренние возможности осуществления плана беседы;

-спрогнозировать возможный  исход беседы;

-собрать необходимую  информацию о собеседнике;

-отобрать наиболее  веские аргументы для защиты  своей позиции;

-выбрать наиболее  подходящие стратегии и тактики  общения, и определить какую позицию можно будет предпринять, если со стороны собеседника начнутся действия давления на вас, манипуляции, просьбы помощи и сотрудничества[3].

В учебном пособии  Сидорова, при подготовительном этапе  так же предусмотрено приглашение  заинтересованных лиц на встречу, причем об этом стоит подумать за несколько дней до даты назначения, выбрать подходящее время и место проведения, но не стоит навязывать другой стороне свой вариант, договоренность должна быть обоюдной.

Так как главный пик  мозговой деятельности у человека наблюдается в 10-12 часов дневного времени[1], то при назначении времени следует обратить внимание на этот фактор и назначит деловую беседу именно в этот промежуток времени.

Все остальные указания к подготовительному этапу у  данного автора схожи с предыдущими.

Опираясь на мнения всех этих авторов можно сделать вывод, что подготовительный этап является залогом успеха проведения будущей деловой беседы. Особой разницы во мнениях нет, поэтому каждый менеджер, который хочет добиться каких-то результатов и заинтересовать партнера продумать ход беседы и, по возможности, предусмотреть все вышеуказанные факторы.

 

 

 

 

 

 

 

2 Проведение деловой беседы

После того, как менеджер тщательно  подготовился к деловой беседе, продумал все пункты и вопросы, можно уже проводить деловую беседу.

Основной этап при проведения такой  коммуникации состоит из трех этапов: начала деловой беседы, самой беседы и ее завершения.[1]

Чтобы начать деловую беседу следует  встертить собеседника и вступит  с ним в контакт. Необходимо создать атмосферу взаимопонимания и побуждения интереса к разговору.

В самом начале встречи следует  завести разговор на отвлеченную  тему, желательно начать с какой-либо иронии или короткого, интересного  вопроса для собеседника. С помощью  этого способа возможно настроить собеседника на хороший лад. Но после необходимо постепенно переводить этот небольшой разговор на основное содержание.

Так же можно отметить, что при начале деловой беседы необходимо быть полностью уверенным в себе, не приносить большого количество извинений и выражать неуважение и пренебрежение к партнеру, этим можно оттолкнуть его и вызвать неприятное впечатление о вас, которое потом и будет ассоциировать постоянно с вами ваш собеседник.

Чтобы эффективность от проведения деловой беседы все же была, необходимо использовать некоторые приемы, такие как прием снятия напряжения, прием «зацепки», прием стимулирования воображения и прием прямого подхода.

Прием снятия напряжения заключается в создании благоприятной атмосферы, хорошего впечатления о вас и разрядке напряженной обстановки.

Прием «зацепки» заключается в  кратком изложении проблемы. При  этом можно привести какую-либо ассоциацию или актуальное событие, связанное с ней. Этот прием наиболее важен, когда необходимо снизить неловкость при неприятном разговоре. Этому приему так же близок и прием стимулирования воображения, который предполагает постановку ряда вопросов прямо в начале встречи. Этот прием наиболее эффективен, когда собеседник имеет четкую позицию и собственные взгляды.

Прием прямого подхода предполагает непосредственный переход к делу, без всяких вступлений. Его можно предпринимать в краткосрочных, не очень важных деловых контактах.

После того, как предусмотрены и  выполнены все шаги можно начинать деловую беседу.

Чтобы добиться эффективности  и получить положительный результат  при решении проблемы необходимо придерживаться определенных принципов и элементов.

Важнейшим элементом  этой структуры является определение  постановки цели. Она может быть поставлена как проблема, при этом решение распределяется между собеседниками, может быть поставлена как задача, тогда вся ответственность за принимаемое решение переносится на собеседника. В отличии от П.И. Сидорова, здесь Столяренко еще обращает внимание на то, что если цель поставлена как задание, тогда человек ответственен лишь за выполнение задания, но его уже может не волновать, будет ли тем самым решена сама проблема.[3]

Еще цель беседы можно  предоставить в виде манипуляции  собеседником, что может быть либо умышленно, либо нет, то есть внешне цель беседы будет поставлена как проблема, но решение данного вопроса перекладывается на другого человека, причем это решение должно быть определенным и единственным.

Этап передачи информации является основным элементов деловой  беседы. Все важные идеи и данные стоит фиксировать записями, так как общения в памяти у человека останется всего лишь15-20% того, что было ему сообщено. Желательно распределять эти записи по различным группам. Подразделять информацию лучше всего на: информацию о будущих обязательствах; особые задачи и дела; данные, которые, скорее всего понадобятся Вам для решения каких-либо проблем в будущем; уточняющие записи[1].

Следует отметить, что  если проводится доверительный разговор, то записи стоит не вести, чтобы не нарушит атмосферу доверия.[3]

Организация передачи информации может осуществляться различными способами .При использовании способа идентификации необходимо поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять, учесть его интересы и цели.  Способ оценки мотивов и уровня информированности предполагает использование точных и убедительных понятий в ходе проведения деловой беседы. Способ оценки «языка» собеседника означает то, что менеджер, проводимый беседу должен подстроиться под тип речи собеседника, тем самым он сможет увеличить эффективность передачи информации. Однако здесь необходимо учесть, что если ваш собеседник не компетентен, то следует выражаться четко, пояснять при необходимости свои мысли, если у вас есть возможность, то можно использовать термины и понятия собеседника.

Следующим способом передачи информации является переход от монолога к диалогу. Необходимо показать своему собеседнику свой уровень знаний и дать ему возможность обратной связи. Чтобы добиться обратной связи  от собеседника, можно использовать уточняющие вопросы.

Последним способом является наблюдение за реакцией собеседника. Реакции  его могут выражаться в мимике, жестах, интонации речи. При их наблюдении, вы можете понять настрой собеседника  и подстроиться к нему, изменив  например темп речи или полностью свое поведение.В ходе деловой беседы следует выполнять все эти рекомендации.

После всего этого  собеседник уже скорее всего может  определиться со способом решения поставленных вопросов и у него может сформироваться свой взгляд на всю ситуации. Не всегда этот взгляд сформировывается положительно, поэтому нужно быть к этому готовым. В случае, если собеседник занимает противоположную позицию и начинает отстаивать свое мнение с недовольством и раздражением, необходимо попытаться смягчить возникшие проблемы еще на стадии их зарождения.

На основном этапе  проведения деловой беседы не стоит  забывать про аргументацию информации, которую следует начать с выявления  позиции собеседника и обращаться прямо по отношению к собеседнику.

Заключительное действие на данном этапе - это нейтрализация информации или опровержение доводов собеседника. Скорее всего, она будет играть решающую роль в деловой беседе. Если на ваши доводы последовали возражения и и негативные эмоции, следует не перебивать собеседника и выслушать его до конца и вникнуть в саму суть приводимых им аргументов. Возможно, собеседник вас не полностью понял.

Особое внимание в  ходе деловой беседы необходимо уделять  краткости изложения вашей речи. При этом стоит всегда следить  за временем и не забывать о направленности разговора.

Следующий этап деловой беседы - завершающий. Он является самой важной стадией делового разговора и подразумевает окончательное принятие наиболее приемлемого и оптимального решения. В свою очередь может получиться так, что собеседник либо попросит время на обдумывание, либо вовсе даст отказ. Отказ может являться причиной недостаточной аргументации или собеседник не может принять окончательное решение. В этом случае можно предпринять некоторые приемы ускорения приема решения. Это прямое ускорение, стимулирующее за счет использования некоторых фраз, например таких, как «Давайте подведем итоги» или «Давайте примем окончательное решение». Но с таким приемом нужно быть аккуратным, так как фразы, подгоняющие собеседника к действии могут его отпугнуть. И вторым приемом является косвенное ускорение, подразделяющееся на несколько вариантов, при который на протяжении всей беседы упоминается о решении проблемы или предпринимаются ускоряющие фразы.

Очень важным моментов в  завершении деловой беседы является обобщающий вывод, который может оказать на собеседника наиболее сильное воздействие. Кратко и четко его сформулировать и зафиксировтаь.

Для того, чтобы оставить о себе благоприятное впечатление  и создать возможность последующего контакта, желательно высказать своему собеседнику надежды на дальнейшее сотрудничество и дружелюбно с ним попрощаться. При этом не стоит забывать про этикетные нормы.

И последний этап является заключительным. На этом этапе происходит общий анализ всей беседы, включающий самоанализ и анализ поведения участников. Это позволит выявить возможно допущенные ошибки, накопить полезный опыт и наметить дальнейшую тактику общения с данным партнером.

Проведение деловой  беседы является очень сложным и  трудным процессом, требующий от менеджера многих знаний и умений.