Делопроизводственное обеспечение в СУП ГАОУ МО СПО «МТКС»

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. [3,c.17-25].

Перечень необходимых кадровых документов представлен в Приложении А.

2.4. Организация работы с документацией в системе управления персоналом

Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

1.  обработка поступающей и передаваемой документации;

2. доведение документации до  исполнителей — работников системы  управления персоналом;

3. регистрация, учет и хранение  документов по личному составу;

4. формирование дел в соответствии  с номенклатурой дел, утвержденной  для данной организации;

5.  копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

6.  контроль исполнения документов по личному составу;

7.  передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

8.  хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

Все дела, подготовленные к архивному хранению, делятся на две группы:

1. дела по личному составу  организации;

2. дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

1. книга учета сотрудников (если  она ведется);

2. приказы по личному составу;

3. личные дела или личные карточки;

4.  лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт [10,c.44-47].

 

Глава 3. Роль и характеристика делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом ГАОУ МО СПО «МТКС»

3.1. Общая характеристика ГАОУ МО СПО «МТКС»

Государственное автономное образовательное учреждение Мурманской области среднего профессионального образования «Мурманский технологический колледж сервиса» – многопрофильное образовательное учреждение, в котором на отделениях начального и среднего профессионального образования ведется подготовка квалифицированных рабочих и специалистов по профессиям и специальностям направлений «Парикмахерское и визажное искусство», «Технология и дизайн», «Сервисная деятельность», а также по программам профессиональной подготовки, переподготовки и дополнительного образования.

Учредитель ГАОУ МО СПО «МТКС» - Мурманская область. От имени Мурманской области функции и полномочия учредителя ГАОУ МО СПО «МТКС» в пределах своей компетенции осуществляет Министерство образования и науки Мурманской области 
(183025, г. Мурманск, ул. Трудовые резервы, д. 4, 
тел. (8152) 44-63-77, факс (8152) 44-03-20, e-mail:edco@gov-murman.ru).

ГАОУ МО СПО «МТКС» является некоммерческой организацией и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об автономных учреждениях», Законом Российской Федерации «Об образовании», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Мурманской области, Уставом и локальными нормативными актами колледжа.

Управление колледжем строится на принципах единоначалия и самоуправления. Высший уровень внутри колледжа: директор. Уровень второго порядка:  попечительский совет, педагогический совет, административный совет, заместители директора, финансово-экономическая служба.  
В состав администрации входят  заместители директора: по учебной работе, воспитательной работе, заместитель директора по научно-методической  работе, заместитель директора по связям с общественностью, руководитель ресурсного центра. 
Наряду с административным управлением в колледже развита система самоуправления. Ее основными органами являются  Педагогический совет, попечительский совет.  Директор колледжа – Юргалова Александра Сергеевна.

Колледж ведёт образовательную деятельность на основании лицензии на право ведения образовательной деятельности PO № 012779, выданной Министерством образования и науки МО. Колледж является аккредитованным государственным учреждением и, на основании свидетельства о государственной аккредитации ОП № 008859 от 11.04.2012 г., имеет право выдачи выпускникам по окончании обучения дипломов и свидетельств государственного образца.

С 2011 года колледж успешно участвует в международных российско-норвежских проектах: «Barents Look» и «Сотрудничество в сфере образования между Мурманской областью и губернией Финнмарк по вопросам окружающей среды Арктики».

Ежегодный отчёт о деятельности колледжа размещается на официальном сайте колледжа в форме публичного доклада.

 

3.2. Анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в ГАОУ МО СПО «МТКС»

Система управления персоналом колледжа представлена одним инспектором по кадрам – Плутовой Татьяной Александровной, выполняющей свои функциональные обязанности, связанные с организацией и проведением конкурсного отбора, документационным оформлением приема, перемещением и увольнением ППС, оформлением, ведением, учетом и организацией хранения личных дел, документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, оформлением пенсионных дел, а также государственных наград 
            Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции системы управления персоналом колледжа. Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с делопроизводственным обеспечением управления персоналом, к ним относятся: 
· издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.); 
· оформление, учет и хранение трудовых книжек; 
· формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников; 
· ведение учета представления ежегодных отпусков; 
· подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел; 
· подготовка статистических отчетов; 
· подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы; 
· обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам; 
· ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в ГАОУ МО СПО «МТКС»; 
· ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в колледже. 
            При осуществлении этих функций отдел кадров колледжа взаимодействует с другими структурными подразделениями: 
· факультетами и кафедрами; 
· администрацией колледжа; 
· юридическим отделом; 
· бухгалтерией; 
· отделом по управлению внебюджетной деятельностью; 
· общим отделом; 
· социальным отделом; 
· профсоюзными организациями. 
            К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями колледжа (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).  
            Секретари на кафедрах и других структурных подразделениях колледжа на местах собирают необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров. 
            В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие. 
            От бухгалтерии система управления персоналом получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования. 
            В свою очередь, система управления персоналом представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. 
            Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью колледжа. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее. 
            В администрацию колледжа направляются документы для подписания и утверждения руководством. 
            Важным направлением работы системы управления персоналом Мурманского технологического колледжа сервиса  является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в СУП можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты": 
№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2); 
№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу"; 
№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3); 
№ Т-3 "Штатное расписание"; 
№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника"; 
№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу"; 
№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу"; 
№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"; 
№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам"; 
№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4); 
№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)"; 
№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении); 
№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"; 
№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку"; 
№ Т-10 "Командировочное удостоверение"; 
№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"; 
№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника"; 
№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников". 
            Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности Систему управления персоналом колледжа, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например: 
· Книга учета приказов: 
О приеме; 
О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.); 
О переводе; 
Об увольнении; 
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 
· Книга учета личных заявлений сотрудников Университета; 
· Книга учета сотрудников принятых на работу; 
· Книга учета сотрудников уволенных с работы; 
· Книга регистрации больничных листов; 
· Книга учета личных дел; 
· Книга учета документов для служебного пользования; 
· Журнал выдачи личных дел во временное пользование; 
И другие. 
            Другой особенностью в деятельности системы управления персоналом ГАОУ МО СПО «МТКС» является способ хранения документации. 
            Хранению непосредственно подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности СУП. 
Особенностью является то, что документы на сотрудников преподавательского состава хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации и ведения учета этих документов. 
            Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников колледжа, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспектора по кадрам входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.  Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы. Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника). Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета и алфавита личных дел».  
            Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале. На всех остальных работников колледжа, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2.  Личные дела и личные карточки хранятся в течение двух лет. Затем они передаются в архив колледжа. Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив. 
            Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ГАОУ МО СПО «МТКС» включает в себя следующие разделы:

1. Приказы и инструктивные  письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии. 
2. Приказы ректора университета по личному составу. Копии. 
3. Основания к приказам по личному составу. 
4. Положение об отделе кадров. 
5. Должностные инструкции сотрудников 
6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении персонала. 
7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении персонала. 
8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.  
9. Личные дела. 
10. Личные карточки преподавателей и сотрудников колледжа. 
11. Списки преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала. 
12. Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием. 
13. Документы о предоставлении работников колледжа к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов). 
14. Заявления о приеме на работу по совместительству. 
15. Графики отпусков, заявления на отпуск. 
16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета. 
17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину. 
18. Документы для служебного пользования. 
19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников. 
А также некоторые другие.  
            Изучив основные положения номенклатуры дел колледжа, можно сделать вывод о деятельности системы управления персоналом в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. СУП занимается разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

 

3.3 Рекомендации по усовершенствованию делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом ГАОУ МО СПО «МТКС»  

На основе проведенного анализа можно составить следующие рекомендации по устранению недостатков в функционировании системы управления персоналом в ГАОУ МО СПО «МТКС». 
            На всех остальных работников колледжа заводятся личные карточки унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении, поэтому в целях устранения данного недостатка целесообразной мерой является приведение личных карточек работников к единой форме. 
            Для упрощения работы с документами в СУП ГАОУ МО СПО «МТКС» учет документации можно было бы вести с помощью баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников системы управления персоналом способствовала бы система, позволяющая ускорить процесс поиска необходимой информации и упорядочивает хранение данных.

Система предоставила бы следующие возможности: 
· Оперативный доступ к информации о кадровом составе. 
· Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека. 
· Подготовка и издание приказов. 
· Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях. 
· Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов. 
· Все сведения хранились бы в единой информационной базе, что обеспечило бы  оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Для учета, регистрации документов и хранения информации можно порекомендовать новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом. 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение делопроизводства СУП с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».