Делопроизводственное обеспечение в СУП ГАОУ МО СПО «МТКС»

СОДЕРЖАНИЕ

С.

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время делопроизводство системы управления персоналом занимает важное место в системе вспомогательных процессов любого предприятия и является мощным инструментом управления человеческими ресурсами. От того, насколько хорошо организован процесс делопроизводства зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.  
Организация делопроизводства в системе управления персоналом необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства. Небрежность в ведении делопроизводства может негативно отразиться на благополучии организации в связи с тем, что при исчислении ряда налогов затраты принимаются при условии их документального подтверждения, при отсутствии обязательных документов об оформлении работников на работу работодатель может быть привлечен к административной ответственности и т.д. В курсовой работе системно рассмотрены общие вопросы организации делопроизводства системы управления персоналом - состав кадровой документации, системы и виды документации, организация работы с документацией в системе управления персоналом, а также общие требования к оформлению кадровой документации. 
Актуальность выбранной темы обуславливается тем, что в настоящее время от слаженной работы системы управления персоналом, профессионализма специалистов и автоматизации делопроизводства зависит качество работы любой организации в целом.  
Актуальность курсовой работы обосновывается также тем, что большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным.

Цель работы – изучение  делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом. 
Поставленная цель определяет задачи исследования:

• Кратко проанализировать историю возникновения делопроизводства в системе управления персоналом.
• Рассмотреть основные функции, цели и задачи делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом;
• Изучить системы и виды документации в системе управления персоналом;
• Определить состав кадровой документации;
• Изучить организацию работы с документацией в системе управления персоналом;
• Проанализировать делопроизводственное обеспечение в системе управления персоналом   ГАОУ МО СПО «МТКС»;
• Разработать рекомендации по усовершенствованию делопроизводственного обеспечения ГАОУ МО СПО «МТКС». 

Объектом исследования в курсовой работе является делопроизводственное обеспечение.

Предметом исследования в курсовой работе является процесс формирования делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом.

Глава 1. Формирование  делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом

1.1. История возникновения делопроизводства в системе управления персоналом

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными [2,c.19].

 Управление людьми имеет практически такую же древнюю историю как человечество, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций. По мере экономического развития и появления крупных организаций управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных правил и приемов работы. В организациях были созданы специальные подразделения, состоящие из людей, занимающихся именно такой работой – отделы человеческих ресурсов. С развитием научно-технического прогресса и усложнением организаций функции этих отделов постоянно расширяются – обучение и развитие персонала, создание системы компенсации, развития карьеры, коммуникации, подбор, расстановка кадров, документирование процесса управления, информационное обеспечение управленческой деятельности. Эффективность функционирования отделов человеческих ресурсов в современных организациях зависит, прежде всего, от двух важных факторов: профессиональной компетентности их сотрудников, и успешного взаимодействия с руководителями всех уровней [18,c.58-60].

Информация представляет собой совокупность сведений, показателей, данных, необходимых для описания явлений, объектов, процессов. Исключительно важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческих решений, которые являются новой информацией управляющего органа, предназначенной как для внутреннего (сотрудниками организации), так и для внешнего (другими организациями) потребления.

Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т. е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

−  информационную - являются источником и носителем информации;

−  управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;

−  правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;

−  коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;

−  учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

−  социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

−  культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;

−  историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с делопроизводственным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними [8,c.112-115].

1.2. Цель и основные задачи  делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Цель делопроизводственного обеспечения - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками системы управления персоналом (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [6,c.36].

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Основными задачами делопроизводственного обеспечения управления являются:

1. Сокращение информационных  потоков до оптимального минимума;

2. Обеспечение упрощения  и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации  с помощью новейших технологий  автоматизации этих процессов.

 1.3 Делопроизводственные функции системы управления персоналом

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
• печатание документов по кадровым вопросам;
• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• контроль за исполнением документов;
• передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации [12,c.11].

Глава 2. Сущность делопроизводственного обеспечения в системе управления персоналом

2.1. Системы документации

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• - плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплата труда и т.д.);
• - первичная учетная (по учету труда и заработной платы);
• - отчетно-статистическая (по численности, заработной
• - плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
• - по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.д.);
• - организационно-распорядительная (письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, постановления, приказы, распоряжения и т.д.).