Автоматизированные информационные технологии в управлении предприятием (на примере ООО «Санаторий «Седанка»)

Выходом из сложившейся ситуации предлагается внедрение автоматизированной компьютерной системы, которая единой платформой свяжет между собой Отдел  продаж, стойки администраторов, столовую, прокат, КПП, склад и бухгалтерию. Для менеджеров различных уровней, эта система будет неотъемлемым инструментом в эффективном управлении и  планировании деятельности санатория.

Т.к. полная автоматизация  всех систем, достаточно  тяжела в  фин. плане для санатория, и нет  достаточного времени, чтобы остановить деятельность и вводит систему при 100% неподготовленности персонала, предлагается связать программой отдел продаж и службу администраторов. Чтобы операции могли осуществлять и одни и другие одновременно, видя всегда актуальную картинку по загрузке санатория.

Стоимость сетевой версии программы «Корс софт Про» для ООО «Санаторий «Седанка» обойдется в 12000 рублей. (5 рабочих мест)

Программное обеспечение  предлагается установить:

- Администратор корпуса  №1

- Администратор корпуса  №2

- Начальник отдела продаж

- Менеджер по продажам

- Коммерческий директор

На сегодняшний день не имеют компьютеров только рабочие  места администраторов, но на складе санатория есть неиспользуемые ПК.

Стоимость внедрения программы  представлена в таблице 3.

Таблица 3 - Стоимость внедрения программы

1	Программное обеспечение  «Корс отель про»	14500
2	Установка и наладка системы, с использованием штатных программистов  санатория.	10000
3	Компьютер персональный, принтер	Есть в резерве
4	Расходные материалы, удлинители, кабель	3000
	ИТОГО	27500

 

Программа «Корс софт Про»  имеет простой понятный интерфейс, и очень проста в использовании, к комплекте с программой идет диск с руководством пользования, поэтому при внедрении, обучение работе в программе планируется провести у начальника отдела продаж и коммерческого директора. Обучение проводят программисты. А менеджеров по продажам и администраторов обучать будут уже обученные сотрудники.

Планируется что первые 2 месяца, программа будет использоваться в тестовом режиме, и дублироваться  на бумажном носителе, чтобы все  сотрудники смогли адаптироваться и  научится работать с программой. Месяцы низкой загрузки (февраль, март) очень  способствуют внедрению программы, т.к. загрузка санатория около 10%, и  перед пиковым  сезоном и 100 % загруженностью (май и далее), достаточно времени  для внедрения системы ее апробации.

Внедрение программы позволит автоматизировать следующие операции:

• Работа с номерным фондом санатория;
• Заселение / выселение гостей;
• Автоматизированное создание всех сопутствующих документов

(при заселении, вводя  данные гостя, программа автоматически  сформирует карту гостя, талоны  на питание, анкеты для ОВИР и прочие);

• Бронирование номеров;
• Управление услугами санатория, контроль оплаты счетов;
• Выписка наряда для горничных по всей гостиницы;
• Выписка наряда на питание для столовой;
• Быстрые и удобные данные по отчетности.

Т.к. программа «Корс софт про» достаточна простая в установке и обслуживании, стоит приобрести программное обеспечение. Установка, администрирование, обучение персонала планируется возложить на программиста, который есть в штате санатория.

 

 

2. Эффективность внедрения автоматизированной технологии на предприятии

При внедрении программы, клиент, дозвонившийся до любого участника, работающего в программе, сможет получить всю необходимую информацию о возможности покупки номера, так же может забронировать номер, при этом исключается возможность  двойной продажи номера, все работники  программы видят оперативную  картинку по санаторию в режиме реального времени. Схема получения номера будет выглядеть следующим образом (Рисунок 7).

Рисунок 7- Действие сотрудников после внедрения  автоматизированной системы

 

 

 

 

Очень важным элементом является то, что каждый сотрудник, имей допуск к программе будет иметь свой уникальный логин и пароль, по которому можно отследить все действия сотрудника в программе. Демо версия программы представлена на рисунке 8 [16].

Рисунок 8 - Демо-версия программы

 

Так же одним из важных моментов, является контроль цен, ведь в программе  ценовая политика будет вбиваться  руководством, начальником отдела продаж, а у обычных менеджеров не будет  прав к внесению изменений в справочник цен, что позволит администраторам  и менеджерам всегда продавать услуги по актуальным ценам, с применением  действующих скидок.

Внедрение данной системы  в санаторий позволит повысить качество оказания услуги для клиентов. При  заселении клиенту больше не нужно  будет заполнять различные анкеты и формы, а просто стоит дать администратору паспорт, для занесения в программу  данных и все сопутствующие формы  напечатает программа автоматически, включая счет за услуги и приходно – кассовый ордер. Благодаря этому  клиент будет заселён в санаторий  за самое минимальное время.(рисунок 9)[16].

 

Рисунок 9 - Заселение клиента в номер

 

Так же для администраторов, которые в настоящее время  в ручную каждое утро пишут своду по корпусам переписывая фамилии в занятых номерах, пишут наряд для горничных и иногда ошибаются и номер не убирается. При внедрении системы «Корс-отель Про», все сводки, наряды, отчеты будут напечатаны при нажатии одной кнопки.

Т.к база заселения электронная и автоматическая ошибка в количестве людей, состоянии номера, данных для сводок пожарных исключена, поэтому и отрицательные последствия подобных ошибок тоже сведены к нулю.

Так же при установке данной программы, решается проблема с информированием  столовой, теперь заведующая столовой теперь может не ждать звонка из отдела продаж, а просто зайти в  программу и посмотреть оперативную  сводку, где отражена информация о  проживающих и планируемых к  заезду гостей.

Внедрение автоматизированной системы положительно влияет на главные  объекты в работе санатория:

- Улучшение сервиса для  клиента

- Автоматизированная передача  информации между разными службами

- Полная отчетность по  заселению, полу, возрасту, формируемая  за разный период (день,месяц,год), которая будет очень полезной при планировании доходной части бюджета санатория.

- Минимизация ошибок, связанных  с «человеческим фактором» при  предоставлении информации между  отелами.

- Внедрение в работу  современных технологий.

Так же внедрение данной системы, позволяет исключить возможность  «простоя номеров». При ведении учета  загрузки на бумаге, бывает так, что  при обильной загрузке номеров, когда  проходят семинары или в «высокий сезон» (с мая по сентябрь, январь), бывает, так, что один, два номера простаивают пустыми в перерыве между заездами.

При внедрении автоматизированной системы заселения гостей трата  времени на одного клиента при  заселении в номер сократится в 2 раза, так как администраторы теперь не должны в ручную переписывать сводки по корпусам, переписывая фамилии в занятых номерах, писать наряд для горничных, за них все это будет делить система.

 

Заключение

 

В ходе разработки данного  курсового проекта были решены задачи, которые были поставлены вначале. После рассмотрения собранного мной материала по автоматизированным системам управления и проанализировав предприятие я пришла к следующим выводу, что использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам.

Руководство предприятий  часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к ИТ. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Я выявила проблемы в ООО  «Санаторий «Седанка», которые были связаны с отсутствие в гостинице  автоматизированной системы размещения гостей. Проанализировав финансовое состояние предприятия я выбрала  относительно недорогую автоматизированною систему, и наиболее подходящую для предприятия. Внедрение автоматизированной системы положительно повлияет на главные объекты в работе санатория. Благодаля системе улучшится сервис, будет автоматизированная передача информации между разными службами, минимизация ошибок, связанных с «человеческим фактором» при предоставлении информации между отелами.

 

Список литературы

 

Учебные пособия

 

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. Г.А. Титаренко. - М.: ЮНИТИ, 2008.
2. Воройский, Ф.С. Информатика. Энциклопедический словарь-справочник / Ф.С. Воройский. - М.: ФИЗМАТЛИТ, 2007. - 768с.
3. Евдокимов В.В. Экономическая информатика: Учебник для вузов / Под ред. В.В. Евдокимова. - СПб., 2007.
4. Макарова, Н.В. Информатика, 3-е изд. перераб. / Н. В. Макарова. - М.: «Финансы и статистика», 2009. - 459с.
5. Могилев, А.В. Информатика / А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер. - М.: Академия, 2006. - 848с.
6. Олифер, В.Г. Компьютерные сети. Учебник для ВУЗов, 2-е изд. / В.Г.Олифер, Н.А. Олифер. - С.-П.: «Питер», 2006. - 135с.
7. Симонович, С.В. Интернет у вас дома / С.В. Симонович, В.И. Мураховский. - М.: ООО «АСТ - Пресс Книга», 2008. - 220с.
8. Соболь, Б.В. Информатика. Учебник, 3-е изд., доп. и перераб. / Б.В. Соболь [и др.]. - Ростов н/Д.: Феникс, 2009. - 446с.
9. Уткин, В.Б. информационные системы и технологии / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М.: Юнити, 2009. - 330с.
10. Федоров Б., Макаренко В. Внедрение информационных технологий в систему управле<span class="Body_0020Text__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Aria