Архивы на современном этапе

 

Использование документов архива – это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в документной  информации.

В современном  архивоведении основными направлениями  использования архивных документов являются:

1. Укрепление  российской государственности;

2. Удовлетворение  информационных потребностей общества;

3. Обеспечение  законных прав и интересов  граждан.

В процессе использования документов архива участвуют  две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия и фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане.

Использование документов основывается на принципах  открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково  важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной  личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания  архивных документов.

 

2.1 Цели использования архивных  документов

Цели  использования документов могут  быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просветительскими, социально-правовыми.

Использование документов в управленческих целях  предполагает информационное обеспечение  работы данного ведомства или  организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в  политической борьбе различных партий и группировок, для пропаганды официальной  идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной  безопасности, при проведении национально-территориального размежевания и изменения административно-территориального деления, для заключения международных  договоров и пр.

Использование документов в экономических целях  применяется при прогнозировании  и планировании экономического развития, при осуществлении проектных  и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и  прикладных исследований, для оптимизации  производственных и технологических  процессов.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по исторических источникам, хранящимися  в архивах.

Использование архивных документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных  выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов с СМИ, публикацию документов и обзоров.

Использование документов в социально-правовых целях  предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных  льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц и пр.

 

2.2 Формы использования архивных  документов

 

Формы использования  архивных документов - это определенные информационные услуги, выполняемые  архивами по каждому направлению  использования.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций использование  архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических  целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Формы использования  в государственном и ведомственном  архиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федеральной  архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и тысячи фондов, объем информационных услуг шире и разнообразнее. Однако технологии, например методика исполнения запросов, не отличаются от других архивов.

 

2.3 Доступ к архивным материалам  и их использование.

 

Доступ  пользователя к архивным документам обеспечивается предоставлением ему справочно-поисковых средств и информации о них, а также подлинников и копий необходимых ему документов.

Условия доступа к архивным документам частной  и иных форм собственности за исключением  архивных документов, доступ к которым  регламентируется законодательством  РФ  и настоящим Федеральным  законом, и устанавливаются их собственниками или владельцами самостоятельно.

Доступ  пользователя к архивным документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Федеральным  законом, международными обязательствами  РФ, а также в соответствии с  распоряжением собственника или  владельца архивных документов частной  и иных форм собственности.

Ограничения доступа к архивным документам независимо от форм собственности на них распространяются на архивные документы, содержащие   сведения, составляющие государственную  и иные охраняемые законодательством  Российской Федерации тайны, конфиденциальную информацию, а так же на подлинники уникальных и особо ценных архивных документов и архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничений на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную  тайну  и иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пользователь  имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, их копии для любых законных целей и любым законным способом.  Государственные и муниципальные архивы Тюменской области, музеи, библиотеки бесплатно обеспечивают пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов. Собственник или владелец архивных документов частной и иных форм собственности бесплатно обеспечивает пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов, связанных с его социальной защитой.

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется правилами и нормами, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук, в органах государственной власти, органах  МСУ, созданных на базе имущества, находящегося в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, устанавливается ими в соответствии с законодательством Российской Федерации по согласованию с соответствующим уполномоченным  органом в области архивного дела.

Таким образом, доступ к использованию  архивных документов четко регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле», и при использовании архивных материалов это нужно учитывать в обязательном порядке.

 

 

3. Архивы на современном этапе

АРХИВНОЕ  ДЕЛО НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

 

Архивное  строительство в России имеет  длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого  общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А.С. Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В.Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов и др.

Одной из актуальных проблем отечественного архивоведения является разработка вопросов архивного законодательства. Архивное дело, как и любая другая сфера жизни общества, имеет свою правовую форму - общественные отношения, которые регулируются архивным законодательством. Главной задачей архивного законодательства является создание законодательной  базы, которая позволила бы, решая  проблему правового регулирования  отношений граждан, общества и государства  в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда  Российской Федерации, как важнейшей  части ее национального и культурного  достояния.

 В  2004 г. в России была проведена  масштабная административная реформа,  в результате которой федеральные  органы исполнительной власти  в зависимости от выполняемых  ими функций были разделены  на министерства (с правоустанавливающими  функциями), службы (с контрольно-надзорными  функциями) и агентства (с правоприменительными  функциями по оказанию государственных  услуг и управлению государственным  имуществом).  Согласно этим изменениям  Федеральная архивная служба  России была преобразована в  Федеральное архивное агентство, подведомственное Министерству культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

В 2004 г. был  принят Федеральный Закон «Об  архивном деле в Российской  Федерации» (2), который сегодня регулирует отношения  в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации  в интересах граждан, общества и  государства.

Принципиально важными положениями Закона, отличающими  его от других законодательных актов, в архивной сфере являются: его  более широкая сфера применения; отсутствие деления на государственную  и негосударственную часть Архивного  фонда Российской Федерации; внимание к муниципальному архивному звену; разработка понятийного аппарата современной  архивной сферы; четкое разграничение  полномочий Российской Федерации, ее субъектов  и муниципальных образований  в области архивного дела; четкое определение состава Архивного Фонда Российской Федерации; обозначение особенности правового положения архивных документов, находящихся в собственности Российской Федерации; указание особенности гражданского оборота документов Архивного Фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности; провозглашение принципов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и организацией использования документов Архивного Фонда Российской Федерации; полная регламентация всего управления архивным делом.

С принятием нового закона единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части: федеральные архивные документы, региональные архивные документы и муниципальные архивные документы. 

На сегодняшний  день создана правовая основа государственного учета.  В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному  учету.

Организована  разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных  комплексов – «Архивный фонд»  и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности  с традиционными формами и  методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном  и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

 

Современная система архивов

 

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные  архивы, муниципальные архивы⁷³. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные  государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.