Анализ и планирование затрат на персонал организации (на примере ООО «Инмарко»)

 

Оценка затрат на персонал с точки зрения его ценности для организации производится по двум группам затрат: первоначальные и восстановительные [20 с.410]. Первоначальные затраты (издержки приобретения) включают затраты на поиск, приобретение и предварительное обучение работников. Конкретный состав затрат зависит от целей оценки и доступности данных.

Затраты найма и отбора - это все затраты, отнесенные на одного успешного (т.е. принятого в организацию) кандидата; затраты на предоставление рабочего места; издержки ориентации и формальной подготовки, проводимые до выхода на работу.

Восстановительные затраты (издержки замещения) - это сегодняшние затраты, необходимые для замены работающего сейчас работника на другого, способного выполнять те же функции. Они включают затраты на приобретение нового специалиста, его обучение (ориентацию) и затраты, связанные с уходом работающего. Затраты ухода могут включать прямые выплаты увольняющемуся работнику и косвенные затраты, связанные с простоем рабочего места во время поиска замены, снижением производительности труда работника и его коллег с момента принятия решения об увольнении.

Поскольку в практике отечественных организаций практически отсутствует учет затрат на рабочую силу в расчете на одного работника, при анализе приходится пользоваться усредненными показателями по всему персоналу, например средние затраты на одного работника, средний стаж его работы.

Аналитические расчеты затрат на персонал на уровне организации сводятся к учету затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и затрат, финансируемых за счет других источников. При этом выбор источника финансирования имеет для организации большое значение. Включение затрат на персонал в себестоимость выступает гарантом их возвращения после реализации продукции. Финансирование из прибыли нацелено не на решение сиюминутных задач, а на перспективу. Так, финансирование за счет прибыли подготовки и повышения квалификации работников даст возможность увеличить в будущем доход организации от более квалифицированной рабочей силы.

По целевому назначению все расходы организации на персонал принято подразделять на основные и дополнительные. К основным расходам относится оплата по результатам труда; к дополнительным расходам - расходы на жилье, пособия, медицинское обслуживание, повышение квалификации и т.д. При делении затрат на персонал на обязательные и необязательные (социальные) в ходе анализа и разработки кадровой политики важно правильно определить приоритеты; здесь наибольшее значение имеют необязательные затраты, поскольку через их регулирование организация получает возможность воздействовать на поведение работников в соответствии со своими целями, обеспечивая увеличение конечного производственного результата.

Классификация затрат по признаку возможности и целесообразности их сокращения связана с тем, что многие затраты на персонал, являясь по форме текущими затратами, включаемыми в себестоимость, и, следовательно, требующими постоянной экономии, по сути, представляют собой капиталовложения, которые окупаются не сразу.

Разнесение затрат на персонал по местам их возникновения очень важно, ибо с ним связана возможность четкого распределения ответственности за кадры, возможность получения необходимой и достоверной информации для дальнейших действий в области управления персоналом.

Все расходы организации на персонал регулируются посредством следующих мер:

- Регулирование численности персонала: ограничение числа работающих; прекращение приема на работу; активное сокращение персонала.

- Регулирование денежных выплат: замораживание выплат сверх тарифов; пересчет повышения тарифов на внетарифные выплаты; корректировка внутренних фондов социального обеспечения.

 

1.3. Планирование затрат на персонал

Бюджетирование затрат на наем персонала в первую очередь опирается на сводное штатное расписание компании или штатные расписание РСС (руководителей, специалистов и служащих) и рабочих. Это должно быть зафиксировано в Регламенте ведения штатного расписания. Согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1, предприятия всех форм собственности и видов деятельности должны вести штатные расписания по унифицированной форме № Т-3.

Блок-схема алгоритма управления затратами на персонал представлена в приложении.

Затраты на высвобождение персонала — это суммарные затраты на комплекс мероприятий по соблюдению требований ТК РФ работодателем при увольнении (выбытии) работников. На основании анализа расчетов потребной численности составляют план работ с высвобождаемым персоналом, который является основой для составления затрат на высвобождение персонала.

Бюджетирование затрат на использование персонала базируется на разработке следующих бюджетов:

• бюджет затрат на адаптацию персонала;
• бюджет затрат на улучшение условий и охрану труда;
• бюджет затрат на оплату труда;
• бюджет затрат на социальные выплаты и по социальным программам.

К затратам на адаптацию относятся затраты, которые несет работодатель в процессе адаптации своих работников. На основании сводных ведомостей из структурных подразделений, содержащих информацию об адаптационных мероприятиях, их участниках, временных рамках, периодах испытательных сроков и периодах адаптации, составляется бюджет затрат на адаптацию.

Повышению эффективности труда способствуют комфортные условия работы, эргономические, санитарно-гигиенические и иные условия работы, а также соблюдение требований охраны труда и безопасности работников на рабочих местах. Бюджетирование затрат на улучшение условий и охрану труда в структурном подразделении происходит на основании паспортов рабочих мест, правил устройства и безопасности эксплуатации, инструкций по пожарной безопасности, межотраслевых правил по охране труда, выплат льгот и компенсаций за неблагоприятные условия труда и выплат средств на охрану труда.

При бюджетировании затрат на оплату труда необходимо определить их источники и правила возмещения. Основную нагрузку по возмещению затрат на персонал несут работодатели. На организационном уровне регулирование заработной платы включает все процедуры, механизмы организации заработной платы, разработанные самостоятельно. В частности, определяется размер средств, идущих на оплату труда работников, выбираются системы и формы оплаты труда, разрабатывается сопровождающая документация.

Состав заработной платы:

Заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, качества и условий выполняемой работы, коллективных и индивидуальных результатов труда, а также выплат компенсационного и стимулирующего характера.

Тарифная ставка (оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых или должностных обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Доплаты и надбавки — это дополнительные выплаты работникам, которые начисляются им помимо заработной платы и включаются в систему оплаты труда. Согласно ст. 144 ТК РФ стимулирующие выплаты (премии, доплаты и надбавки) работодатель устанавливает самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников. Они должны быть закреплены в локально-нормативных актах организации и в коллективном договоре.

Вознаграждения и премии - в соответствии с ТК РФ работодатель имеет право самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников, либо в коллективном договоре устанавливать различные системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (например, премирование по результатам полученной прибыли).

Как правило, на предприятиях не составляется отдельный бюджет затрат на вознаграждение и премирование. Расходы на вознаграждение и премирование показываются отдельными строками в бюджете на оплату труда, отражающими виды премий и категории работников. Это связано с тем, что в соответствии с правилами бухгалтерского учета премии и вознаграждения считаются доходом персонала и подвергаются налогообложению.

Социальные льготы и выплаты персоналу наиболее актуальны для средних и крупных организаций, где большая доля работников - исполнители со средним уровнем заработной платы. Их ключевая роль заключается в предотвращении негативных тенденций (снижение производительности труда, увеличение текучести кадров и т. п.). В отличие от премий и надбавок они не стимулируют персонал к более высоким результатам.

Организация обучения и развития - важнейший аспект управления персоналом. При планировании необходимо понимание потребности в обучении и развитии персонала в соответствии с выбранной стратегией развития предприятия, а также  мотивации персонала на профессиональный и карьерный рост для дальнейшего определения количества работников, направляемых на обучение, сроков и методов их обучения и соответствующих затрат.

Бюджет затрат на развитие персонала состоит из трех бюджетов:

• бюджет затрат на оценку персонала;
• бюджет затрат на кадровый резерв;
• бюджет затрат на программы развития (внутренние и внешние тренинги и пр.).

При бюджетировании затрат на оценку персонала  необходимы следующие данные:

• количество и категории работников, которых требуется оценить;
• методы оценки персонала, которые будут использоваться (Ассессмент-центр, методика "360 градусов", аттестация и др.);
• технологии регулярного проведения оценки персонала;
• стоимость оценки при проведении оценочных процедур собственными силами или с помощью внешних провайдеров (центров оценки).

В процессе формирования и подготовки кадрового резерва целесообразно выделить следующие шаги:

• разработка технологии работы с кадровым резервом;
• составление перечня должностей, подлежащих резервированию, и их профилей должностей;
• составление списков резервистов;
• индивидуальные собеседования с работниками, включенными в кадровый резерв, по поводу основных этапов их профессионального и карьерного роста;
• составление индивидуальных планов подготовки резервистов;
• организация стажировок для резервистов;
• составление корпоративной программы подготовки кадрового резерва и ее утверждение;
• ежегодная организация обучения кандидатов по утвержденной программе;
• введение процедуры регулярной оценки резервистов;
• ведение картотеки на резервистов (учет индивидуальных мероприятий по обучению и повышению квалификации, оценка руководством).

К мероприятиям в данном контексте относятся затратные мероприятия на различных стадиях подготовки резервистов: дополнительное обучение, пробное исполнение обязанностей в будущей должности, стажировка в другом подразделении, защита выпускной работы и т. п.

Сформированный бюджет затрат на персонал направляется на согласование в службу, функцией которой является разработка и согласование бюджетов (финансовый комитет или финансовая служба). После этого он предоставляется на рассмотрение правления и на утверждение совета директоров.

Расходы на персонал включаются в состав бюджета расходов предприятия после предварительного анализа. Рассматривают их обоснованность и приоритетность для предприятия в целом. Кроме того, расходы на персонал (за исключением расходов на ФОТ) уменьшают прибыль, что является весомым аргументом для финансовых менеджеров при принятии решения об их полной выплате. Поэтому очень важно правильно обосновать расходы, показанные в бюджете на персонал.

Обычно с этой целью к бюджету прилагают аналитическую записку, содержащую следующую информацию:

• анализ исполнения планов мероприятий и бюджетов за предыдущий период;
• тенденции изменения плановых и фактических расходов на персонал;
• план-график мероприятий;
• расчет показателей, доказывающих необходимость показанных в бюджете расходов, а также обоснование увеличения той или иной статьи.

Отсутствие аналитической записки или неправильное ее составление является одной из причин того, что расходы на персонал выглядят слабо обоснованными.

Если при согласовании бюджета расходов на персонал появляются какие-либо вопросы, то анализируются поступившие из подразделений заявки и планы-графики мероприятий. При необходимости бюджет направляется на доработку составителям заявок (руководителям структурных подразделений) или урезается.

В целом бюджет доходов должен покрывать все расходы. В противном случае у предприятия можно констатировать дефицит денежных средств. Если бюджет доходов равен бюджету расходов, то предприятие полностью покрывает свои текущие расходы и выполняет намеченные планы, но не обладает финансовым запасом прочности.

Глава 2. Анализ затрат на персонал и пути их оптимизации в ООО «Инмарко»

 

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

ООО «Инмарко» - общество с ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом и действует на основании Устава и законодательства РФ. Место нахождения компании: 300911, Тульская область, Ленинский район, сельское поселение Ильинское, д. Варваровка, Варваровский проезд, д. 15.