Анализ участия организации в выставке

В ЗАО «Радиан» для организации рекламно-информационной работы существует отдел рекламы.

К оперативным работникам на предприятии относится торговый персонал - это продавцы и кассиры, административно-управленческий персонал - это директор, главный бухгалтер, заведующая секциями, специалисты - товароведы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ подготовительной работы фирмы к участию в выставке

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные  мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители ЗАО «Радиан» концентрируют внимание на крупных выставках, проводимых в республике Бурятия. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает.

Руководством компании было принято решение об участии в выставке, проводимой выставочной компанией «Байкал Экспо» - «Агропродмаркет. Торговое оборудование, упаковка, этикетка», которая проходила в городе Улан-Удэ с 9 по 11 ноября 2011 года.

Данная выставка объединяет поставщиков продуктов питания, сырья и ингредиентов для их производства, производителей тары и упаковочной продукции, спиртных и безалкогольных напитков, готовых мясных продуктов, сырья и оборудования для мясоперерабатывающей промышленности и многое др.

Выставка была призвана содействовать насыщению рынка Бурятии качественной продукцией, заключению договоров между организациями.

 

       На данной выставке были представлены практически все фирмы, занимающиеся производством и поставкой торгового оборудования, тары и упаковки по республике Бурятия.

Разделы данной выставки составляли:

• продукты питания и напитки; мясные, колбасные изделия, полуфабрикаты, молочная продукция, кондитерские изделия, 
• технологии и оборудование для пищевой и перерабатывающей промышленности; 
• сырье для пищевой и перерабатывающей промышленности; пищевые добавки, компоненты; 
• оборудование и технологии для расфасовки, упаковки, производства упаковочных материалов и этикетки; упаковка, этикеточная продукция; 
• полиграфическая техника, оборудование, технологии, услуги, материалы; полиграфические услуги, дизайн и реклама; 
• расходные материалы, запчасти и комплектующие к оборудованию; 
• торговое оборудование, торговая и выставочная мебель, аксессуары, инвентарь;
• контрольное, кассовое, весовое оборудование; холодильное, морозильное оборудование; 
• оборудование для кондиционирования, освещения; оборудование и мебель для ресторанов, кафе, баров, уличной торговли; 
• складское оборудование и техника; услуги организаций торговли и общественного питания.

Подготовка к выставке. Руководство ЗАО «Радиан» приняло решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

Надо иметь в виду, что  у большинства выставок минимальная  площадь стендов составляет 9-12 м, а для полноценной работы бывает достаточно 4-6 мІ, которые можно заказать только на коллективном стенде. При этом фирма-консолидатор берет на себя риск затраты по организации предоплаты выставочной площади, освобождая от этого фирмы-экспонеты. Немаловажно и то, что выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне открытия выставка (доставляет на выставку оборудование и материалы экспонетов, доводит стенды до кондиции, получает каталоги). Поэтому участники коллективного стенда сразу по прибытии на выставку приступают к делу, не затрачивая усилий и времени на подготовительную работу.

Получив предварительный  список участников, фирма приступила к привлечению партнеров и  клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.

Существует множество  других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных  партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго  до начала выставки ЗАО «Радиан» наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечали каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

Использовались и традиционные способы привлечения посетителей - через рекламу в специализированной прессе, каталоге и т.д.

При подготовке к выставке фирма провела следующую работу:

- Внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия конкурентов;

- В предварительном списке  участников выставки отметили  конкурентов, сравнили с данными  прошлых выставок;

- Подготовили контрольный  список по каждой категории  продукции, ознакомились с каждым  участником выставки, вписанным  в каталог, и с каждой категорией  продукта конкурентов, используя  их данные для улучшения и  расширения выставочного предложения;

- Сообщили организаторам  точное название фирмы и другие  необходимые данные;

- Сформировали твердые  цены по комплексным услугам и по отдельным услугам для предложения на выставке;

- Подготовили технические  листовки, прайс-листы по продуктам,  проекты стендов;

- Решили, как выставить  свой продукт, как более привлекательно  расположить стенды;

- Подготовили письменную  информацию, вспомогательные иллюстрации,  рекомендации для работников  стенда;

- Подготовили два вида  рекламных буклетов для раздачи:  один - обзорный (о возможностях фирмы), другой - более подробный (для  интересующихся предложением клиентов);

- Сформировали квалифицированную  стендовую команду, в которой  двое говорят на иностранном  языке, провели предварительный  инструктаж команды;

- Подготовили достаточное  количество визитных карточек  с названием и телефонами фирмы;

- Подготовили бумагу и  специальные бланки для облегчения  общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист  посетителя», «Переговорный лист»,  «Журнал Контактов» и др. Они  должны показывать:

• имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;
• подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;
• особенности взаимного интереса;
• итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Всю подготовленную выше информацию ввели в базу данных компьютера. Подготовили пресс-релиз, информационные подшивки, видео для демонстрации посетителям стенда. Предусмотрели  контакты с прессой, спланировали проведение собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу  параллельных мероприятий выставки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Анализ работы фирмы во время выставки и после нее

Работа на выставочном  стенде начинается с организации  самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места  для стенда становятся цели и бюджетные  возможности фирмы. Наилучшими считаются  места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые  стенды, а так же стенды в проходах.

Необходимо решить, как  лучше представить свою компанию, чтобы достичь поставленных целей: следует ли подать ее как продвинутую, современную компанию, или, наоборот, показать как традиционно сдержанную фирму. Форма, цвет и дизайн помогут создать образ по выбору организации. ЗАО «Радиан» представили свою компанию, как продвинутую и современную организацию с комплексом новых предложений и услуг. Компания «Радиан» выбрала для своего стенда яркие цвета и необычный дизайн.

Компании стараются использовать в демонстрации приемы, привлекающие внимание проходящих мимо посетителей.

Руководители фирмы ЗАО  «Радиан» приняли решении об использовании специальных плакаты на выставочном центре для привлечения внимания посетителей выставки.

При планировании экспозиции фирма «Радиан» учла, что предстоит демонстрировать продукцию.

Организация «Радиан» ответила на следующие вопросы по подбору экспонатов.

- Будет демонстрироваться  вся производимая фирмой продукция  (услуги) или будет сделан выбор  отдельных продуктов (услуг) и  каких?

Компанией «Радиан» было принято  решение как о демонстрации совершенно новых продуктов и услуг, так  и уже зарекомендовавших себя предложений. Это было сделано для  того, что бы показать, что фирма  продолжает развиваться и расти, предлагая все более новые  услуги для своих клиентов.

- Что обязательно следует  показать на выставке и какие продукты (услуги) являются новыми, превосходящие аналогичные у конкурентов?

Компанией «Радиан» были продемонстрированы продукты аналогичные конкурентам, но при этом было подчеркнуто их высокое качество и цена, делающая данные продукты наиболее привлекательными для потенциальных клиентов.

- Какие моменты следует  особенно подчеркнуть?

Руководство компании решило подчеркнуть стабильность и долгий период существования компании, рост предложений и усовершенствование товаров и услуг компании.

- В порядке ли дизайн  стенда? Соответствует ли цветовая  гамма экспозиции и рекламных  материалов вкусам посетителей  выставки?

ЗАО «Радиан» приняло решение  об оформлении стенда в фирменные  цвета компании: красный, белый и  голубой. На фоне стенда было размещено голубое небо с облаками на котором располагалось название компании «Радиан» и слоган «Вместе к успеху!». На переднем плане располагалась информация о предлагаемых услугах и товарах компании, а также информация о достижениях и успехах.

- Нужно ли изготавливать  демонстрационные видеоверсии, макеты средств размещения и т.п.? 
 Фирма «Радиан» демонстрировала собственную продукцию (упаковочное оборудование, различные виды упаковочных материалов и упаковочной продукции)

- Какой размер стенда  необходим?

Копания «Радиан» выбрала  для презентации своих товаров  и услуг стандартный или типовой  стенд.

Стандартный или типовой - это стенд на основе стандартного выставочного конструктива - панели белого цвета высотой не более 2,5 м, ковровое покрытие, фризовая панель, электрооборудование, некий набор мебели и прочее. Стандартный стенд не станет эксклюзивным, если вы внесете дополнительные элементы - подвесы, витрины, стеллажи, различные элементы мобильного стенда, плакаты, нанесение дополнительных логотипов и аппликаций.

Необходимо сориентироваться заранее, какие действия и мероприятия  планируется провести на стенде:

- демонстрацию продукции;

- прямую продажу;

- переговоры;

- пристендовые мероприятия (семинары, лотереи, розыгрыши, демонстрации, выступления артистов, конкурсы и т.д.);

- презентацию фирмы;

- наглядную демонстрацию  продукции и услуг в действии;

- проведения опросов,  анкетирования;

- проведение исследования  товара;

- обучение персонала.

Компания «Радиан» определила для себя следующие мероприятия:

• демонстрация продукции
• презентацию фирмы
• наглядная демонстрация товаров и услуг
• показ технического оборудования, на котором производится продукция компании

 

Необходимо запланировать  заранее вспомогательные зоны - офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных  материалов.

Необходимо так же творчески  подойти к оформлению стенда. Чем  интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей  представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов  и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров - направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а так же конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Из всех методов показа экспозиции ЗАО «Радиан» выбрала демонстрацию в действии.

При этом следует помнить, что выставка - это грандиозное  массовое мероприятие, где участвует множество фирм и предприятий, работающих в одной и смежных отраслях, и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

- движущиеся объекты;

- оригинальную подсветку  и освещение;

- шары, транспаранты, табло  над стендом;

- звуковые эффекты;

- оптические и лазерные  эффекты;

- компьютерные, видеоролики  интересного содержания на больших  экранах;

- оригинальные указатели  в зале (следы, стрелки и т.д.).