Ярмарки-выставки в системе маркетинговых коммуникаций

 На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

 Во время выставки  крайне целесообразно фиксировать  все возможные контакты и проявлять  интерес к любому потенциальному  клиенту (партнеру). Для этого  лучше всего использовать специальную  анкету. Она не должна быть  громадной по объему и нудной  по содержанию. Важнейшей информацией  является: организация - откуда он, адрес - где он, телефон - как  с ним связаться, имя/фамилия  - как его зовут, сфера деятельности- чем он занимается (почему здесь), дополнительная информация -кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.[13;50-51].

4. Послеярмарочная (послевыставочная) стадия.

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор, в  котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей  на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и  длящейся затем не один месяц, выполняется  следующая работа:

1) Анализ контактов, осуществленных  за период работы стенда;

2) Проверка результатов  участия;

3) Составление отчета об  участии.

 Поскольку во время  работы экспозиции невозможна  общая глобальная оценка осуществленных  контактов, эта работа начинается  сразу же после закрытия ярмарки  / выставки и включает в себя:

- классификацию и оценку  соглашений, которые, возможно, были  заключены,

- непосредственную проверку  «личности» посетителей,

- активизацию предприятия  для выполнения полученных заказов  в установленные сроки,

- своевременную подготовку  и рассылку образцов, согласно  принятым обязательствам,

- немедленное предоставление  запрошенных дополнительных данных,

- направление благодарственных  писем всем посетителям, содержащих  дополнительные сведения о предприятии,  его продукции и планируемых  мероприятиях (участие в ярмарках/выставках,  организация показов и т.д.) и  соответствующие приглашения к  участию в них.

Участие в ярмарке и  выставке является для предпринимателя  своего рода инвестицией, поэтому и  возникает необходимость сравнения  его стоимости (затрат) с полученными  результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения  между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что  сделано, что необходимо было сделать  и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая  охватывает все экономические и  внешнеэкономические цели.

За полугодие или год  составляется общий обзор по всем выставкам, с учетом видов затрат. В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать сколько стоила перевозка (скажем двух контейнеров) или монтажные работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставки к выставке.

На сегодняшний день не существует законодательства регламентирующего  тарифы на те или иные виды услуг выставочного бизнеса. Они устанавливаются фирмой-организатором выставки по своему усмотрению (могут сильно колебаться от выставки к выставке).

Только аренда минимально возможного (9м²) количества выставочной площади стоит в среднем 2 000 долларов, монтаж стенда - как минимум 1 000 долларов, далее затраты возрастают в прямой зависимости от конкретных потребностей фирмы-экспонента. Во всяком случае, это суммы порядка 10 000 – 30 000 долларов. Также расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60%.

Основную часть расходов занимает аренда (до 90% от общей стоимости  участия, цена на открытую/закрытую площадь  различна); регистрационные сборы  за фирму или за представителей (если выставка проводиться в другом городе); стоимость публикации в каталоге; стоимость монтажа/демонтажа стенда.

ОАО использовались несколько  базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки: это 6x3, 4x3 размерные конструкции.

Организация использовала угловой  стенд, преимуществами которого является более широкий фронт общения  с посетителями, составляющий 9 метров, а также на площади углового стенда размещается больше витрин по сравнению  с традиционным линейным стендом.

 В данном случае  организация понесла расходы,  связанные с типом стенда: за  доступ с трех сторон 15% к базовой  ставке.

 Важным организационным  моментом была одежда персонала  фирмы. Разные фирмы используют  разную стратегию чтобы оставить о себе хорошее впечатление. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, значки, ручки. Или контрастная одежда. В данном случае использовалась одежда, изготавливаемая непосредственно фабрикой «Ника».

Для оценки эффективности  выставки необходим подсчет дохода от продаж на самой выставке и от продаж после нее.

Себестоимость проданной  продукции- 97000 руб. Соответственно прибыль  от реализации продукции -186000 руб. С  учетом затрат на проведение выставки можно сделать вывод, что за дни  проведения выставки она не окупилась.

Наибольшим спросом пользовалось взрослое белье. Было много интересующихся выставкой и ее продукцией. Потенциальные  покупатели разбирали прайс-листы.

Не смотря на то, что в  дни проведения выставка не окупила  себя, впоследствии наблюдался значительный приток клиентов.

Посетителями стенда, которым была разослана вся рекламная продукция по интересующей тематике, были заполнены 138 анкет, были сделаны предварительные заказы в офисе фирмы.

В течение последующих  трех месяцев после участия в  выставке «Текстильлегпром» было реализовано продукции на общую сумму 425000 руб. Анализ результатов выставки фирмы за последние показал, что именно выставки являются самым эффективным и выгодным (в соотношении доходов и расходов) способом рекламы.

 

 

3. АНАЛИЗ РЕКЛАМНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ НА ВЫСТАВКЕ «ТурСиБ -2009» НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ «МЕСТО ПОД СОЛНЦЕМ»

 

3.1 «Турсиб-2009»  и компания «Место под солнцем»

 

«ITE Сибирская Ярмарка» –  крупнейшее региональное выставочное  общество России, известное в деловых  кругах всего мира. По официальной  статистике Российского Союза выставок и ярмарок, компания входит в пятерку  лидеров отечественного экспо-бизнеса, по количеству проводимых выставок «ITE Сибирская Ярмарка» занимает первое место, а по числу экспонентов и посетителей стоит на втором.

«ITE Сибирская Ярмарка» занимается организацией и проведением в  Новосибирске международных специализированных выставок на протяжении двух десятилетий. Компания учреждена в 1989 году как  региональный коммерческий центр Ассоциации Сибирских городов, тогда же была проведена Первая Всесибирская Универсальная выставка, собравшая 750 участников. В 1991 году выставочное общество выступает одним из инициаторов и учредителей объединения ведущих выставочных компаний России – РСВЯ, который сегодня насчитывает 87 членов. В 1993 году выставочное общество зарегистрировано Международным Союзом выставок и ярмарок UFI (Париж).

За годы работы компания провела  более полутора тысяч промышленных выставок в Новосибирске, Москве, Санкт-Петербурге, других городах России и за рубежом; участниками выставок стало около  ста тысяч компаний, из них более  десяти тысяч – зарубежные фирмы. Общая площадь экспозиций выставок за все эти годы составила около  полутора миллионов квадратных метров, выставочные павильоны «Сибирской Ярмарки» посетили более шести миллионов  человек.

В апреле 2008 года выставочное  общество «Сибирская Ярмарка» стало  частью ITE Group – одной из крупнейших международных выставочных компаний, имеющей офисы практически во всех странах мира.

В настоящее время годовой  календарь «ITE Сибирской Ярмарки» насчитывает свыше 70 выставочных  мероприятий, среди которых –  ведущие отраслевые события года, выставки местного значения. Девять выставок отмечены Знаком Союза выставок и  ярмарок России, «МедСиб» и «СтройСиб» – удостоены Знака UFI.

Большинство специализированных международных выставок проводится по заказу и при поддержке отраслевых Министерств РФ, аппарата полномочного представителя Президента в Сибирском  федеральном округе, администрации  Новосибирской области, мэрии Новосибирска, Ассоциации сибирских и дальневосточных городов, Новосибирской торгово-промышленной палаты, Ассоциации руководителей предприятий.

В период с 15 по 17 апреля 2009 г. была проведена 20 туристическая выставка «ТУРСИБ-2009». Общее количество участников со стендами – более 240 компании из 15 стран мира: России, Греции, Египта, Вьетнама, Италии, Монголии, Туниса, Таиланда, Турции, Казахстана, Китая, Киргизии, Хорватии, Чехии, Швейцарии. Несмотря на то, что «Турсиб-2009» проходил в условиях мирового социально-экономического кризиса, количество участников выставки осталось на уровне 2008 года, а число посетителей выросло на 10% и составило более 3700 человек (50% профессионалы туриндустрии).

Официальная поддержка: Федеральное  агентство по туризму; Российский союз туриндустрии, Администрация Новосибирской  области, Комитет по международному сотрудничеству и внешнеэкономическим  связям мэрии Новосибирска.

Судостроители: Комитет внешнеэкономического сотрудничества и туризма администрации Новосибирской области, Новосибирская Ассоциация Туристских Организаций (НАТО)

На выставке были представлены: Государственные органы управления, Туристские организации и ассоциации, Турагентства, туроператоры, Авиакомпании, Круизные компании, Санатории, курорты, Пансионаты, дома отдыха, турбазы, Туристические клубы

Гостиницы, гостиничные цепи, Страховые компании, Детские, молодёжные лагеря Национальные парки, Музеи, картинные  галереи, Компании по прокату автомобилей  Транспортные компании, Рекламные услуги, Специализированные издания, Путеводители, сувенирная продукция, Грузовые и таможенные компании, Информационные технологии,

Образовательные услуг; обучение, консультации, SPA-ТУРИЗМ, SPA-курорты, SPA-центры, SPA-отели, Турфирмы, представляющие SPA-отдых, Специализированные издания по SPA-отдыху, компании по продаже недвижимости за рубежом.[1]

Начинающая компания по продаже  недвижимости за рубежом «Место под  солнцем» выставлялась на «ТурСиб-2009»  впервые. Решение об участии принимала  спонтанно в считанные дни  до выставки. Компания «Место под солнцем» имеет многолетний опыт работы в  сфере зарубежной недвижимости как в России так и за рубежом. На российском рынке представляет крупнейших застройщиков и агентства недвижимости из различных стран, проверенных и отобранных по результатам многолетнего сотрудничества. Каждая из этих компаний является лидером в своей стране. Компания имеет свои офисы в Москве и Новосибирске. Партнерские офисы расположены: В Болгарии: Бургас, Варна; В Черногории: Будва; В Турции: Кушадасы; На Кипре: Пафос, Лимассол; В Испании: Торревьеха, Ллорет де Мар. Услуги компании:

- консультации по всем  вопросам приобретения недвижимости;

- индивидуальный подбор  вариантов, в зависимости от  ваших запросов;

- ознакомительные поездки  по выбранным объектам;

- полное юридическое сопровождение  сделок;

- регистрация юридических  лиц;

- консультации по вопросам  пребывания иностранцев за рубежом;

- помощь в получении  ВНЖ или ПМЖ;

- консультации и помощь  в осуществлении инвестиционных  проектов.

На «ТУРСИБЕ-2009» планировали  заявить о своей компании, познакомиться  с конкурентами, найти партнеров  и клиентов.[2]

 

3.2 Анализ современных методов рекламы, применяемых на выставке «ТурСиб»-2009г. на примере компании «Место под солнцем»

 

Рекламные мероприятия осуществляются на всех стадиях выставочной деятельности фирмы:

1. На стадии подготовки  это предварительная реклама  с упором на рекламные мероприятия  и связи с общественностью.

2. На стадии работы ярмарки  или выставки: реклама с упором  на связи с общественностью. 3. На стадии послеярмарочного или послевыставочного периода: «послерекламные» мероприятия с упором на связи с общественностью.

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки.

Предвыставочная реклама

Рассылку приглашений  и публикацию рекламы в СМИ  рекомендуется делать в несколько  этапов, первый из которых начинается примерно за 90 дней до начала выставки. Реклама через Интернет является довольно эффективным методом. Если у вас есть собственный сайт –  необходимо срочно разместить на нем  информацию о вашем участии в  выставке (хорошим тоном считается  размещение на сайте плана павильона  с указанием вашего стенда). Это  не потребует дополнительных затрат, а посетителям будет легче  вас найти. Параллельно можно  разместить анонс новых образцов вашей продукции на ведущих выставочных порталах и тематических сайтах вашей отрасли.

Целесообразно обратить внимание на электронные рассылки. За месяц  вы можете повторить рассылку приглашений  на свой стенд два раза (например, первый раз – общая информация о вашем участии в выставке, второй раз – анонс продукции, которую вы планируете выставлять и  информацию о специальных скидках). «Достоинство рекламы в электронных  рассылках – оперативность и  низкая (по сравнению с другими  СМИ) стоимость, а также точность фокусировки – по географии и  портрету подписчика. Это особенно важно, если выставка – специализированная или проходит в другом городе», - считает С.Павлова, начальник отдела по работе с корпоративными клиентами компании «Интернет-Проекты».[3]

Включение фирмы участницы  в официальный каталог ярмарки/выставки. Но нужно ли закупать место под  рекламу в выставочном каталоге спорный вопрос. Название фирмы и  стенда обязательно будут указаны  в каталоге и издатели наверняка  предоставят возможность дать краткое  описание своих экспонатов в его  редакционном разделе. При осмотре  выставки у посетителей наверняка  не будет времени для подробного изучения каталога и объявление, вероятно, не принесет никаких выгод до окончания  мероприятия. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников. (Компания «Место под солнцем» не посчитала  нужным закупать специальное место  под рекламу в выставочном  официальном каталоге)