Внутренние коммуникации в организации

Печатные публикации могут быть выполнены в форме настенной печати, информационного бюллетеня (листка новостей), газеты или журнала, отчёта. Выбор формы зависит от нескольких факторов. Это – финансирование, предполагаемый тираж, периодичность, способы распространения, особенности целевой аудитории.  Для всех форм печатных публикаций нужны специалисты с журналистским образованием, фотографы.

Листки новостей - самое  доступное и дешёвое средство. Это небольшая, периодично выпускаемая  листовка (обычно 1 лист формата А4 с  двух сторон). Они могут быть тематическими, могут иметь рубрики. Распространяются на проходных, адресно.

Ежегодные отчёты несут  информацию о деятельности компании за год, самых значительных событиях. Типичный отчёт включает в себя:

• Обращение высшего руководства;
• Описание компании;
• Обсуждение текущих задач;
• Отчёт об использовании фондов;
• Финансовое положение;
• Социальная ответственность;
• Материалы, акцентирующие внимание на человеческом факторе, показывающие значимость людей для организации.

Чтобы газета стала действенным каналом общения, важно, чтобы как можно больше сотрудников выражали в ней своё отношение к волнующим их вопросам.

Доски объявлений тоже могут выполнять ПР функции.  Они должны  визуально привлекать внимание, находиться в интенсивно посещаемом месте. Доску следует регулярно обновлять, каждое сообщение должно быть оформлено на отдельных листках.

Внутреннее видео, радио - более дорогостоящие и трудоёмкие средства внутренней коммуникации. Они требуют большой технологической базы, но их преимущества очевидны:

• Комбинирование звука, света, цвета, движения повышают воздействие;
• Обеспечивается повышенное внимание;
• Появляется возможность использования компьютерной графики.

Проблемой является только организация  коммуникативного акта с помощью  средств видео и радио. Передавать программы можно во время работы, однако это отвлекает сотрудников от текущих дел, к тому же не все сотрудники могут находиться в одном месте. Иногда в дома к сотрудникам проводят специальное проводное радио предприятия. Часто для прослушивания обращений руководителя прерывают работу на всём предприятии.

Любые средства внутренней коммуникации дополняют, а не заменяют прямое персональное общение, необходимое для успешных деловых взаимоотношений. Справочник, газета или буклет не станут для  нового сотрудника заменой дружеского рукопожатия.

 

1.3  Непосредственные  коммуникации с руководством

 

При непосредственных формах коммуникации руководство компании и сотрудники  общаются без посредников. Практика показывает, что руководство компании – это самый предпочтительный для сотрудников источник информации. Достоинствами непосредственных коммуникаций являются также двусторонность связи, диалог, более широкие возможности для обратной связи. Это демонстрирует открытость компании, организации. Преодолевается обезличенность руководства.

Существует много форм непосредственного  общения руководства и персонала, все они обладают своими особенностями  применения.

       Конференции. Они проводятся не часто, 1-2 раза в год. Требуют значительных финансовых вложений. Для участия в них обеим сторонам приходится затрачивать большое количество своего личного или рабочего времени. Обычно конференции проводятся среди менеджмента или сотрудников крупных компаний, разбросанных по разным областям, состоящим из многих филиалов. Такие конференции часто носят характер обмена опытом, знакомства с новой важной информацией, обсуждения принципиально важных или дискуссионных вопросов развития компании. Для участия в них оформляются командировки, заказываются гостиницы, экскурсионная программа и т.д.     

Собрания и брифинги. Эти формы непосредственного коммуникативного общения по целям и задачами сходны с конференцией. Главное различие в масштабах. Собрания и брифинги – более локальные мероприятия. Уже временные и тематические рамки. Соответственно они требуют меньших финансовых и организационных затрат.

Встречи “перепрыгивания  уровней”. Особенностью этой формы непосредственных коммуникаций является то, что они предполагают прямое общение сотрудников, обладающих различными уровнями ответственности. Ключевые задачи этой формы – снятие конфликта между управленцами и управляемыми, налаживание здорового корпоративного духа, создание позитивного облика руководства.

Совещания. Собирая людей вместе на совещания, организаторы предполагают придти к конкретному результату в виде принятого решения. Они ориентированы на решение конкретных задач. Совещания и собрания требуют постановки целей, планирования, опытного управления. Они требуют очень продуманного состава участников.    Особое место в жизни предприятий занимают годовые собрания акционеров или учредителей.

Совместные отдых. Это форма неформальных непосредственных коммуникаций. Для того, чтобы сплотить коллектив и пропитать его всё тем же корпоративным духом, используют различные корпоративные события, каждое из которых при умном подходе можно превратить в ПР- акцию. Это могут быть:

• Торжественные события, совместное проведение внутри корпоративных, государственных, национальных и других праздников;
• Специальные награды, приветствия, проводы на пенсию, годовщины, юбилеи, памятные даты;
• Коллективные обеды, ужины, банкеты, фуршеты, пикники, выезды на природу;
• Танцевальные вечера, дискотеки, балы;
• Туристические походы, лыжные прогулки, старты;
• Коллективное посещение концертов, театральных представлений.

Недостаток неформального общения  в любой организации обычно отражается на производительности и качестве работы. Неформальное общение даёт возможность  сплотить сотрудников, пропагандировать разделяемые ценности. Важно –  не выпустить “руль” из рук и  не пустить празднование на самотёк. Даже совместный отдых должен иметь сценарий, но очень важно не акцентировать на нём внимание, сделать его незаметным.

 

Важным  элементом внутрикорпоративного пиара является ПР отдельных личностей  – основателей бизнеса, нынешних ключевых собственников, топ менеджеров или просто результативных сотрудников. Его основная цель – дать коллективу героев, которые своими действиями и поступками подтверждают ценности и нормы принятой корпоративной культуры. Персональный ПР, как правило, предполагает создание легенд о “героизируемых” лицах, где описываются идеальные модели поведения в типичных или нестандартных ситуациях. Эти лица становятся лидерами мнения, объектами для подражания, примерами деловитости и активности. Формируются модели поведения. Примером такого рода мероприятий может служить награждение победителей различных конкурсов из разряда “Лучший по профессии”.

 

Правильное использование инструментов внутрикорпоративного ПР позволяет  обеспечить компании внутреннюю устойчивость за счёт пропаганды четко определённых идеологических установок. Однако следует избегать крайностей. Слишком разительный контраст между внутренней и внешней информацией приводит к демотивации сотрудников.

 

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРЕННЕЙ  КОММУНИКАЦИИ

 НА КОАО “АЗОТ”.

 

 

Внутренний ПР – весомое направление  в работе КОАО АЗОТ. Вопросами внутренних коммуникаций и корпоративной культуры занимается множество ведомств.

На предприятии часто ведётся  работа, не носящая планового, координированного  характера, отдельные элементы которой могут быть квалифицированы как ПР – действия, направленные на цели внутреннего ПР. Этой ПР работой занимаются:

• Профсоюзная организация КОАО АЗОТ;
• Совет молодых специалистов;
• Бюро рационализаторства и изобретательства;
• Центр обучения кадров;
• Музей Трудовой Славы;
• Отдел кадров КОАО АЗОТ.

Непосредственной ПР работой на предприятии занимаются помощник генерального директора по связям с общественностью  и редакция СМИ. Редакция СМИ находится  под контролем помощника генерального директора.

Помощник генерального директора по связям с общественностью занимается, в основном, контактами с внешними аудиториями.  Его должностная инструкция определяет следующие направления работы:

• Готовить, продвигать материалы об “Азоте” в СМИ;
• Налаживать контакты с представителями СМИ;
• После размещения материалов предоставлять копии генеральному директору;
• Осуществлять постоянный мониторинг СМИ по вопросам, касающимся предприятия;
• Планировать и проводить мероприятия для СМИ;
• Консультировать руководство по вопросам контактов со СМИ;
• Контролировать работу редакции СМИ “АЗОТА”;
• Вносить  в первоначальные макеты газеты “За большую химию” необходимые изменения, утверждать их.⁵

В составе редакции СМИ - редактор, корреспондент, оператор ЭВМ, фотокорреспондент и специалист по связям с общественностью. Редакция ставит целью  информирование трудящихся КОАО “Азот” о реализации планов экономического и социального развития, задачах, направлениях и результатах деятельности предприятия и головной компании. Эта цель реализуется посредством выполнения двух задач: 1) Планирование, подготовка и издание многотиражной газеты предприятия “За большую химию” с периодичностью 2 раза в месяц (15 и последнее число каждого месяца), объёмом не менее 12 полос формата А4;   2) Планирование, подготовка и запись выпусков передач заводского радио “Химик” с периодичностью 2 раза в неделю (выход в эфир вторник и пятница каждой недели) и хронометражем не менее 20 минут.⁶

Редактор редакции СМИ, согласно должностной инструкции обязан:

- разрабатывать планы-макеты номеров газеты;

- распределять материалы  для подготовки между сотрудниками  редакции;

- готовить собственные  материалы;

- выполнять отдельные  поручения, соответствующие профилю  работу в случае производственной  необходимости;

- контролировать все  процессы подготовки номеров газеты;

- принимать непосредственное  участие в выпуске программ  заводского радио “Химик”;

- осуществлять оценку  эффективности процесса, исходя  из критерия своевременности.⁷

Фотокорреспондент готовит  фотоматериалы, согласуя выбор объектов с лицами, предоставляющими информацию.

Оператор ЭВМ осуществляет перенос текстовых и фотоматериалов с первичных материалов, технических  носителей на ПК, осуществляет вёрстку, составляет оригинал-макет номера.

Корреспондент готовит  материалы номера. ⁸

Специалист по связям с общественностью осуществляет имиджевую работу, занимается организацией поздравлений сотрудников со знаменательными событиями, юбилеями (путём рассылки поздравительной корреспонденции, вручения цветов, открыток, сувениров и иной продукции). Также специалист по ПР занимается составлением и обновлением соответствующей базы данных о сотрудниках.⁹

Структуру редакции можно  представить следующим образом:¹⁰

 

 

 

 

Таким образом, редакция СМИ занимается работой основных средств внутриорганизационных коммуникаций – изданием газеты и записью передач  заводского радио “Химик”. Непосредственные коммуникации осуществляются между руководством предприятия и сотрудниками и между сотрудниками непосредственно на рабочих местах, в производственных цехах. Цех представляет из себя микро коллектив предприятия. Рабочие цеха объединены многолетними, как правило, дружескими связями.  Непосредственные коммуникации возникают на плановых собраниях членов цеха, производства, собрании акционеров, при совместном отдыхе и на торжественных мероприятиях в ДК “Азот”. 

Всё коммуникационное взаимодействие внутри компании служит главной цели – построению высокой корпоративной  культуры предприятия, находящей выражение  в отношении и мотивации к  труду, устойчивых моделях поведения, единстве интересов руководства и сотрудников предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3.

ФОРМИРОВАНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ  КУЛЬТУРЫ