Пути повышения совершенствования информационно-управляющей системы

3. Пути повышения совершенствования информационно-управляющей системы

3.1. Виды информационного обеспечения системы управления персоналом

Участие пользователей в проектировании системы. Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы  обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые  в последствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для  их принятия.

Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия  в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет  перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что  привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменения

Процесс обучения пользователей. Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех “ловушек”, которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот. В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой.

Если ИУС использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее  количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты  должны стать частью организации  и проникнуться пониманием того, что  их обязанность - помочь организации  в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и  программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому  все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими  системами, прежде чем на систему  можно будет положиться.

Для внедрения информационных технологий в работу службы управления персоналом необходимо определить набор  программ. Это прежде всего программы для внедрения кадрового делопроизводства, программы для психологического тестирования персонала и обучающие программы. Такие программы позволили бы проводить разносторонний анализ состояния персонала предприятия, предупреждать кризисные ситуации.

История применения компьютерных программ для решения задач кадрового  делопроизводства показывает, что перечень вопросов, решаемых службой кадров, остался неизменным: персональный учёт работников, статистический и оперативный  учёт и отчётность; анализ движения кадров; анализ квалифицируемого состава  кадров; ведение архива. Данный вид программ довольно широко используется в системе управления персоналом, но эти программы в силу их целевого предназначения комплексно не решают проблему работы с кадрами.

Особый интерес представляют программы, которые позволяют проводить не только комплексное обследование работника, но и обеспечить системный подход к кадровой работе в целом. На рынке программ они в основном представлены компьютерными экспертами системы.

Система предназначена для  решения задач централизованного  управления человеческими ресурсами  предприятия, включающих в себя:

- планирование организационной структуры;

-оперативный учёт движения  кадров;

-ведение административного  документооборота;

- учёт труда и расчёт  заработной платы;

-учёт и разнесение   затрат на оплату труда;

-предоставление статистической  отчётности по труду;

-ведение кадрового резерва;

-аттестация и повышение  квалификации работников;

-поиск специалистов на  рынке труда;

-ведение архивов без  ограничения сроков давности  и многое другое.

3.2. Методы повышения эффективности информационно-управляющей системы

ИУС не может считаться  эффективной, если выгоды от ее использования  заметно не превышают затраты  на ее создание. Наилучшая ИУС - это  не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и  наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей  управления при наименьших возможных  затратах. Стоимость эксплуатации ИУС  значительно превосходит затраты  на оплату труда специалистов и стоимость  оборудования обработки данных. В  состав затрат входит время, затраченное  на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время  и расходы, связанные       со сбором, накоплением и обработкой информации. Однако, оценкой экономической эффективности ИУС часто пренебрегают. Количество информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.                      К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др. Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться. Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений. Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения          не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

Следующее требование, предъявляемое  к организации информационного  потока, - это единство информации, поступающей  из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого  принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а  полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и  анализе. Эффективность анализа  может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что  информация должна поступать к аналитику  как можно быстрее. В этом и  состоит сущность еще одного требования к информации – оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование  данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления  или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс  ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость  изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, информационная система должна формироваться и  совершенствоваться с учетом перечисленных  выше требований, что является необходимым  условием повышения расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий: создания самих вычислительных машин; создания для них программного обеспечения; подготовленности среды применения. Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, т.е. значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование, заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей, в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями. Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные; микропроцессоры; средства телекоммуникаций; электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ; средства автоматизированной обработки текстовой информации. ЭВМ используются, прежде всего, для обработки данных и решения расчетных задач.         В современных условиях ЭВМ стали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера. Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию. В начале 80-х годов в крупных промышленных фирмах объем обрабатываемой цифровой информации составлял около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной информации, остальная часть приходилась на текстовую информацию. Обработка текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ.               В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для: разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением; контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства; расчета заработной платы; контроля за поступлением заказов; анализа данных о сбыте продукции; регистрации поступления платежей; ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование  ЭВМ в системе производственного  контроля. Установленные на контрольных  участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно  к существующим стандартам). В современных  условиях получило развитие использование  ЭВМ для автоматического печатания  текста с голоса без использования  машинистки. Такие ЭВМ позволяют  на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации. Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические  средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную  систему информации.

Наиболее эффективной  считается система информации, основанная на одновременном использовании  вычислительной техники и средств  автоматизированной обработки текстовой  информации. Автоматизированные системы  быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и  облегчения пользования ими. Организация  за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый поиск  становится возможным при эффективном  размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную  деятельность фирмы в целом и  ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей  для базы данных тщательно разрабатывается  и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого  всестороннего экономического анализа  результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе  хранения и обновления данных, а  также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности  проведения сравнений и сопоставлений  оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются  на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных. Во многих фирмах созданы базы данных, в которых  хранится информация о кадровом составе  работников, постоянно обновляемая  и максимально подробная, систематизированная  по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом  на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью  штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации. Пользование  банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс  получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного  и точного метода исследований для  решения современных научных  и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных  условиях существенное развитие. Разработкой  программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы  на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной  фирмой, другие - на разработку прикладного  программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой  программного обеспечения занимаются также специалисты государственных  учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов. Комплексная автоматизированная обработка  информации предполагает объединение  в единый комплекс всех технических  средств обработки информации с  использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации. Создание комплексной автоматизированной системы  включает последовательные этапы:

• автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;
• использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;
• интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;
• объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;
• использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Устройства автоматизированной обработки текстовой информации принципиально отличны от ЭВМ, используемых для обработки данных. Это обусловлено  тем, что обработка текста, выраженного  словами, предложениями, параграфами, не может осуществляться с помощью  пакетов прикладных программ. Составление  и редактирование текста может производиться  только человеком, взаимодействующим  с устройством обработки текстовой  информации. Компьютеры используется им только как средство для печати и редактирования текста.

Как и большинство других вспомогательных средств управления, на работу ИУС оказывают влияния  изменения внутренних и внешних  обстоятельств. Любое изменение  в структуре организации обычно означает, что какую-то конкретную информацию нужно будет направлять по другому  адресу. Например, если высшее руководство  принимает шаги к децентрализации  организационной структуры, необходимо модифицировать ИУС таким образом, чтобы снабжать руководителей более  низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована только высшему руководству. Аналогично, если произошло изменение  целей, например, вследствие решения  выпускать новое изделие, нужно  также изменить и модернизировать  ИУС, чтобы она выдавала информацию о новых потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов  поступают новые распоряжения относительно налогообложения, безопасности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т.п., необходимо модернизировать  ИУС с целью сбора, хранения, обработки  и распределения новой необходимой  информации.