Пути повышения совершенствования информационно-управляющей системы

- краткость, четкость  формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей  конкретных управляющих; 

- точность и достоверность,  правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное  хранение и выдача информации в требуемой  форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими  словами необходимо рассмотреть  технологию информационной деятельности.

1.2. Технология информационной деятельности

Информатизация менеджмента  в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это многоаспектный процесс, включающий в себя:

• формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
• организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг; - отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
• внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает  возможности более экономичной  и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и  динамичности, новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала. Об автоматизации деятельности по управлению персоналом в России начали говорить недавно. Если бухгалтерские пакеты созданы давно и активно применяются практически во всех структурах, то над автоматизацией труда кадровых работников задумывались мало, а спрос на такие системы в последнее время значительно вырос. Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

• оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;
• жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;
• настраиваемую систему разработки отчетной документации;
• переход на новые технологии и методы работы;
• улучшение условий труда;
• гибкость управления.

Комплексные системы управления персоналом могут использоваться для  автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, обучения персонала на любом  предприятии.

Что является основой управленческой деятельности? В первую очередь - это  делопроизводство, охватывающее процесс  создания документов и организацию  работы с ними. От того, как организован  документооборот на предприятии, зависит  эффективность работы предприятия  в целом. На качество управления предприятием влияют такие факторы, как оперативность  и качество формирования документов, приема-передачи информации, согласованность  работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов. Таким  образом, автоматизация документооборота необходима для:

• формирования целостной картины происходящего на предприятии;
• слаженной работы всех подразделений;
• улучшения качества обслуживания клиентов;
• эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

 Впервые требования  к работе с документами были  описаны                                М. М. Сперанским в 1811 году. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными. По мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника. И, наконец, когда на смену печатной машинке пришел компьютер, а переписка стала возможной без использования конвертов и почтовых марок, совершенно очевидным стал тот факт, что сегодня при работе с информацией не обойтись без использования новейших информационных технологий: систем в архитектуре клиент-сервер; систем сканирования и распознавания текста; систем управления базами данных; систем поиска документов; Internet/Интернет.

2. Информационно-управляющие системы

2.1. Сущность, цели и задачи информационно-управляющей системы

Информационно-управляющая  система (далее ИУС) определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать  все относящиеся к делу события  внутри организации и вне ее. Общей  целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что  ИУС не является единственной всеобъемлющей  интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в  информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность  создания ее мала. ИУС некой организации  скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для  принятия решений в некоторой  конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области  технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих  систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и  точности обработки данных, которые  дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы  для ее получения задолго до изобретения  компьютеров. Еженедельный отчет о  продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который  готовит ЦРУ для президента США, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы “Америкен Телефон энд Телеграф” - все это примеры применения ИУС.

2.2. Проектирование информационно-управляющих систем и их эффективность в управлении организацией

Не будет преувеличением сказать, что цель ИУС состоит  не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую  она обрабатывает, должна служить  потребностям тех управляющих, которые  ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности  управляющих различны и зависят  от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно  разделить виды управленческой деятельности на три категории.

1. Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.
2. Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.
3. Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и  низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих  высшего звена по стратегическому  планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между  организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего  звена требуется информация из внешних  источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется  также и очень большой точности.

Информация для управленческого  контроля необходима управляющим и  высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего звена нуждаются  в информации о работе основных подразделений  своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте  и, возможно, об изменениях в требованиях  потребителя или в области  технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более  узкие границы и быть более  точной, чем та, что требуется  для стратегического планирования. Она также должна поступать через  более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых  решений здесь меньше.

Информация для целей  оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой  последней. Она должна поступать  почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий  непосредственно на производстве должен точно знать сколько часов  в день работает каждый работник, каков  дневной или недельный объем  выпуска, а также сколько материала  использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям  нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о  торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых  товаров и т.д. Детальная информация о технических условиях на новое  изделие, которая принципиально  важна для управляющего производством, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в  работе и отнимать время.

Должны приниматься во внимание и внешние обстоятельства, в которых работает организация. Подвижность и неопределенность внешней среды определяют, какие  способы выработки информации являются наиболее подходящими.

Можно выделить четыре основных способа выработки информации: самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ. Самонаблюдение - это собственные  источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные  знания. Взаимодействие - это встречи  с одним или несколькими людьми, в течении которых происходит взаимный обмен информацией. Сообщения - это письма, файлы данных и специально организованные исследования. Анализ - это выработка информации путем  использования количественных моделей  и методов принятия решений.

Если подвижность и  неопределенность внешней обстановки минимальны, то многие решения могут  быть запрограммированы и приняты  посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально  увеличить использование обезличенных источников информации, таких как  сообщения и анализ. Однако, так  как многие решения являются нестандартными и неопределенными, то для их принятия нужно использовать больше информации из личных источников, таких как  взаимодействие и самонаблюдение. Трудность  использования таких источников требует от руководства уделять  особое внимание таким поведенческим  факторам, как коллективное мнение, разногласия и неформальные взаимоотношения, которые часто влияют на качество получаемой информации.

2.3. Проектирование информационно-управляющих систем и их эффективность в организации

Процесс проектирования ИУС  можно разделить на пять этапов.

1. Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.
2. Анализ информационных требований. Определяется, как описано выше, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.
3. Агрегирование решений. Решения, для принятия которых требуется одна и та же или значительно перекрывающаяся информация, должны быть сгруппированы в одну задачу управления. Другими словами ИУС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой. Учет опыта решений, принятых одним управляющим или группой, значительным образом “направляет” процесс создания ИУС.
4. Проектирование процесса обработки информации. На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, хранения, передачи и модификации информации. Если предполагается использование компьютера, должны учитываться возможности персонала для обработки данных.
5. Проектирование и контроль за системой контроля. Последний, важнейший этап - это создание и воплощение системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки. Кроме того, было бы необходимо иметь возможность модифицировать ИУС в соответствии с изменениями ситуации. Нужно допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, в том числе значительных. Следовательно, необходимо определить, в чем именно она имеет недостатки, и создать процедуры для их выявления и корректировки системы с целью их устранения. Таким образом, следует проектировать систему так, чтобы она была гибкой и приспособляемой.