Пути повышения совершенствования информационно-управляющей системы

Содержание

Введение…………………………………………………………………………….3

1. Теоретические основы  информационного обеспечения управления  организацией:

1.1. Сущность, значение, цели  и особенности информационного  обеспечения.5

1.2. Технология информационной  деятельности……………………………….12

2. Информационно- управляющие  системы:

2.1. Сущность, цели и задачи  информационно-управляющей системы………14

2.2. Проектирование информационно-управляющих  систем и их эффективность  в организации…………………………………………………………..15

3. Пути повышения совершенствования  информационно-управляющей системы:

3.1. Виды информационного  обеспечения системы управления  персоналом...19

3.2. Методы повышения эффективности  информационно-управляющей системы…………………………………………………………………………………...21

Заключение………………………………………………………………………...28

Список использованной литературы…………………………………………….30

 

 Введение

Роль информационного  обеспечения за последнее десятилетие  во много раз возросло. В современных  условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало  информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  организации требуется целесообразная система информационного обеспечения, реально отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Передача информации о положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств  связи. Использование автоматизированных систем для повышения эффективности  информационно-управляющей системы, безусловно, наилучший (если не единственно  возможный) путь. Требования, предъявляемые  к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности  и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать  бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам  предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться  только на интуицию, на свой жизненный  и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся  информацию, помогающую решать возникающие  вопросы.

Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний  день, так как хорошее информационное обеспечение это залог успеха и конкурентоспособности фирмы. Так же оно порой выступает  как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Цель данной курсовой работы становление качественного информационного  обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием.

Реализация цели моей курсовой работы неразделимо связана с  решением ряда приоритетных задач. К  задачам я бы отнесла:

• Определение сущности, цели, значения и особенности информационного обеспечения
• Изучение технологии информационной деятельности
• Выявление сущности, цели и задач информационно-управляющей системы
• Изучение проектирования информационно-управляющих систем
• Определение видов информационного обеспечения системы управления персоналом
• Раскрытие методов повышения эффективности информационно-управляющей системы.

Информация выступает  сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование  последних в значительной степени  зависит именно от состояния и  использования информации. В отличие  от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

 

1. Теоретические  основы информационного обеспечения  управления организацией

1.1. Сущность, значение, цели и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения  эффективности производства в любой  отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов  управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего  развития информатики, занимающейся изучением  законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических  средств. Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано  с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула  информацию в качестве важнейшего фактора  производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное  условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка  успешной организации самого процесса производства. От совершенствования  информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия  расходов за счёт снижения: фонда заработной платы,  коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, расходов на оформление договоров, расходов на перераспределение сырья;

2) Устранение возможных  расходов в будущем: избежание  будущего роста численности персонала,  уменьшение требований к обработке  данных, снижение стоимости обслуживания;

3) Возможные нематериальные  выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение  и ускорение обслуживания, новые  производственные мощности, более  уверенные решения, улучшение  контроля, уменьшение просроченных  платежей, полное использование  программного обеспечения.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information разъяснение, осведомление, изложение. Процесс передачи и получения  информации даже в одном направлении  проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и  искажение. Кроме того, информация может  преобразовываться в зависимости  от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым  наоборот она конкретизируется. Главное  в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных  допустимых искажениях. От этого в  первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как  следствие увеличивается прибыль  организации.                    В процессе управления постоянно  происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых  к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли  фирмы в прошлом квартале или  указание руководителя (рис. 1).

Из рисунка видно, что  на эффективность принимаемых решений  по управлению влияет множество показателей:

• Качество, достоверность и оперативность получения информации;
• Знания, опыт, личные качества руководителя;
• Квалификационный состав подчинённых;
• Ситуация на рынке.

 

Рис. 1. Система управления объектом

 где, I_вх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть;

I_ос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления;

I_у – управляющая информация в результате сравнения;

U – воздействие исполнительного  органа на объект управления;

V – отклонение состояния  объекта управления под воздействием  внешней среды.

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную  информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных  методов и технических средств. Сейчас это объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать  на возникающие в динамично развивающейся  обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и  точной информацией,        но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно  воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия  информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого  процесса. Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера  о процессах или явлениях в  их взаимосвязи. Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают  неопределенность интересующих менеджера  событий. Информация в управлении –  сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа  конкретной ситуации, дающая возможность  комплексной оценки причин ее возникновения  и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых  реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его  выполнением. Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к  руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности  управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую  и другую информацию. Все источники  данных делятся на:

1. плановые, к ним относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
2. учетные – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация. Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования. Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей. Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований. С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, различных накопителях информации и т.п.;
3. внеучетные, к ним относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
• Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
• Хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
• Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
• Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
• Техническая и технологическая документация.
• Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
• Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту  исследования информация бывает внутренней и внешней.

Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и  т.д.

Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных  изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы  и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую  для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К  источникам регулярной информации относятся  плановые и учетные данные. Эпизодическая  информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте. Регулярная информация в свою очередь  классифицируется на постоянную, сохраняющую  свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета  и др.), условно-постоянную, сохраняющую  свое значение в течение определенного  периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую  частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести  к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки  и преобразований (отчетность, конъюнктурные  обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным  и первостепенным фактором нормального  функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение  оперативности и достоверности  сведений. Для многих фирм внутрифирменная  система информации решает задачи организации  технологического процесса и носит  производственный характер.         Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов. Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений. Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: