Медицинское и фармацевтическое товароведение

 

 

 

1.3. Методика проведения АВС- и XYZ-анализа потребления лекарственных средств

Организация лекарственного обеспечения отдельных категорий граждан необходимыми лекарственными средствами подразумевает проведение рациональной и эффективной фармакотерапии, что невозможно без качественного определения потребности, формирования заявок на лекарственные средства, без создания определенного запаса лекарственных средств [1].

Процесс оценки количества заявляемых единиц товара, в нашем случае лекарственных средств, по каждому наименованию с позиции управления товарными запасами, при составлении заявок и выработке условий поставки лекарственных средств, возможен посредством проведения ABC - и XYZ- анализа [5].

Сочетание эффективных методов ABC - и XYZ анализа дает возможность привести заявляемый ассортимент ЛС в соответствие с требованиями рациональной фармакотерапии и обеспечить первоочередное финансирование жизненно важных и необходимых ЛС, повысить эффективность использования финансовых ресурсов учреждения, сформировать заявку на аукцион, учитывающую назначение ЛС, вид товарного запаса и способы его формирования [6].

Управление товарными запасами лекарственных средств

Под запасом понимается любой ресурс, который используется для того, чтобы удовлетворить текущую или перспективную потребность. Вопрос планирования потребности и управления товарными запасами связаны самым тесным образом.

Функции управления запасами:

1. Главная - это накопление товара  и его распределение. В нашем случае под товаром понимаются ЛС.

2. Достаточности запасов для  своевременного удовлетворения  спроса.

В данном случае важен так называемый "уровень обслуживания", под которым понимается процент от общего объема имеющихся запасов, который удовлетворен из имеющихся материальных запасов без дополнительного заказа [8].

При этом необходимо понимать, что накопление достаточного количества ЛС для удовлетворения спроса позволит, с одной стороны, своевременно обеспечить пациента, избежать простоев, вызванных нехваткой запасов ЛС, а с другой - поставщику (дистрибьютору) избежать потерь, вызванных нехваткой товара ЛС.

3. Функция управления затратами  с помощью использования дисконта.

Для исполнения вышеназванных функций необходимо - вести четкий учет текущего уровня товарных запасов. Хорошая политика запасов ничего не стоит, если служба управления запасами не знает, какими запасами она владеет. Даже, если организация предпринимает существенные усилия по созданию автоматизированных систем точных записей движения запасов, эти записи должны подтверждаться инвентаризацией. Такие инвентаризации называют циклами расчета [12].

Особенно это важно, когда товар (в нашем случае - это ЛС) рассредоточен в пространстве (склады, аптеки, аптечные пункты). Поэтому необходимо определение величины гарантированного запаса для обеспечения снабжения на случай непредвиденных обстоятельств и определение интервала заказа.

Анализ товарных запасов

Другой серьезной составляющей процесса управления запасами является анализ товарного запаса. Один из наиболее известных методов его проведения - ABC-анализ. Идея ABC-анализа строится на основе принципа Парето, который формируется следующим образом:

«За большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин», то есть принцип указывает на то, что есть критическое меньшинство и тривиальное большинство. В настоящее время принцип широко известен, как «правило 20 на 80» - это когда 20% наименований дают 80% товарооборота, при этом идея состоит в том, чтобы сконцентрировать ресурсы на критическом меньшинстве [14].

ABC-анализ - классификация запасов, измеряемых в единицах.

ABC-анализ подразделяет запасы  на три классификационные группы  на основе их годовой стоимости (см. Рис.2):

Класс A - приходится на высокий годовой объем. Эти единицы могут представить только 20% общего объема единиц запаса, но они представляют 70-80% от общей стоимости запасов.

Класс B - это запас единиц, на которые приходится средняя величина годового объема. Эти наименования могут представлять до 30% от общего числа наименований и 15-20% общего объема в суммовом выражении.

Остальные запасы с низким объемом затрат по сумме на год образуют класс С. Они представляют 5% от годового объема затрат [5].

Рис. 2. Классификационные группы лекарственных средств, подразделяемые ABC-анализом

 

Определяя годовой объем в денежном эквиваленте для ABC-анализа, мы измеряем годовой спрос каждой единицы наименований запаса и умножаем его на цену единицы.

За ABC-анализом следует анализ XYZ. ABC-анализ базируется на классификации товарооборота и товарных запасов, измеряемых в единицах реализации или запаса, а их классификация по структуре потребления (XYZ-анализ). ABC-анализ - это один из вариантов математико-статистических методов анализа, используемый для исследования частоты определенных экономических явлений и факторов [6].

Основная идея XYZ-анализа - это группирование объектов по однородности анализируемых параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов анализа можно выбрать товар, товарную группу, поставщика и т.п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по реализации (продажам товара или по реальной отгрузке со склада). При проведении анализа очень важно правильно определить периодичность данных, которые анализируются [18].

Можно проводить анализ по ежедневной отгрузке товара со склада, но в случае, если большая часть товара отгружается не каждый день, а поставки осуществляются один раз в квартал, результат может быть недостаточно показательным. Практика показывает, что периодичность данных должна превышать периодичность поставок, принятую для большей части товара.

Таким образом, основная идея XYZ-анализа - группировка объектов по степени однородности исследуемого показателя, то есть по коэффициенту вариации [15,18].

Формула для расчета коэффициента вариации:

 

(1),

    где:

    V - среднее квадратное  отклонение,

    xi - значение i-периода,

    X - среднее значение за n периодов,

    n - число периодов.

Группирование товара по величине коэффициентов вариации:

- в группу X попадают товары с  коэффициентом вариации менее 10%;

- в группу Y - товары с коэффициентом  вариации от 10 до 25%;

- в группу Z - товары с коэффициентом  вариации 25%.

Представленные границы групп является рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда все товары попадают в одну группу Z [5].

ABC-анализ позволяет сделать  первый эффективный шаг в оптимизации  товарного запаса.

Таким образом, использование сочетания XYZ-анализа потребления ЛС в учреждениях здравоохранения и ABC -анализа ассортимента позволяет уйти от чисто количественных показателей и подойти к формированию товарного запаса ЛС в ЛПУ с точки зрения его функционального назначения в целях обеспечения качественной фармакотерапии.

Преимуществами совмещенного анализа являются:

- повышение эффективности системы управления товарными ресурсами;

- повышение доли высокоприбыльных  товаров без нарушения принципов  ассортиментной политики;

- выявление ключевых товаров (ЛС) и причины, влияющие на количество  товаров, хранящихся на складе;

- перераспределение усилий персонала в зависимости от квалификации и опыта и др. [6].

Методические подходы к формированию системы управления запасами лекарственных средств, прогнозированию потребности в ЛС

В аптеках и на складах, выполняющих функции отпуска ЛС по льготным рецептам, должны быть созданы определенные запасы ЛС, так как спрос на них обусловлен значительными колебаниями, связанными с неравномерностью врачебных назначений, возможными задержками доставки, финансирования и т.п.

В связи с этим управление запасами ЛС является достаточно сложным видом деятельности по формированию определенного объема ЛС, который необходим для организации бесперебойного отпуска ЛС по льготным рецептам при минимальных затратах [12].

В данном случае объектом управления является материальный поток, представляющий собой процесс товародвижения ЛС от производителя до конечного потребителя в соответствии с назначениями врача.

Данный процесс и аналогичные ему подчиняются правилам логистики.

В решении проблемы эффективного управления запасами первостепенной задачей является прогнозирование потребности в ЛС, составление заявок на ЛС [14,15,18].

С учетом того, что потребность - это конкретная форма удовлетворения нужд потребителей, обусловленная их индивидуальными особенностями.

В тоже время, заявка - это заблаговременно заявленное в устной или письменной форме выраженное намерение, желание приобрести, получить необходимые товары и услуги.

Таким образом, потребность и заявка - это понятия, отличающиеся друг от друга, и не последнюю роль в этом отличии играет финансовая обеспеченность потребности.

Особенность составления заявок на ЛС и организация их закупок в учреждениях здравоохранения заключается в особых свойствах ЛС как товара, который непосредственно влияет на качество медицинской помощи в целом. Кроме того, спрос на ЛС в аптечных учреждениях по отдельным ассортиментным позициям зависит от совершенно разных фактов, поэтому применение единой методики для всего процесса составления заявок не представляется возможным. В свою очередь именно спрос влияет на формирование товарного запаса ЛС в учреждениях здравоохранения и определяет организационные механизмы реализации заявок [14].

При прогнозировании потребности в ЛС учитываются:

- история и объемы реализации  предыдущих периодов по каждой позиции ЛС;

- данные об остатках ЛС в  аптеках и на складах;

- данные об остаточных сроках  годности ЛС, находящихся в остатках;

- данные о количестве пациентов  с определенной нозологией заболеваемости;

- уровень, динамика и структура  заболеваемости;

- фармакоэкономика конкретных ЛС и другие факторы.

Платежеспособная потребность в ЛС - это потребность, подкрепленная финансовыми возможностями потребителя (в частности, бюджетными возможностями по возмещению стоимости ЛС, предназначенных льготным категориям населения), формирующая фактический спрос.

В целях определения (прогнозировании) потребности, (а фактически спроса) на необходимые ЛС рекомендуем учитывать особенности потребления отдельных групп лекарственных препаратов, которые с целью поиска более эффективных методов формирования потребности в лекарственных средствах для обеспечения отдельных категорий граждан, подразделяли на следующие группы:

- препараты с нормируемым потреблением (наркотические средства, этиловый  спирт);

- препараты специфического действия (для лечения туберкулеза, диабета, новообразований и т.п.);

- препараты широкого спектра  действия (антибиотики, сульфаниламиды, витамины) [15,18].

Прогнозирование потребности в ЛС, потребление которых в лечебной практике нормируется, осуществляется с учетом данных о фактическом расходе при строгом соблюдении правил назначения, прописывания и отпуска ЛС.

Потребление лекарственных средств специфического назначения зависит от статистики, структуры и динамики заболеваемости существующего уровня лечебной помощи по конкретной нозологии и, соответственно, эти данные учитываются при формировании потребности в специфических препаратах.

При определении потребности учитываются также утвержденные Минздравсоцразвития России стандарты медицинской помощи больным с определенной нозологией.

Одновременно рекомендуется:

- согласовывать расчеты в потребности  на специфические ЛС с главными  внештатными специалистами;

- проводить сопоставления расчетной  потребности с данными реального  расхода.

Основным средством правильного обоснования потребности в лекарственных средствах широкого спектра на планируемый период является использование информации об объемах, структуре и динамике фактического потребления ЛС в предыдущие периоды, для чего можно использовать данные по персонифицированному отпуску [17].

Процесс формирования заявки должен представлять собой четко обработанную и выстроенную систему, включающую в себя:

- формирование заявки на уровне  врачей первичного звена лечебно-профилактических  учреждений, обобщение ее на уровне  ЛПУ и передачу в органы управления здравоохранения;

- формирование заявки в рамках  высокозатратных нозологий производится  на основании данных регистров  пациентов.

При формировании потребности очень важна, как связь в направлении от врача до органа управления здравоохранения, так и обратная связь от органа управления здравоохранения до врача, и связано это с тем, что врач или ЛПУ знает, что заявлено ими, и как финансировалась их заявка они должны узнать после ее обработки в органах управления здравоохранения, а руководством ЛПУ заявка должна быть доведена до каждого врача [19,20].

 

 

Глава 2. Оценка потребления лекарственных препаратов для лечения микозов с помощью АВС- и ХYZ-анализа на базе аптеки ООО «Аюрведа» Белгородская область, п.Октябрьский