Закупочная деятельность

Специалисты службы закупок  предприятия отвечают за закупку  продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения  предприятия, которым требуется  продукция.

Внутри самого отдела закупок  функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В  небольшой компании, где отдел  закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций  не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным  направлениям.

Организация процесса закупок  имеет определенные этапы:

1. Определение потребности  в материальных ресурсах.

2. Определение нужных  характеристик и количества товаров  и услуг. 

3. Анализ и определение  возможных источников снабжения. 

4. Определение цены и  условий закупок. 

5. Подготовка и размещение  заказа на закупку. 

6. Контроль выполнения  заказа и/или экспедирование.

7. Получение и проверка  товаров. 

8. Обработка счета и  оплата.

9. Учет поступлений материальных  ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности  компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую  информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения  избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь  точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок  и включает поиск источников снабжения  и оценку возможности своевременной  поставки и предоставления необходимых  услуг до и после продажи. Среди  основных сведений, которые могут  храниться как в электронном  виде, так и в книгах учета, в  отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказа на закупку  включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу  товара или поставка товара на оснований  общего заказа. Важным требованием  любой формы заказа на закупку  должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий 

После того, как заказ  на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход  его выполнения и ускорить выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование  материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах  и включает номер заказа, стоимость  изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в  себя ведение файлов документов, которые  относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на  закупку, в котором ведется  учет всех заказов по номерам  и отображается статус каждого  заказа – выполнен или не выполнен.

2. Реестр заказов на  закупку, содержащий копии всех  заказов на закупку. 

3 Реестр предприятия, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

4. Реестр с историей  поставщика, отображающий все закупки. 

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам  материальных ресурсов, является договор  поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик  обязуется  сформировать и направить соответствующий  материальный поток, а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее  потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность  всего процесса логистики, так как  заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения  по логистическим цепям.

 

Значимым элементом микрологистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Управление материальными потоками на данном этапе  имеет известную специфику, что  объясняет необходимость выделения  закупочной логистики в отдельный  раздел изучаемой дисциплины.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем  составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов  труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так  как служба снабжения одновременно является:

— элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

— элементом микрологистической системы, то есть одним из подразделений  предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;

— самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и  самостоятельные цели.

В соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения  предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения.

Для обеспечения предприятия  предметами труда необходимо решить задачи:

— что закупить;

— сколько закупить;

— у кого закупить;

— на каких условиях закупить.

 

Кроме этого, необходимо выполнить работы:

 

— заключить договор;

 

— проконтролировать исполнение договора;

 

— организовать доставку;

 

— организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить - задачи сложные по своей  природе. В Белоруссии их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

Составленный перечень потенциальных  поставщиков анализируется на основании  специальных критериев, позволяющих  осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может  составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и  качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

Закупаемые товары, сырье  и комплектующие изделия, как  правило, неравнозначны с точки  зрения целей производственного  или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся  регулярно, может привести к остановке производственного процесса. Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с  точки зрения производственного  или торгового процесса, то при  выборе их поставщика главным критерием  будут служить затраты на приобретение и доставку.

Вступая в хозяйственную  связь с неизвестным поставщиком, предприятие подвергается определенному  риску. В случае несостоятельности  или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков  наталкивается, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия  находят различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков, например, западные фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, готовящих справки о поставщиках в том числе и с использованием неформальных каналов. Эти справки могут содержать следующую информацию о финансовом состоянии поставщика:

— отношение ликвидности  поставщика к сумме долговых обязательств;

— отношение объема продаж к дебиторской задолженности;

— отношение чистой прибыли  к объему продаж;

— движение денежной наличности;

— оборачиваемость запасов  и др.

Отечественные предприятия  при выборе поставщика в настоящее  время в основном полагаются на собственную  информацию. При этом на предприятии, имеющем много поставщиков, может  быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Формируя доверия поставщиков, Вы приносите фирме прибыль!

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данной работе приведен такой  метод планирования запасов, как MRP (Material Requirement Planning - Планирование материальных потребностей). Компьютерная методология, используемая в управлении производством, для планирования производства и  запасов.

Белорусским предприятиям метод расчета MRP знаком достаточно давно. Однако это не мешает большинству из них не использовать его. Одной из причин является отсутствие на наших предприятиях интегрированных компьютерных систем управления. На многих российских предприятиях, особенно в машиностроительной отрасли, существуют разработанные собственными силами компьютерные системы, позволяющие проводить изделия с определением брутто-потребностей в материалах и деталях, что соответствует первому шагу алгоритма расчета MRP, описанному выше. Но на этом все действия и заключаются, поскольку получить в разумные сроки остальную информацию (запасы на складах, ожидаемые приходы и расходы) без интегрированной системы практически невозможно.

Тем не менее, несмотря на зависимость  точности расчета потребностей от точности вводимой информации, метод MRP II может  использоваться нашими предприятиями. Это абсолютно реально даже в  более чем несовершенной экономической  среде существующего российского  бизнеса. Неточность прогнозов или  хаотичность спроса на продукцию  возможно "покрыть" страховым  запасом. Аналогичное решение применимо  также и к внутренним "неидеальностям" предприятия (неточность учета запасов, неточность в определении времени  доставки сырья и т.п.). В расчет могут быть включены факторы, которые  учтут это (например, упомянутое выше увеличение запасов материалов). Но даже с учетом этих факторов, и даже в несовершенной среде, использование  системы планирования MRP II позволит значительно сократить запасы за счет более тщательного контроля и расчета необходимого уровня, а  так же улучшить оперативность и  надежность системы планирования в  целом.

Такие системы позволяют  устанавливать взаимосвязь между различными функциональными направлениями в компании, хранить большие объемы информации, обеспечивать к ней оперативный доступ, подавать информацию в необходимом для принятия решений виде и т. д., но вместе с тем их внедрение требует значительных финансовых вложений.

В данной работе приведен такой  метод планирования запасов, как MRP (Планирование материальных потребностей). Компьютерная методология, используемая в управлении производством, для  планирования производства и запасов.

Будущее за полной автоматизацией хранения и получения информации и максимально возможной автоматизацией принятия решений на основании этой информации. Степень автоматизации принятия решений зависит от многих факторов, например, таких как технические и финансовые возможности компании, стабильность рынка, специфика деятельности компании и пр. На сегодняшний день наиболее эффективно комплексные задачи финансового учета и планирования могут быть решены при помощи внедрения в компании систем MRP - класса.

Такие системы позволяют  устанавливать взаимосвязь между различными функциональными направлениями в компании, хранить большие объемы информации, обеспечивать к ней оперативный доступ, подавать информацию в необходимом для принятия решений виде и т. д., но вместе с тем их внедрение требует значительных финансовых вложений.

Таким образом, можно сделать  вывод, что планирование материальных потоков и производственных мощностей  позволяет поднять всю систему  планирования на новый уровень, так  как она позволяет определить финансовые результаты сформированного  производственного плана довольно точно. Значительное сокращение издержек и улучшение процесса производства свидетельствует о высокой эффективности  применения данной системы и делает ее популярной среди современных  производителей.