Стандартизация грузовой и транспортно-экспедиторской документации

 

 

Раздел II. Стандартизация грузовой и транспортно-экспедиторской документации, совершенствование техники её изготовления методом однократной записи

 

 

 Документация и документооборот.  В настоящее время в Украине  большое внимание уделяется научной  организации труда как одному  из 113 важных направлений научно-технического  прогресса. В области внешней  торговли и транспортно-экспедиционного  об­служивания внешнеторгового грузооборота огромное значение приобретает разработка единых систем классификации и кодирования экономической информации, а также стандартизации документов, которыми оформляют торговые и транспортно-экспедиционные операции.

 

 Стандартизация документов (товарных, транспортных, расчетных), связанных  с внешнеторговыми сделками, началась  в 1980 г. Для этой цели в  Комитете но развитию торговли Экономической комиссии для Европы была создана Рабочая группа из представителей более 20 европейских стран, в том числе Украины, Болгарии, Венгрии, Польши, Чехословакии, Румынии. Этой Рабочей группой был подготовлен образец (“Исходная схема бланка ЕЭК”), который принят как база для разработки стандартных документов. В частности, схема этого бланка была положена в основу проектирования стандартного коносамента “Модель Б”, рекомендованного Международной палатой судоходства в 1962 г.

 

 Вопрос о стандартизации  документов по экспортно-импортным  операциям рассматривался Постоянной  комиссией СЭВ по внешней торговле  в 1965 г. в Праге и на совещании  экспертов стран-членов СЭВ. Было  признано целесообразным провести унификацию ряда документов и в первую очередь - по экспортным операциям. На совещании был согласован проект формуляра-образца (часто называемого “пражским”), который является моделью для построения форм бланков различных документов.

 

 Этой моделью предусматривается  для всей системы документации  такое размещение реквизитов (данных), при котором одиночные данные  всегда должны быть на одном  и том же месте и занимать  одинаковую площадь на лицевой  стороне бланков различных документов (товарных, экспедиторских и транспортных). Такой принцип стандартного построения  всей серии документов дает  возможность широко применять  механизацию их изготовления так называемым методом однократной записи.

 

 Сущность этого метода  заключается в изготовлении на  пишущей машинке матрицы с  максимумом данных, повторяющихся  в комплекте документов, которыми  оформляют данную экспортную  операцию, с последующим перенесением  этих данных с матрицы на  бланки других необходимых стандартизованных  документов (поручение на отгрузку, спецификацию, коносамент) при помощи  аппаратов множительной техники.

 

 В процессе изготовления  с матрицы того или иного  документа из нее исключают  сведения, ненужные для данного  документа. Это достигается при  помощи системы трафаретов (из  сульфитной бумаги, пластмассы или  тонкой алюминиевой фольги), которыми  закрывают на матрице все ненужные данные. Для изготовления документов методом однократной записи наиболее эффективно применение множительного аппарата “Ренк-Ксерокс”.

 

 Изготовление комплектов  стандартных документов методом  однократной записи значительно  экономит время, облегчает труд  и снижает расходы. Этот метод имеет ряд и других преимуществ: вся серия документов изготовляется с одной матрицы, и потому не требуется их проверка; исключается возможность ошибок, которые почти не устранимы при печать при нескольких “закладках” на обыкновенных пишущих манишках, все необходимые документы подготавливаются своевременно до отхода СУДОВ, что исключает их непроизводительные простои в ожидании оформления документов.

 

 В некоторых социалистических  странах накоплен значительный  опыт стандартизации транспортных  документов и изготовления их  методом однократной записи. В  частности, в Польше стандартная  документация для экспортных  операций впервые была применена  в 1961 г. на предприятиях морской  экспедиции “Ц. Хартвиг” в портах Гдыня, Гданьск и Щецин. Весь комплект стандартных документов здесь изготовляется при помощи спиртового ротатора “Банда”.

 

 В Украине непрерывный  рост объемов перевозок грузов, массовость их отправок создали  предпосылки для унификации грузовой  документации и механизации труда  по се составлению и размножению.  Это можно проиллюстрировать  следующим примером. На судне,  перевозящем генеральные грузы,  количество коносаментных партий  этих грузов может достигать  400 и более. На каждую партию  груза требуется оформить до 12 коносаментов (в некоторых случаях  и больше), Следовательно, общее  количество экземпляров коносаментов, которые должны быть выписаны  до отхода судна, может составлять 4800 и более. Подготовка такого  большого количества коносаментов  печатанием на обыкновенных пишущих  машинках требует огромных затрат  труда, средств и времени и  приводит иногда к задержке  судов. Кроме того, при заполнении  бланков коносаментов могут быть  допущены ошибки, поскольку печатают  их в несколько приемов (“закладок”), и оттиски на многих экземплярах  получаются нечеткими, что затрудняет  пользование ими.

 

 Министерство морского  флота в 1966 г. приняло решение  о проведении в Ленинградском  морском порту опытного механизированного  изготовления документов на экспортные  грузы методом однократной записи, а затем этот опыт в дальнейшем  был распространен на все основные  порты ММФ, обрабатывающие экспортные  грузы.

 

 Существующая документация  по импортным грузам (отгрузочные  извещения, накладные), в свою  очередь, не исключает возможности  использования метода однократной  записи при ее оформлении. При этом следует иметь в виду, что вместо прежней проформы коносамента КИ-61 в 1975 г. были введены в действие новые, утвержденные ММФ специализированные коносаменты для оформления перевозок грузов на судах рейсового (трампового) плавания - форма КЭ-2.4.Т и на судах линейного плавания - форма КЭ-2.4.Л, что также способствует применению указанного метода изготовления транспортных документов по экспортным грузам.

 

 В 1975 г. Министерство морского флота утвердило новые правила оформления грузовых документов при перевозках грузов морским транспортом в каботажном (межпортовое и прямое смешанное железнодорожно-водное сообщения) и в заграничном плавании (экспорт, импорт). Раздел 3 этих Правил заменил собой ранее действовавшую Инструкцию о порядке оформления экспортных грузов в портах ММФ. Эти правила учитывают систему оформления документации транспортно-экспедиционных операций методом однократной записи.

 

 Документы на прием  экспортных грузов. Экспортные грузы  принимаются морским портом по  накладной (железной дороги), товарно-транспортной  накладной (автомобильного транспорта), коносаменту (морского флота в  каботаже), коносаменту или судовой  накладной (речного флота).

 

 ТЭК порта раскредитовывает прибывшие на станцию железной дороги документы на экспортные грузы и получает от нее накладную и приложения к ней (сертификаты, техническая документация, товарные спецификации).

 

 Железнодорожный филиал  диспетчерской порта оформляет  по приведенной ниже форме  КЭ-1,1 карточку учета экспортного  груза в пяти экземплярах, два  из которых служат извещением  экспортеру (его агенту) о прибытии  экспортного груза. При предъявлении  железнодорожной станцией порту  накладных на прибывший груз  заполняют графы заголовки и  раздел “Числится по документам”.  Карточку заполняют на ингушей  машинке, тщательно, без помарок; 4 экземпляра ее направляют на  склад, один остается в филиале .

 

 Склад при приеме  груза проверяет соответствие  наименования, маркировки, количества, состояния груза данным, указанным  в транспортном документе, заполняет  графы “Число мест” и “Масса, объем” раздела “Фактически  принято”, подписывает карточку  учета экспортного груза и  направляет в ТЭК три экземпляра, один остается на складе как  первичный учетный документ.

 

 При расхождении фактического состояния и количества груза по сравнению с объявленными перевозочных документах сменный помощник заведующего складом и приемосдатчик железнодорожной станции оформляют справку (рапорт) на составление коммерческого акта в двух экземплярах, один из которых предназначен для порта, другой - для железной дороги. Коммерческие акты и акты общей формы составляют по правилам, действующим на каждом виде транспорта.

 

 ТЭК, проверив правильность  составления карточки учета экспортного  груза и получив, если это  необходимо, на железнодорожной  станции коммерческий акт, подбирает  документы: железнодорожную накладную,  два экземпляра карточки учета  экспортного груза, приложения  к 11 акт., коммерческий акт - и  направляет их в местную контору В/О “Укрвнештранс”. В ТЭК остается один экземпляр карточки учета экспортного груза.

 

 Документы на грузы,  доставленные в порт речным  или автомобильным транспортом,  представляются в ТЭК порта  и оформляются так же, на бланках  тех же документов, что и при  приеме грузов от железной  дороги.

 

 Документы на отправку  экспортных грузов. Порт отгружает  экспортные грузы на определенное  судно по поручению местной  конторы В/О “Укрвнештранс”. Комплект документов состоит из представленных местной конторой В/О “Укрвнештранс” поручения на отгрузку экспортных грузов и грузового списка, оформленного ТЭК коносамента с приложениями и манифеста, а также люковой записки и исполнительного грузового плана.

 

 Поручение на отгрузку  экспортных товаров по форме  КЭ-2,1 с .приложениями представляется, местной конторой В/О “Укрвнештранс” в ТЭК за 48 ч до начала погрузки судна. При хранении грузов на нескольких складах представляется дополнительно по одному экземпляру поручения для каждого склада. Четыре экземпляра поручения, представленные в ТЭК, используются как погрузочные ордера. Два из них направляют складу как основание для выпуска груза. После отгрузки партии груза один экземпляр со склада возвращают в ТЭК Для списания груза с карточек учета КЭ-1,1 В Ильичевском порту складу направляют один экземпляр поручения, который остается на складе, а для списания с учета отгруженных грузов склад направляет в ТЭК перечень отгруженных грузов с указанием номеров поручений “Укрвнештранс”, один экземпляр остается в ТЭК и хранится в пароходном деле.

 

 Коносамент по форме  КЭ-2,4.Т или КЭ-2,4.Л оформляют  на основании штурманской расписки  в коносаментной группе ТЭК  в числе экземпляров, указанных  в поручении. Экземпляры коносамента  распределяют, как указано в поручении  на отгрузку экспортных грузов, и по указаниям перевозчика.  Один экземпляр остается в  ТЭК. Приложения к коносаменту  представляются ТЭКу местной  конторой В/О “Укрвнештранс” в соответствии с действующими правилами одновременно с поручением на отгрузку экспортных грузов. ТЭК прилагает к коносаменту все представленные конторой В/О “Укрвнештранс” документы и делает в нем соответствующие отметки.), остальные три экземпляра направляют стивидору для приема грузов от склада и организации их погрузки. Один экземпляр вручают администрации судна, а один с распиской штурмана в приеме грузов направляют в коносаментную группу ТЭК для оформления коносамента и манифеста.

 

 Грузовой список по  установленной форме представляется  в ТЭК одновременно с поручениями  конторой В/О “Укрвнештранс” в трех экземплярах. Один экземпляр служит для составления предварительного грузового плана, один направляется в погрузочно-разгрузочный район для организации погрузки, один вручается администрации судна. Поручения в грузовом списке группируются по всесоюзным объединениям - экспортерам с записью итогов по объединениям и списку в целом.

 

 Составленный на основании  грузового списка и поручения  предварительный грузовой план  представляется капитану судна  на утверждение. Грузовой план  по одному экземпляру передают  администрации судна, погрузочному  району, в диспетчерскую порта,  в контору В/О “Укрвнештранс”, один экземпляр остается в ТЭК. По окончании погрузки судна порт составляет исполнительный грузовой план для порта назначения, судна, местной конторы В/О

 

 По генеральному соглашению  предусмотрено 4 экземпляра поручения,  по в практике работы портов  возможны вариации числа экземпляров:  например, в Ильичевском порту  принято 5 экземпляров, в Одесском - 6 - 7..

 

 Манифест по установленной  форме составляется ТЭК на  основании коносаментов в числе  экземпляров, оговоренном в транспортном  поручении. Манифест вручают администрации  судна, таможне и местной конторе В/О “Укрвнештранс”, один экземпляр остается в ТЭК. Люковую записку составляют также в необходимом числе экземпляров.

 

 Документы на прием  импортных грузов. Раздел 4 новых  правил оформления грузовых документов  заменил собой действовавшую  ранее (до 1975 г.) Краткую инструкцию  по первичной документации и  учету импортных грузов в портах  ММФ.

 

 Импортные грузы порт  принимает по коносаментам и  манифестам. Люковые записки и  грузовой план являются при  этом вспомогательными технологическими  документами. В необходимых случаях  следует пользоваться также документами,  приложенными отправителем к  коносаменту.

 

 Тальманская расписка по форме КЭ-3.1 - это первичный учетный документ приема и сдачи грузов судном и портом, на котором тальманы ведут запись количества грузов за обоюдными подписями. По окончании смены или работы на судне тальман порта сдает заполненный (с подведенными по коносаментам за рабочую смену итогами) экземпляр тальманской расписки складу.

 

 Путевой лист по установленной форме (КЭ-10) служит для оформления перевозок груза внутри порта и выписывается сдающей стороной (тальманом у борта судна - при перевозке грузов от борта судна к удаленному складу) в трех экземплярах на каждый рейс автомобиля; из них два экземпляра вручают под расписку лицу, сопровождающему груз, один экземпляр остается у сдающей стороны. Принимающая сторона после сверки оформленного количества груза с фактически доставленным подписывает оба экземпляра путевого листа; лицо, сопровождающее груз, возвращает один из них сдавшей стороне.