Отчет по практике в ООО "ЭТК-ЭКСИ"

 

2.2  Логистика организации и технологии торговли

 

Помимо производства электротехнического оборудования компания «ЭТК-ЭКСИ» также занимается розничной и оптовой продажей электротоваров и электрооборудования.

Склад компании находиться в том же здании что и  офис, что позволяет клиенту при оплате счета сразу получить.

 

Офис предприятия разделен на несколько зон:

• зона выставочного зала
• зона магазина
• зона склада
• зона кабинетов

Рассмотрим поподробнее  все зоны. Зона выставочного зала представляет собой помещение примерно площадью 70 м², что позволяет сделать выкладку ассортимента продукции на стеллажах максимально удобно,  также выставочный зал имеет продавца консультанта который и оказывает несколько видов сервиса, а именно:

• консультирование и предоставление нужной информации
• подбор продукции под определенный заказ и т.д.

Зона магазина располагается в самом начале офиса при входе в него и выделена яркой табличкой, в самом магазине располагаются стеллажи с видами продукции, а также находятся 2 продавца-кассира. Которые принимают заказы и выписывают счета на оплату и в дальнейшем производят расчеты с покупателями, принимают товар к обмену.

Зона склада располагается  в самом конце офиса и занимает значительную его долю примерно 2/3 от всей площади офиса. На данном складе работают 4 работника, из них :

• начальник склада - 1
• менеджер склада - 1
• разнорабочие – 2

Данные работники оказывают  следующие логистические услуги:

• формируют грузовые единицы
• упаковывают и маркируют продукцию

        Зона кабинетов разделена на кабинеты управленческого звена и кабинеты менеджеров отдела продаж и закупок.

Переходя к  системе  торгово-технологического процесса, заметим, что компания осуществляет продажу продукции в офисе продаж, поэтому торгово-технологический процесс очень отличается от процессов обычных розничных и оптовых предприятий.

Торгово-технологический  процесс - совокупность способов и средств завершения процессов производства в сфере обращения, перемещения товаров из пунктов производства в районы потребления и их продажи.

Основными принципами организации  и построения технологических процессов являются:

1. Планомерность;
2. Ритмичность;
3. Рациональная организация товарного потока;
4. Эффективное использование средств труда;
5. Механизация и автоматизация всех процессов;
6. Полная сохранность свойств товаров.

Торгово-технологический процесс компании «ЭТК-ЭКСИ», построен в соответствии с данными принципами.

 

 

 

Рисунок 3 – Схема торгово-технологического процесса компании         «ЭТК-ЭКСИ»

Приемка и хранение товаров являются важными этапами работы торгового предприятия. Несоблюдение правил приемки  товаров, неправильное  ее оформление приводит  к осложнению предъявления претензий к поставщику или к транспортной организации за недопоставку или поставку некачественных товаров.

Приемка товаров по количеству.

Она заключается в сверке массы, числа мест, единиц фактически  поступивших товаров с показателями счетов-фактур, товарно - транспортых накладных и других сопроводительных документов.

Приемка товаров по качеству.

Она проводится  в соответствии с требованиями ,  предусмотренными стандартами, техническими условиями, а также по  сопроводительным  документам (сертификатам, удостоверениям  о качестве) и,  как правило путем сплошной проверки. Выборочная приемка допускается лишь в  случаях, предусмотренных стандартами, техническими  условиями, условиями   договора. Одновременно производится приемка тары  по  количеству, проверяется комплексность товара, маркировка.

Приемка товаров по качеству и количеству на предприятии ООО «ЭТК-ЭКСИ» проводится в соответствии с нормативными документами:

1. П-6 «Инструкция о порядке и приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству»;
2. П-7 «Инструкция о порядке и приемке продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

Выкладка товаров электротехнического  назначения осуществляется в офисе  продаж компании, после того как  покупатель определился с покупкой товара продавец в офисе сообщает информацию о товаре на склад, чтобы  его подготовили и доставили  в офис. Далее покупатель оплачивает товар, там же в офисе у кассира. Если оплаченный  товар покупатель забирает сразу, то он доставляется в  офис, если же товар крупногабаритный, то в большинстве случаев оформляется  заявка на доставку товара у кассира. Доставку компания «ЭТК-ЭКСИ» осуществляет бесплатно в любой район города Хабаровска. Также компания предоставляет  услугу установки электротехнического  оборудования и дальнейшее сервисное обслуживание, гибкую систему скидок. Увеличивая ассортимент и количество товаров, компания «ЭТК-ЭКСИ» обеспечивает себе большую клиентскую базу и привлекает к сотрудничеству новых потребителей.

 

2.3 Логистическое администрирование

 

Основными задачами логистического администрирования являются: планирование, организация, анализ, контроль, учет. Поэтому логистическое администрирование можно определить как комплекс управленческих функций и процедур, осуществляемых персоналом логистического менеджмента для реализации стратегических, тактических и оперативных целей логистики.

Рассматривая организационную  структуру компании, необходимо знать  основные принципы и этапы ее создания.

Процесс создания организационной  структуры управления обычно включает три основных этапа:

1. Определение типа организационной структуры;
2. Выделение структурных подразделений (аппарат управления, самостоятельные подразделения, целевые программы и др.);
3. Делегирование и передача на нижестоящие уровни полномочий и ответственности.

Итак, следуя вышеизложенным пунктам, проанализируем организационную  структуру компании «ЭТК-ЭКСИ».

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 – Организационная структура компании «ЭТК-ЭКСИ»

 

1 - Из схемы видно, что организация имеет линейно штабную организационную структуру. Линейно - штабная структура включает в себя специализированные отделы (штабы), которые не обладают правами принятия решений и руководства какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают соответствующему руководителю в выполнении отдельных функций.

 

   Анализируя данную структуру  можно выделить следующие достоинства и недостатки:

   Достоинства структуры:

• более глубокая, чем в линейной, проработка стратегических вопросов;
• некоторая разгрузка высших руководителей;
• возможность привлечения внешних специалистов;
• при наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.

Недостатки линейно - штабной  структуры:

• недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении;
• тенденции к чрезмерной централизации управления;

       Таким образом, линейно - штабная структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным.

2 - Специализация сотрудников на функциональных областях способствует быстрому накоплению профессиональных знаний, но при этом связи между сотрудниками функциональных подразделений ослабляются.

И отдельно, более подробно проанализируем третий этап- делегирование  полномочий.

Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди  сотрудников бесчисленные задачи, которые  должны быть выполнены для достижения целей всей организации.

Основные принципы делегирования  полномочий в компании «ЭТК-ЭКСИ»:

1. Принцип делегирования на основе ожидаемых результатов.

Предполагает, что цели установлены, а планы разработаны, что они доведены до сведения подчиненных и поняты ими, что введены соответствующие должности, которые будут способствовать выполнению поставленных задач.

2. Принцип функциональной дефиниции.

Чем яснее определены ожидаемые  от управляющего или структурного подразделения  результаты, чем четче и полнее определены направления их деятельности и делегированные организационные  полномочия, чем яснее осознаны должностные  и информационные взаимосвязи с  другими управляющими и подразделениями  — тем больший вклад способны внести эти управляющие и структурные  подразделения в реализацию целей  предприятия.

3. Скалярный принцип.

Смысл этого принципа в  том, что  чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективнее процесс принятия решений и коммуникация.

4. Принцип уровня полномочий.

Означает, что сохранение эффективности делегирования требует,

чтобы решения в пределах полномочий отдельных сотрудников  принимались ими, а не переадресовывались на высшие организационные уровни.

5. Принцип единоначалия.

Чем полнее взаимосвязь подчинения подчиненного с руководителем, тем меньше вероятность получения им противоречивых указаний и тем выше чувство персональной ответственности за результаты работы.

6. Принцип соответствия полномочий и ответственности.

Ответственность за те или  иные действия не может превышать  предполагавшуюся объемом делегированных полномочий, но и не должна быть меньше ее.

Достоинство делегирования  полномочий заключается, прежде всего, в том, что оно способствует формированию в коллективе атмосферы творческого  труда. Работник, которому делегированы определенные полномочия, получает самостоятельный  участок и отвечает перед своим  руководителем за него (т.е. на него возлагается определенная ответственность), что само по себе является мобилизующим фактором.

 

2.4  Управление качеством

 

Ориентированная на развитие, в 2010 году компания «ЭТК-ЭКСИ» получила сертификат соответствия стандарту ISO 9001-2001, что свидетельствует о серьезном подходе к внедрению системы менеджмента качества, и является официальным подтверждением гарантии качества продукции, работ и услуг.

При разработке и внедрении  системы менеджмента качества в компании применён процессный подход, входом которого являются требования и ожидания потребителей, а также заинтересованных сторон, а выходом – продукция, предназначенная для потребителя. Обратные связи данного процесса состоят в оценке удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон.

Гарантированное качество продукции компании, обеспечивают и поставщики товаров.

ООО «ЭТК-ЭКСИ» предлагает товары крупнейших поставщиков, известных марок и производителей:

1) Компания GALAD - российское научно-производственное объединение по выпуску светотехнического оборудования.

2) Группа Legrand – это мировой лидер в производстве продукции электротехнического назначения, поставщик комплексных решений для электрических и информационных сетей.

3) EKF electrotechnica – одна из ведущих компаний электротехнической отрасли России, работающих в среднем ценовом сегменте, занимающаяся выпуском полного ассортимента высококачественной низковольтной продукции.

Вся базовая система контроля качества строится по универсальной  схеме управления, которая представлена ниже.

 

 

 

Рисунок 5 – Схема управления качеством

 

К числу факторов, влияющих на качество (прямоугольник в центральной  части схемы) относятся:

• станки, машины, другое производственное оборудование;
• профессиональное мастерство, знания, навыки, психофизическое здоровье работников.

Обрамляющие прямоугольник  факторов условия обеспечения качества более многочисленны. Сюда относятся:

• характер производственного процесса, его интенсивность, ритмичность продолжительность;
• климатическое состояние окружающей среды и производственных помещений;
• интерьер и производственный дизайн;
• характер материальных и моральных стимулов;
• морально–психологический климат в производственном коллективе;
• формы организации информационного обслуживания и уровень оснащенности рабочих мест;
• состояние социально материальной среды работающих.