Связи с общественностью

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………3

1. Представительские мероприятия как состав представительской

    деятельности…………………………………………………………………..4

2. Разработка стратегии и тактики PR программы

представительской деятельности и роль специалиста по связям с        общественностью………………………………………………………………..8

Заключение……………………………………………………………………...18

Литература……………………………………………………………………….

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

ВВЕДЕНИЕ

Современной жизни присущи  стремительные скорости, ежедневно  человек сталкивается с огромными  потоками информации. В этих условиях донести до потребителя сведения о деятельности продвигаемой организации  непросто, так как информация теряется в общем потоке.

С этим связана актуальность темы для исследования. Какими средствами можно добиться привлечения внимания к деятельности продвигаемой организации, как добиться положительного результата от передаваемой информации, как обеспечить соответствие действий по организации  специальных мероприятий имиджевой политике компании. Известно, что технология связей с общественностью включает комплекс мероприятий, нацеленных на создание благоприятного общественного мнения по отношению к организации-субъекту. Это подготовка пресс-релизов и статей для прессы, радио- и телематериалов, сайтов в компьютерных сетях, организация брифингов, пресс-конференций, семинаров, «круглых столов», конференций, издание информационных материалов о своей организации, выпуск публикаций, проведение презентаций, участие в выставках и ярмарках, публикация отчётов о своей деятельности в печати, спонсорство и многое другое. Все это входит в представительскую деятельность.

Технологии связей с общественностью - это и процесс применения приемов, направленных на достижение конкретной цели реально действующим субъектом  управления, и результат этой деятельности. Технологии в системе связей с  общественностью не только упорядочивают  средства достижения цели, но и закрепляют очередность действий, выработку  соответствующих форм социального  поведения групп общественности.

 

 

3

1.  Представительские  мероприятия

Хорошую возможность формирования доброго отношения к фирме, распространения  о ней сведений, завязывания контактов  дают различные представительские  мероприятия. Сюда, прежде всего, можно  отнести презентации, которые сейчас довольно широко распространены. Они  обычно требуют немалых усилий и  средств, но их польза бывает большой. Правда, результативность презентаций  зависит не только от вложенных в  них ресурсов, но и от профессионализма организаторов, продуманности сценария и умелого его воплощения.

С самого начала подготовки презентации следует задаться вопросами: что надо будет представить на презентации? Почему она вообще проводится? Таким образом, эффективная презентация  начинается с определения ее задач. Для этого надо выработать логическую последовательность всего мероприятия. Нужно точно определить время  его начала и продолжительность, указав это подготовленных заблаговременно  приглашениях.

Следует еще очертить круг приглашенных и вообще участников, включая журналистов и, возможно, артистов, поскольку презентация  представляет собой еще и торжественное, праздничное событие. Желательно у  них выяснить интерес к теме презентации  и степень информированности  о ней. С учетом этого и в  соответствии с задачами презентации  следует сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить участники. Надо также определить желаемый отклик аудитории, ее реакцию и возможные  действия после самого мероприятия.

Затем предстоит сформировать рабочую команду. Она будет заниматься всей подготовкой и проведением  самой презентации.

4

Важным условием успеха презентации  является хороший выбор места  ее провидения. Если у фирмы нет  подходящего для этой цели помещения, то его следует арендовать. Это  может быть ресторан, кафе, клуб, зал  гостиницы. Оно должно быть удобным  и точно соответствовать количеству приглашенных.

Большого внимания заслуживает  определение выступающих на презентации  от фирмы и среди них не обязательно  должен быть первый руководитель, особенно, если тот не может эффективно выступить. Это могут быть те специалисты, которые знают предмет и умеют о нем профессионально рассказать и ответить на вопросы. В противном случае, корявая речь руководителя может привести к негативному результату. Когда определены основные ориентиры презентации, надо утвердить порядок и продолжительность выступлений, согласовать их тему и содержание, чтобы избежать повторов. Параллельно нужно обсудить материалы, которые будут демонстрироваться.

С выступающими предстоит говорить тексты и другие информационные материалы. Они могут понадобиться на презентации и их можно будет вручить пришедшим. Нельзя делить эти материалы по категориям - "для прессы", "для гостей", "для очень почетных гостей" и т.д. Во всяком случае, этого не стоит делать на самой презентации, ибо такое деление производит нехорошее впечатление на тех, кому достается информационный пакет, а еще и без каких-то вложений.

Одновременно нужно готовиться к приему гостей, закупать напитки, папки, ручки и другие сувениры. Эти  сувениры желательно снабдить фирменными знаками и надписями. Эффективная  презентация предполагает своего рода презентацию, в том числе и  в присутствии представителей участников.

 

5

Определенное внимание надо уделить одежде выступающих и вспомогательного персонала: она должна соответствовать цели презентации, ее тональности и характеру аудитории.

В день мероприятия организаторы должны прибыть на место заранее  и проверить все, особенно - технические  средства.

Презентация требует небольшого и динамичного вступления. Оно  определяет важные моменты презентации, помогает наладить отношения с аудиторией и почувствовать ее настрой. По наблюдениям  специалистов, вступление должно состоять из таких элементов.

Приветственные любезности. Благодарность зато, что гости  нашли время прийти на презентацию. Можно выразить надежду, что они  не пожалеют о том, как его провели. Избегайте чрезмерной авторитетности. Расскажите о своем личном опыте  в этой области. Определите задачи презентации  в рамках интересов слушателей.

Представление. Имя, должность  и опыт ведущего, если это существенно, и, конечно, выступающих.

Объявление цели. Что предполагается объяснить, предположить или продемонстрировать пи презентации.

Разъяснение. Нужно сообщить, сколько продлится презентация. Она может проходить в одном  месте или переместится в другое, предусмотрены ли перерывы и можно  ли прерывать выступающих.

Окончание презентации. Как  и ее открытие, оно слишком важно, чтобы оставлять ею па волю случая. Конечно, в последний момент можно  изменить запланированный финал, но для этого его надо знать. Окончание  обычно включает:

6

• краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых фраз и видеофактов;
• рекомендации по ожидаемой стратегии поведения после презентации;
• предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;
• описание вспомогательной литературы по данной проблеме.

Если презентацию ведет  один ведущий, желательно стремиться к  диалогу с аудиторией, для чего надо поощрять вопросы, вовлекать участников в обсуждение. Слова "как вы знаете" позволяют говорить для тех, кто  не знает темы, не обижая при этом тех, кто знает. Если аудитория больше ведущего знает о настоящем положении  дел, то лучше задать вопросы и  убедиться, что его правильно  поняли. Надо сообщить слушателям, что  им дадут копии выступлений и  других материалов, иначе кто-то начнет записывать или зарисовывать график и пропустит слова. Завершают  презентацию учтивости.

Технология презентаций достаточно полно отработана в PR - практике.

В последнее время созданы  специализированные программные продукты презентаций с использованием современной  техники. Такое оснащение несомненно повышает эффективность презентации и говорит о возможностях и солидности фирмы. Хорошие возможности для решения задач PR дают "круглые столы". семинары, конференции и другие представительские мероприятия. На них можно с участием законодателей, представителей органов власти, журналистов обсудить актуальную для фирмы и всего общества проблему и представить себя в необходимом свете. Скажем, в американской практике семинары широко применяются для выработки политических решений. На них обычно происходит взаимодействие представителей органов власти с учеными и специалистами. Здесь можно не

7

прямо, а как бы опосредовано донести до аудитории свои идеи и  тем самым решить свои задачи. Так, на уже упоминавшемся семинаре "Культура бизнеса и паблик рилейшн " 04.10 93 была достигнута намеченная цель-представление компании и, главное, донесение до аудитории ее крайне важной для нашею рынка философии. Одновременно было заявлено (впервые в Киеве) значение PR и начало практической работы в этой сфере организатором семинара.

Вместе с тем, опыт проведения всевозможных представительских мероприятий  показывает, что далеко не все руководители умеют выполнять представительские  функции. Поэтому им необходимо учиться, что лежит в сфере деятельности и PR - фирм.

Ну и после презентации  или иного мероприятия принято  проводить фуршет (прием), который  должен стать их продолжением и позволить  в неформальной обстановке получить какие-то новые и часто эксклюзивные сведения, установить контакты.

2.  Разработка  стратегии и тактики PR программы   представительской деятельности  и роль специалиста по связям  с общественностью.

Разрабатывая комплекс мероприятий  по связям с общественностью, прежде всего, следует определить цели, которых  собираются с их помощью достичь. Также необходимо найти наиболее удачные пути достижения этих целей. Планирование PR-кампании начинается с  выбора основной стратегии и включает в себя выбор целей мероприятий, определение аудитории, на которую  они рассчитаны, выбор направления  акции и основных тем, выбор средств  массовой информации и конкретных видов  осуществления акции, концепции  и формы реализации рекламных  сообщений, способа проведения кампании в конкретных условиях. Мероприятия PR в основном имеют 

8

следующие основные цели:

1) Позиционирование объекта;

2) Возвышение имиджа;

3) Антиреклама (или снижение  имиджа);

4) Отстройка от конкурентов;

5) Контрреклама.

Иные многочисленные задачи: прогнозирование кризисов, изучение общественного мнения, создание единого  фирменного стиля и фирменных  стандартов, исследование эффективности  акций, работа с персоналом и даже психотерапия руководства и партнеров  всегда подчинены, подсистемы сформулированным выше задачам.

В PR существует такое правило: первое впечатление о человеке или  организации - наиболее точно. Придерживаясь  исключительно этого постулата, дальновидные руководители много внимания уделяют своему внешнему виду и облику сотрудников (от часов до галстука), интерьеру офиса, вплоть до шрифта табличек на дверях кабинетов. Таким образом, важнейшими стратегическими задачами организации и проведения публичных PR-мероприятий являются позиционирование и поддержка (или создание) имиджа.

Назначение мероприятий  имиджмейкинга - внеценовая конкуренция, имеющая целью формирование управляемого имиджа товаров или услуг, самой фирмы, личности, моды, идеологии и т.п. Как правило, эти мероприятия состоят не из единичных мероприятий (воспринимаемых клиентами, как случайные), а именно из системы взаимосогласованных

9

акций, направленных на клиентов, потенциальных клиентов, партнеров  фирмы и властей.

Объекты формирования имиджа можно разделить на следующие  категории: 1. Объекты, рейтинг которых  зависит исключительно от созданного ими или для них имиджа. Это  некоммерческие, общественные организации, политики, телеведущие, религиозные  лидеры и т.п. Они не продают товары или услуги, их положение определяется отношением к ним общественности. Целью этих объектов можно назвать  возможность влияния на настроения в обществе.

2. Объекты, рейтинг которых  в равной степени зависит как  от имиджа, так и от качества  произведенных ими товаров или  услуг. Это крупные национальные  и транснациональные корпорации. К этой же категории можно  отнести и более мелкие фирмы,  если их успех на рынке зависит  не только от того, что они  продают, но и от того как  они это делают. Целью этих  объектов является увеличение  объемов продаж при одновременном  создании положительного имиджа  и улучшении качества продукции.

3. Объекты, для которых  колебания имиджа не являются  решающим фактором их преуспевания. В основном это мелкие торговые  организации. Их успех на рынке  зависит в большей степени  от качества предлагаемой продукции.