Особенности организации корпоративного мероприятия

Как уже говорилось, существует такая разновидность корпоративных  мероприятий, как семейный праздник. Это может быть выезд на пикник, к примеру, можно организовать корпоратив в форме спортивных соревнований (олимпиада, лига чемпионов, большие  гонки, "папа, мама,я -спортивная семья") или "Квестов" ("Повелители стихий", "Индейское путешествие" и др), в которых будут участвовать  и взрослые, и дети. Приглашать членов семьи на корпоративные праздники  советуют психологи. Это может укрепить отношения не только в коллективе, но и также сделать более доверительными отношения с родными. К тому же, обычная новогодняя елка, устроенная для детей сотрудников фирмы, повысит престиж начальства в  глазах подчиненных, доставит ребятишкам много радости.

 Корпоративный праздник  может  проходить и в формате   презентации. На такое мероприятие  может быть приглашен тренинг-менеджер, специалист в той отрасли, в  которой работает предприятие.  Обучение лучше проводить в  легкой форме, презентация не  должна превращаться в скучное  заседание с читкой докладов. Больше должно быть логических  игр. Пригласить на такое мероприятие  можно и своих коллег по  бизнесу.

Поручить проведение любой  формы корпоративного праздника  лучше профессионалам. И только им стоит доверять организацию «веревочных  курсов». То есть, тимбилдинга. Эти корпоративные  мероприятия направлены на достижение взаимопонимания между коллегами. Провести их можно за городом, это  самый лучший вариант. К тому же члены  коллектива смогут не только за короткий срок стать настоящей командой, но и подышать свежим воздухом, расслабиться.

Если погода позволяет, то для коллектива предприятия необходимо как можно чаще проводить загородные поездки. Готовиться к пикникам на природе  нужно со всей ответственностью. Речь идет не только закупке продуктов, но и о поиске палаток. Попросить  всех членов коллектива нужно будет  найти соответствующую экипировку – удобную обувь, головные уборы. Захватить с собой нужно и  футбольные мячи, к примеру, если сотрудники захотят поиграть друг с другом.

 

 

 

4. Особенности организации  корпоративного мероприятия

 

Что такое  праздник? В  первую очередь это эмоции, радостные  ощущения, впечатления которые мы уносим с собой после завершения события и которые остаются в  нашей душе. Это и есть тот «носитель», который по прошествии длительного  времени будет напоминать нам  о том, что мы действительно побывали на выдающемся событии, и оно повлияло на наше мироощущение и на всю нашу жизнь.

Сегодня в event-менеджменте  возрастает интерес к оригинальным решениям. Вот названия праздников, которые говорят сами за себя:

• гусарский бал;

• ретро-шоу;

• диско-шоу;

• латино-шоу;

• джаз;

• рок-н-ролл»;

• русско-цыганское шоу;

• народное шоу;

• украинское шоу;

• ковбойские игры.

 

4.1 Варианты места проведения

 

Варианты мест для проведения мероприятия рассматриваются с  учетом нескольких аспектов - местоположения, комфортабельности и лояльной ценовой  политики.

Это могут быть музеи, театры, рестораны, теплоходы, клубы, лесной массив, другой город, другая страна.

Конечно, концепция праздника  и место его проведения должны быть связаны друг с другом самым  тесным образом. Согласитесь, было бы странно  в ночном клубе, оформленном в  стиле хайтек, видеть дам и кавалеров  в пудренных париках.

Оно, может, и креативно, но несколько эклетично. Другое дело, если сценарий написан, скажем, для компании, связанной с морскими перевозками. Можно зафрахтовать судно и декорировать его под пиратский корабль.

Интересные площадки используются для проведения концептуальных мероприятий. Например, в древней Туле проводится «Рыцарский турнир», который проходит среди крепостных стен, древних военных  укреплений и осадных орудий. Здесь  сотрудники компаний состязаются в  силе, ловкости и меткости. Заряд  положительных эмоций и адреналина гарантирован.

А на аэродроме можно провести праздник «Полеты во сне и наяву» и совершить, например, короткий полет  на самолете АН-2.

 

4.2 Подготовка торжества

 

Самое главное – это  творческая идея, концепция и сценарий торжества.

Подготовка праздника  состоит из двух одинаково важных частей - идеи и ее воплощения.

Творческий потенциал, предусмотрительность и опыт - все это будет в помощь event-менеджерам.

В организации праздников мелочей не бывает. Организаторы продумывают  все: летом - наличие кондиционера в  зале, количество напитков, которых  в жару должно быть вдвое больше. А места для парковки и возможность  доставки перебравшего гостя вместе с его автомобилем должны быть предусмотрены в любое время  года...

Очень важно понять, какой  бюджет планируется, узнать статус, возраст  и количество гостей, период проведения мероприятия, его формат (активный отдых  на свежем воздухе или развлекательная  программа с банкетом) и др.

Следует учесть множество  факторов и мелочей: комфортность, внешнюю  привлекательность места проведения, кухню, возможность использования  услуг выездного ресторана, подъезд, парковку, выполнить перевозку, технические  характеристики по коммуникациям (электропитание, кондиционирование, водоснабжение), сценическому оборудованию, свету, звуку и т.д.

Много энергии и творческих сил требуют оригинальные номера, музыкальное оформление и сопровождение, активные программы, игры, конкурсы.

Специалисты понимают психологические  задачи и находят способы их решения. Очень важно:

• создать условия для неформального общения всех сотрудников между собой, в том числе способствовать поддержанию позитивных отношений между сотрудниками различных управленческих уровней (начальник - подчиненный);

• наладить взаимодействие между «старичками» и «новичками», а также между разными подразделениями и филиалами компании;

• раскрыть командный дух, попытаться его максимально развить;

• в случае, если в компании сформировались «противоборствующие лагеря», необходимо снять конфликтную напряженность между ними и примирить их.

Для участия в праздничном  проекте привлекаются самые разные специалисты: менеджеры и владельцы  прокатных компаний, художники по свету, профессионалы в звуковом оборудовании, специалисты мультимедиа, банкетные менеджеры, флористы, художники- декораторы, бизнес-тренеры и, конечно, артисты.

 

 

 

4.3 Сценарий проведения  праздника

 

План-сценарий делается в  виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные  его части. Также должно указываться  время работы каждого участника. Решается вопрос о договорах-подрядах по некоторым из частей мероприятия, которые закрываются актами о  выполнении работ в конце праздника.

Подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. И любой праздник- это живой  организм. Гораздо лучше набросать  сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент  и общую последовательность событий. Этот план следует тщательно проработать. Если в подготовке можно о чем-то забыть, а затем заметить и исправить  ошибку, то во время проведения мероприятия  второй попытки не будет. Любая ошибка ведущего программы или музыкантов будет заметна.

С ведущим праздника, лучше  познакомиться лично и рассказать ему все о своем празднике  и о приглашенных гостях. Ведущий, второй человек, после администратора на празднике, и от того, как он почувствует  дух компании, будет зависеть проведение мероприятия и вся организация  праздника.

С точки зрения психологов, людям больше всего запоминается начало и конец торжества. В связи  с этим, в конце мероприятия  необходимо запланировать кульминацию  праздничной программы. Это может быть праздничный салют или выброс шаров с предсказанием судьбы или что-то такое, чего никто не ждет.

И самый последний штрих  – доставка гостей от места проведения мероприятия до дома. Довольные и  немного уставшие от праздничного веселья  гости не должны думать, как и  на чем они доедут из ресторана  или загородного клуба до дома.

Примерная схема плана  организации праздника:

• проверка акустических возможностей зала;

• определение способов украшения зала (декор, флористика, шары);

• выбор способа рассадки гостей для питания (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т.д.);

• определение места для кухни в случае работы с выездным рестораном;

• определение места для переодевания артистов;

• составление регламента – расписания всего сценария культурной программы;

• составление регламента выноса и подачи блюд;

• подготовка схемы проезда и парковки машин, решение вопроса с пропусками;

• проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);

• определение места размещения гардероба (если нет стационарного);

• составление маршрута разъезда транспорта;

• составление общего регламента праздника;

• уточнение плана размещения и функций охраны (иногда встает вопрос питания охраны);

• проверка сценария программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры (для максимальной отдачи от средств, вложенных в праздник);

• заранее определить лучшие видовые точки для фото– и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;

• согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;

• согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делается своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.) и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);

• подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии.

 

4.4. Оформление праздника

 

Огромную роль в успехе любого грандиозного проекта играет оформление.

В большинстве случаев event-агентства  уделяют очень мало внимания этому  важнейшему фактору или просто подменяют  его новыми компьютерными технологиями. Но компьютер никогда не сможет заменить талантливого художника или профессионального  дизайнера.

Есть ряд программ, которые  в состоянии «расставить» по помещению  мебель и сценические конструкции  по определенным правилам, но далеко не факт, что это поразит воображение  приглашенных. Компьютерные технологии - всего лишь инструмент, которым  профессиональный художник должен уметь  виртуозно управлять.

Если мы говорим о любом  значимом проекте - театральном спектакле, музыкальном шоу, кинофильме и т.п., то при его создании и подготовке всегда предполагается участие художника-постановщика, художника по костюмам, художника-декоратора, а зачастую целого цеха профессионалов.

Художник может развить  мысль сценаристов и довести  ее до гостей. Иногда именно площадка праздника, сама среда, в которой мы его организуем, диктует нам то или иное видение  мероприятия оформление места действия может претендовать на весьма значимую роль в нашем, событии.

Пиротехнические эффекты, лазерные шоу, сценические декорации на экране - все эти высокие технологии активно  используются для визуального ряда на праздниках.

 

 

 

4.5 Возможные ошибки и  риск при проведения корпоративных  мероприятий

 

Стандартные ошибки в проведении праздника.

Неумение вести переговоры с заказчиками. Результат - низкий бюджет мероприятий. Следовательно, компания лишается довольно многого. Дело сводится к банальному банкету с вытекающими  последствиями. Клиенты остаются разочарованными - они так и не узнают о новых  технологиях, не получат сильных  впечатлений.

Отсутствие стильной презентации  будущего праздника.

Согласие готовить праздник за слишком короткий срок до мероприятия.

Разные event-компании сотрудничают с одними и теми же артистами. Есть риск во время праздника второй раз  выпить шампанского с одним и  тем же артистом. Неумело поставленный свет, искажающий интересную декорацию, неважная работа официантов, плохо  настроенный звук - результат работы приглашенных непрофессионалов.

Помимо творчества, нужно  знать еще и алгоритмы подготовки. Элементарное незнание процедур аукнется потом очень серьезно. Например, основное блюдо вам могут подать совсем не вовремя.

 

 

 

5. Особенности работы с  коллективом при подготовке мероприятия

 

Корпоративные вечеринки  уже давно стали популярны  во всем мире. При правильной организации  такие мероприятия всегда запоминаются и еще долго обсуждаются всеми  работниками офиса. В противном  случае вместо единого коллектива единомышленников можно получить разрозненную компанию людей, сплетничающих друг про друга  по углам или просто скучающих  в одиночестве. Как же организовать корпоративный праздник, чтобы укрепить корпоративный дух и еще больше сплотить работников?

Необходимо назначить  ответственных за различные аспекты  корпоратива. Один пусть разошлет приглашения, другой продумает игры, третий займется выбором кафе. Если есть возможность  доверить проведение корпоратива специальному агентству или тамаде, должны быть назначены ответственные за встречи  с ними и обсуждение различных  моментов праздника. Это позволит не упустить мелочи в подготовке и избежать в дальнейшем неприятных ситуаций, например, с путаницей имен или  должностей.

Следует определится с  темой вечера. Празднование профессионального  или общероссийского праздника, как, например, 8 марта или Нового года, то тосты и игры должны быть приближены к этой теме. Если решено провести приятный вечер своим отделом  или небольшим кругом лиц, можно  просто заранее обговорить, что вы будет на таком корпоративе, и, исходя из этого, продумывать программу. Хотя в данном случае игры также не будут  лишними. А может быть лучше устроить вечер фокусов и пригласите иллюзиониста, ведь взрослые все равно верят  в чудеса.