Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Августа 2013 в 19:10, шпаргалка
Основой культуры речи является литературный язык. Он составляет высшую форму национального языка. Это язык культуры, литературы, образования, средств массовой информации.
Современный русский язык многофункционален, т. е. используется в различных сферах деятельности человека. Средства литературного языка (лексика, грамматические конструкции и др.) функционально разграничены употреблением в различных сферах деятельности. Использование тех или иных языковых средств зависит от типа коммуникации. Литературный язык делится на две функциональные разновидности: разговорную и книжную. В соответствии с этим выделяются разговорная речь и книжный язык.
Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы.
Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.
В типовом формуляре закрепляются:
1) состав обязательных элементов оформления документа;
2) логическая схема документа, т. е. такое взаимное расположение его частей, которое дает наибольшие удобства в работе с документом. Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю».
Каждый
реквизит имеет строго
установленный состав
сведений и место
их расположения. Текстовая
часть организационно-
Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.
Стандартизация формы значительно упрощает работу с текстовой документацией – ее составление, оценку, обработку, нарушение требований все осложняет.
Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально закреплять административные и правовые отношения.
Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль.
Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом почти всегда являются организации в целом.
Официально деловой стиль, его подстили и жанры
О.д. стиль употребляется в сфере административно-правовой деятельности. Он выделяется среди других стабильностью, стандартизированностью, традиционностью. Это связано с тем что сферой его применения являются деловые отношения между людьми, учреждениями и организациями. Самую важную роль в официально деловой речи играет функция сообщения и социальной регламентации (информационно- директивная функция). Стилевые черты - безличность, стандартность. Типичные языковые средства: нейтральные слова, официально-деловая терминология, стандартные выражения и обороты. Жанры деловой речи исключительно многообразны. Среди них – автобиография, заявление, отчет, протокол, приказ, объяснительная записка, закон, устав, договор и пр. В составе О.д. стиля выделяют следующие подстили:
- собственно законодательный подстиль (законы, указы, уставы, гражданские и уголовные акты)
- административно канцелярский (акты, распоряжения, приказы, справки, заявления, доверенности)
- дипломатический (соглашения, меморандум, конвенция, нота, коммюнике).
Языковые особенности
Особенность языка О.д. стиля в том, что в деловом общении употребляются следующие языковые средства: нейтральные слова, официально-деловая терминология, стандартные выражения и обороты.
Лексика
и фразеология отличаются следующим:
умеренная книжная
К терминологии О.д. стиля относятся такие слова и выражения: Названия лиц по их ф-ции в о.д. отношениях (истец, вкладчик, потребитель); Название док-тов (справка, лицевой счет); Обозначение частей док-та процесса его согласования и утверждения; Специализированное употребление общелитературных слов и выражений (принимая во внимание, за отведенный период).
Также употребляются слова: в целях, в связи, по линии, за неимением, на основании и т.д.
Широко
употребляются
Широко употребляются отглагольные сущ-е, придающие тексту строгую тональность (содержание, документирование, утверждение и т.д.).
Типы документов, правила их оформления
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю переписку. Внутренняя ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя ведется между различными организациями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы – официальные письма.
По
содержанию и назначению выделяют распорядительные,
отчетные, справочные, плановые. В зависимости
от того, к какой сфере человеческой
деятельности относится документированная
информация, различают управленческие,
научные, технические, производственные,
финансовые. По фактору доступности
– открытого пользования, ограниченного
доступа и конфиденциального
характера. По срокам исполнения –
срочные, второстепенные, итоговые и
периодические, а по критерию первичности
происхождения различают
При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов (обязательные признаки, установленные законом). Обычно документы печатают на бланках – листах бумаги с определенными реквизитами. На док-те могут находится герб РФ, эмблема, код организации, код док-та, наименование организации-адресанта, справочные данные об организации, почтовый адрес отправителя, дата, ссылка на регистрационный номер и дата входящего док-та, адресат. Основной реквизит док-та – это текст. Текст состоит из двух частей (констатирующая часть – включает указание причин, целей составления док-та, а также изложение сути вопроса или предложения; во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации). В составе реквизита также есть подпись.
Вопрос № 20
Речевой этикет в документе.
Этикет
– установленный порядок
При обращении к должностным
лицам возможно обращение с указанием
должности и без фамилии (уважаемый
господин Президент). В приглашениях
– по имени и отчеству. При
обращении к лицам одного профессионального
круга – Уважаемые коллеги. С
помощью этикетных средств
РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ
Официально-деловой стиль является частью нормативного русского языка. В нем есть свои правила употребления слов и речевой этики.
Документ – это не просто текст, он имеет юридическую силу, поэтому нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Субъективный момент, личные качества должны быть сведены к минимуму. Следовательно, в деловой речи не употребляются слова, имеющие эмоциональную окраску. Использование разговорных, просторечных, диалектных слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Но иногда документ в зависимости от цели в той или иной степени все-таки приобретает эмоциональную окраску. Например, в документе может быть выражена просьба, благодарность и требование, иногда в категоричной форме. Однако в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
Что касается людей, работающих в системе, то степень владения деловым этикетом определяет степень профессиональной пригодности человека. Это прежде всего относится к государственным служащим, политикам и так далее, т. е. к тем, кто по роду своей деятельности должен в совершенстве владеть официально-деловым стилем. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяют человеку чувствовать себя уверенно.
Речевой этикет – это прежде всего система устойчивых формул общения. К этому можно добавить, что речевой этикет – это еще и умение правильно и грамотно составить документы – от простой справки до деловых писем и документов.
При составлении деловых бумаг, документов нужно следовать некоторым условиям. Понятия и термины должны быть однозначными, лишенными каких-либо наслоений и синонимических связей. Отсюда возникает необходимость для делового человека хорошего знание языка. Несмотря на строгость деловой речи, язык должен быть достаточно разнообразен и четок, чтобы выразить весь смысл документа. Лексика просьбы должна отличаться от лексики требования. Составляя документ, следует осознавать, что это официальная бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость стиля не освобождает пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления. Как было сказано выше, логика является основой написания любого официального документа. В тексте должны содержаться только факты. Речевой этикет документа в официально-деловом стиле не допускает рассуждений по теме данной бумаги (заявления, протоколы и т. д.).
К тому же речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. Например, не следует употреблять в деловых бумагах, документах, письмах личные местоимения, так как, составляя их, вы обращаетесь прежде всего к организации. Если специфика документа такова, что обращение относится к определенному лицу (директору, руководителю предприятия), то следует обращаться на «Вы», т. е. использовать местоимение 2-го лица множественного числа. Четко исполнять данные правила речевого этикета означает показать себя грамотным и высокопрофессиональным.
Вопрос № 19
Реклама в деловой речи
В последнее время широкое
распространение получили документы
информационно-рекламного характера:
товарное предложение, резюме. Требования
к языку и стилю такого рода
документов существенно отличаются
от требований к составлению строго
регламентированных деловых бумаг.
Специфика рекламных писем
Реклама – это особая форма творчества со своими приемами. Это часть делового стиля с такими же в какой-то мере законами. Например, как и документы делового стиля, реклама должна содержать суть информации о предмете. Реклама должна быть четкой и запоминающейся. На это работают все составляющие рекламы. А они в свою очередь зависят от вида рекламы, т. е. от того, где расположена реклама – на радио, телевидении, в газете и т. д. Реклама – это понятие сугубо коммерческое, а следовательно, стиль и язык рекламы зависят от цены. Но главная ее цель – эффективность. Это в свою очередь зависит от того, какое впечатление реклама производит на потенциальных клиентов. И в выборе лексики для рекламы можно не останавливаться на строгой, ограниченной, деловой лексике. В этом реклама, а точнее ее тексты, тяготеют к публицистике. А именно: реклама должна быть призывом. Она должна влиять не только на мозги людей, но и на подсознание, на эмоции. Отсюда выбор языковых средств. Составители часто обращаются непосредственно к человеку, при этом используя местоимения второго лица единственного и множественного числа, чего не допускает строгий деловой стиль, в котором обращение идет к организации, а не к отдельной личности. К тому же в рекламных текстах в изобилии используются прилагательные, просторечия и другие стилистические средства, способствующие индивидуализации рекламы и продвижению ее на рынке. В отличие от публицистического стиля в рекламе не должен проявляться автор, так как само назначение рекламы подразумевает положительную оценку товаров или услуг, заявленных в рекламе.