Технологія створення документа. Набір тексту

•  Ще одна зручна можливість Word - це друкування не всієї сторінки або сторінок, а лише частини тексту. Для цього перед командою Печать виділіть потрібний фрагмент тексту. Після команди Файл - Печать у діалоговому вікні клацніть по перемикачу выделенньый фрагмент.

• Програма Word дозволяє задати друкування кількох сторінок на одному аркуші. Для цього потрібно встановити масштаб сторінок, які друкуються, та кількість сторінок на аркуші (група списків Масштаб).

• У діалоговому вікні Печать можна  також задати кількість друкованих копій (лічильник число копий).

Діалог Печать, а також інший діалог, який викликається клацанням по кнопці Параметры, дозволяють задати й інші умови друкування. Якщо ви спеціально не задаватимете ніяких параметрів, а зразу натиснете на кнопку ОК, то будуть надруковані всі сторінки поточного документа в одному екземплярі на принтері, який застосовується за умовчанням.

По закінченні роботи з документом його слід закрити. Це дозволить економніше використовувати пам’ять. Для закриття документа потрібно лише клацнути лівою кнопкою миші по значку × у групі кнопок керування вікном документа. Цей спосіб закриття документа придатний для всіх версій Word.

1.2 Прийоми редагування  тексту

Текстові процесори включають розвинені засоби редагування і підготовки макета сторінки: пошук заданих фрагментів тексту, автоматичний перенос слів, перевірку граматики та орфографії, створення елементів автотексту тощо. Засобами підготовки макета сторінки є задання формату аркуша паперу, визначення розмірів полів, розміщення номерів сторінок тощо. 

Основні підготовки виділення фрагментів тексту у процесорі Word такі самі, як у редакторі Блокнот. Коротко нагадаємо ці прийоми, а також наведемо додаткові можливості виділення у Word.

•  Виділення фрагмента мишею. Полягає у перетягуванні покажчика через фрагмент, що виділяється.

• Виділення слова й абзацу мишею. Окреме слово виділяється подвійним клацанням миші, а окремий абзац - потрійним клацанням лівою кнопкою миші.

• Виділення за допомогою клавіш керування курсором. Спільне використання клавіші Shift і клавіш ←,→,↑ і↓ дозволяє посимвольно і порядково розширювати зону виділення.

• Виділення всього документа. Для виділення всього документа у Word застосовується комбінація клавіш Ctrl+5. Увесь документ виділяється командою меню Правка - Выделить все.

Виконане виділення можна, як завжди, скасувати клацанням миші по будь-якому місцю у робочій зоні документа або натисканням будь-якої клавіші зміщення курсора.

Видалення виділеного фрагмента тексту виконується клавішею Delete абоBackSpace.

Ці операції виконуються за допомогою буфера обміну. Для них передбачені ті самі команди, що й у Блокнот: Копировать, Вырезать і Вставить. Вказані команди містяться в меню Правка.

Операції копіювання, вирізання і вставки можна також виконати за допомогою клавішних комбінацій Сtrl+Ins, Shift+Delete і Shift+Ins.

Під час редагування багатосторінкового документа у Word корисно застосовувати вбудований засіб пошуку конкретного слова, словосполучення або спеціального символу. Наведемо загальну схему пошуку.

• Виконайте команду Правка - Найти або натисніть клавіші Ctrl+F, зразу з'явиться діалог Найти и заменить, який складається з трьох вкладок. За умовчанням буде розкрито вкладку Найти.

• У текстове поле Найти введіть вихідний текст.

• Для завдання параметрів пошуку клацніть по кнопці Больше. після чого з’явиться нижня частина діалогу.

• Задайте напрямок пошуку, обравши у списку Направление одну з опцій Везде (пошук по усьому документу), Вперед (пошук від точки вставки докінця документа) або Назад (пошук від точки вставки до початку документа).

• Визначте інші параметри пошуку: облік регістра, пошук різноманітних словоформ тощо. Ви можете задати пошук тексту з урахуванням формату і спеціальних символів.

• Натисніть кнопку Найти далее для початку пошуку. Word знайде перше входження шуканого тексту і виділить його. Для продовження пошуку знову натисніть кнопку Найти далее.

• Для завершення пошуку і закриття вікна Найти и заменить клацніть по кнопці Отмена або натисніть клавішу Esc.

Діалог пошуку завжди розміщується зверху вікна документа, тому знайшовши чергове входження слова, ви можете повернутися у документ, виконати у ньому необхідні перетворення, а далі знову активізувати вікно пошуку.

У процесорі Word є зручний засіб заміни слів. Скажімо, ви підготували документ, у якому кілька разів трапляється прізвище Петренко, а потім виявляється, що йдеться не про Петренка, а про Кузьменка. Тоді за допомогою автоматичної заміни ви можете зробити усі необхідні виправлення. У цьому випадку дотримуйтеся такої схеми.

• Оберіть команду Правка – Заменить або натисніть клавіші Ctrl+H, в результаті чого з’явиться діалог Найти и заменить з розгорнутою вкладкою Заменить.
• Уведіть у поле Найти: вихідне слово або словосполучення. Можливе введення спеціальних символів, які стають допустимими клацанням по кнопці Спецыальный.
• Уведіть у поле Заменить на: слово або словосполучення, яке замінить вихідний текст.
• Установіть необхідні параметри пошуку. Ви можете використовувати усі переваги пошуку з урахуванням формату  або спеціальних символів.
• Якщо виконано усі необхідні заміни, натисніть кнопку Отмена, або кнопку закриття вікна, або клавішу Esc.

   Як і під час пошуку, діалог заміни завжди розташовується зверху вікна документа. Щоб повернутися у документ, досить клацнути по ньому мишею, а для продовження заміни - клацнути по діалогу Найти и заменить.

Зручним прийомом роботи у Word, який економить зусилля користувача під час набору тексту, є Автотекст. Уявіть, що ви готуєте текст про міський метрополітен «метро» вживається десятки разів. За допомогою автотексту ви можете щоразу замість повного слова «метро» набирати одну літеру, скажімо, «м». Після натискання клавіші F3 у тексті документа з'являтиметься необхідне слово.

Щоб скористатися засобом Автотекст, спочатку виділіть у тексті слово або фрагмент тексту, який буде елементом авто тексту. Далі натисніть комбінацію клавіш Аlt+F3.

У програмі Word перевіркою правопису  перевірка орфографії і граматики. Орфографічними помилками у Word вважається неправильне написання слів, неправильне використання великих літер, некоректний перенос слів, написання слів разом. Граматичними помилками у Word є те, що звичайно вважається синтаксичними помилками: неправильне сполучення слів у реченні, некоректне застосування розділових знаків тощо.

 Найзручніше, коли перевірка  правопису виконується в   автоматичному  режимі. Під час перевірки слова  з імовірними орфографічними  помилками підкреслюються червоними  хвилястими лініями, а слова з  імовірними граматичними помилками - зеленими. Для виконання автоматичної  перевірки:

• Увійдіть у меню Сервис - Параметры і відкрийте вкладку Правописание.

• Установіть опції Автоматически проверять орфографию і Автоматически проверять грамматику. Якщо потрібно перевірити лише орфографію або лише граматику, встановіть одну відповідну опцію.

• Установіть опції Пропускать слова из прописных букв і Пропускать слова цифрами - тоді різні скорочені слова (абревіатури) і позначення не будуть розпізнаватися як помилки.

• Установши інші значення параметрів перевірки, суть яких зрозуміла з їхніх назв, натисніть кнопку ОК.

Під час підготовки документа роботу з розстановки переносів може виконувати сама програма процесора. У Word є кілька режимів розстановки переносів, але ми розглядаємо лише один – автоматичну розстановку. У цьому режимі Word автоматично вставляє переноси там, де потрібно. Під час наступної правки тексту переноси розставляються заново. Для включення автоматичного переносу слів оберіть команду Сервис – Язык – Расстановка переносов. У діалозі, що з’явився, встановіть опцію Автоматическая расстановка переносов і клацніть по кнопці ОК.

Якщо ви вирішили відмовитися від переносів, які виконує програма, увійдіть до меню Сервис і оберіть команду Язык – Расстановка переносов. Змініть опцію Автоматическая расстановка переносов.  

1.3 Форматування  сторінок документу

Нагадаємо, що новий документ створюється на основі якогось шаблону. Однак іноді існуючий шаблон не влаштовує користувача і він бажає, щоб формат створюваного документа дещо відрізнявся від формату шаблону. Якщо такі відмінності стосуються параметрів сторінок, то потрібно визначати нові параметри до створення документа. Якщо перевизначати , скажімо, розміри аркуша або полів уже після введення тексту у документ, то зміниться розподіл тексту на сторінці, а також загальне компонування документа.

Починаючи створення документа, потрібно подумати про розмір сторінок та їхній вигляд. Стандартними розмірами сторінок є А5, А4, А3 тощо. Формат А4 має папір для письма – на такий формат розраховані більшість принтерів.

Сторінка може бути орієнтована широким боком по вертикалі або по горизонталі. Між текстом і краями сторінки документа розташовані порожні ділянки -  поля. Розрізняють верхнє, нижнє, ліве і праве поля.

Часто сторінки документів друкуються у розворот, як у книгах. На таких сторінках замість лівого і правого визначають внутрішні і зовнішні поля.

Щоб встановити параметри сторінок у створюваному документі, виконайте  команду меню Файл – Параметры страницы. У відповідь відкриється діалог, який складається з чотирьох вкладок. Назви цих вкладок говорять самі за себе.

• Вкладка Размер бумаги дозволяє задати розмір аркуша – книжкову або альбомну.

•  Значення полів уводяться у лічильники Верхнее, Нижнее тощо. У лічильниках От края колонтитула встановлюються відстані від краю   аркуша до верхнього і нижнього колонтитулів.

• Вкладка Макет використовується для задання деяких параметрів макета сторінки. Насамперед це стосується колонтитулів: вони можуть бути як однаковими, так і різними для парних і непарних сторінок.

• На вкладці Источник бумаги можете прийняти установки за умовчанням. Це означатиме подачу паперу для друку з лотка Колонки

Щоб зробити текст компактнішим та привабливішим, його розбивають на колонки. Тексти у вигляді колонок друкуються на сторінках газет, журналів,  довідкових видань. Розглянемо прості прийоми створення таких колонок у документі Word.

Створити   багатоколонковий   текст   найпростіше   за   допомогою кнопки Столбцы панелі інструментів Стандартная. Установіть режим розмітки тексту і виділіть частину тексту, яку потрібно розбити на колонки. Якщо не в будь-який текстовий фрагмент, розбиття на колонки буде застосовано до поточного розділу або до всього документа. Клацніть по кнопці Столбцы інструментів Стандартная. Натискаючи ліву кнопку миші, виділіть у списку потрібна кількість колонок і відпустіть кнопку миші.

Колонки, створені таким чином, матимуть однакову ширину. Для стандартних аркушів формату А4 з мінімальними полями та портретною орієнтацією можна створити від 2 до 7 колонок.

Широкі можливості для створення багатоколонкового документа надає діалог Колонки, який викликається комондою Формат – Колонки. У цьому діалозі ви зможете задати кількість і ширину колонок, а також проміжків між ними. За необхідності колонки можна розділити вертикальними лініями. Робота у діалоговому вікні Колонки нескладна, тому пропонуємо вам самостійно розібратися у цьому питанні.

Ще одним важливим елементом сторінок є колонтитул.

Колонтикули – це повторювальні елементи документа, розташовані у верхній або нижній частині сторінки.

Щоб створити колонтитули, потрібно лише двічі клацнути мишею по зоні колонтитула, вікно Word автоматично перейде до режиму розмітки з відображенням зони створення колонтитула, а весь документ стає блідо-сірим та недоступним для редагування. На екрані з’являється панель інструментів Колонтитулы.

Документ легше читати, коли сторінкам присвоєно номери. Користувачеві не потрібно набирати номери сторінок вручну, тому що вони звичайно є на полях, які недоступні в режимі редагування основного тексту. Для введення номерів сторінок у процесорі Word передбачено спеціальні засоби, які автоматично оновлюють номери сторінок при зміні кількості документі.

Номери сторінок розміщуються в зоні колонтитула. Відповідно на панелі Колонтикулы є кнопки Номер страницы і Формат номера страницы, які дозволяють вставити номери сторінок і від форматувати їх належним чином. Одним з найпростіших є такий спосіб встановити номерів сторінок.