Структуры таблиц созданной базы данных

Это выполняется по команде  «Сервис\Схема данных», открывается  окно «Схема данных» в которое необходимо добавить все таблицы, которые необходимо связать. При первом установлении связи окно будет пустым и сначала появится диалоговое окно Добавление таблицы.

Поля, которые необходимо связать перетаскиваем друг к  другу. Далее открывается диалоговое окно изменения связей, представленное в соответствии с рисунком 4.1.7, в  котором выбираем поля для связывания из выпадающего списка.

Рисунок 4.1.7 - Установление связей между таблицами

Проверяем, что имя  поля находится в обоих списках. В диалоговом окне Связи также  приведены элементы управления для  обеспечения условий целостности  данных. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если включены и флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

Нажмите на кнопку Ок, теперь таблицы связаны.  Взаимосвязь будет сохраняться до тех пор, пока ее не удалить. Два раза щелкнув по данной связи, можно ее изменить.

Закрываем данное окно, при этом система спросит, сохранить ли изменения макета Схема данных. Установленные же связи останутся в базе данных. Нажмаем на кнопку Да, чтобы сохранить представление окна взаимосвязей.

 

4.2 Реализация запросов к базе данных

 

1 Создать запрос, который выводит всех сотрудников, у которых зарплата больше 1000000 рублей и наименование должностей этих сотрудников.

Выполнение:

Переходим на вкладку  «Запросы». Создадим запросы в режиме Конструктора. Для этого выполняем: Запросы - Создать далее Конструктор. В открывшемся окне выбираем таблицы, поля которых задействованы в запросе.

Для нашего случая добавляем  таблицы Должности, Сотрудники, Записи_трудовой_книжки (рисунок 4.2.1).

Рисунок 4.2.1 - Выбор таблиц для запроса

Далее выбираем из таблицы «Сотрудники» поля Фамилия, Имя, Отчество, из таблицы «Должности» - поля Оклад и Название должности. В строке «Условие отбора» для поля Оклад устанавливаем критерий: >1000000.

В результате получаем запрос в режиме конструктора, представленный на рисунке 4.2.2

Рисунок 4.2.2 – Запрос1 в режиме конструктора

Для выполнения запроса  выбираем в меню Запрос далее Запуск или нажимаем на панели быстрого доступа кнопку

Запрос в режиме SQL имеет вид:

SELECT Сотрудники.Фамилия,  Сотрудники.Имя, Сотрудники.Отчество, Должности.Оклад, Должности.НаимДолж

FROM Должности INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN Записи_трудовой_книжки ON Сотрудники.НомерТрудовой  = Записи_трудовой_книжки.НомерТрудовой) ON Должности.НаимДолж = Записи_трудовой_книжки.Должность

WHERE (((Должности.Оклад)>1000000));

В результате на экране отображается результат выполнения запроса в соответствии с рисунком 4.2.3

Рисунок 4.2.3 – Результат запроса1

 

2 Создать запрос для  определения количества сотрудников  на каждой должности. 

Выполнение:

Запросы далее Создать далее Конструктор. В открывшемся окне выбираем таблицы, поля которых задействованы в запросе.

Для нашего случая добавляем  таблицы Должности, Записи_трудовой_книжки (рисунок 4.2.4). Из таблицы Должности переносим в запрос поле НаимДолжности, а из таблицы Записи_трудовой книжки – поле Должность. Правым щелчком мыши вызываем контекстное меню, далее выбираем  Групповые операции и для поля Должность запроса и выбираем функцию Count (подсчет количества).

Рисунок 4.2.4 – Запрос2 в режиме конструктора

Запрос в режиме SQL имеет вид:

SELECT Должности.НаимДолж, Count(Записи_трудовой_книжки.Должность) AS КоличествоСотрудников

FROM Должности INNER JOIN Записи_трудовой_книжки ON Должности.НаимДолж = Записи_трудовой_книжки.Должность

GROUP BY Должности.НаимДолж;

В результате на экране отображается результат выполнения запроса в  соответствии с рисунком 4.2.5

Рисунок 4.2.5 – Результат запроса2

3 Создать запрос, который позволяет определить среднюю зарплату по отделу.

Выполнение:

Запросы далее Создать далее Конструктор. В открывшемся окне выбираем таблицы, поля которых задействованы в запросе.

Для нашего случая добавляем таблицы Должности, Записи_трудовой_книжки, Отделы (рисунок 4.2.6). Из таблицы Отделы выбираем в запрос поле НазвОтдела, а из таблицы Должности – поле Оклад. Правым щелчком мыши вызываем контекстное меню, затем выбираем Групповые операции и для поля запроса Оклад выбираем функцию Avg (среднее значение). Для результирующего поля поставим название СреднийОклад.

Рисунок 4.2.6 – Запрос2 в режиме конструктора

Запрос в режиме SQL имеет вид:

SELECT Отделы.НазвОтдела, Avg(Должности.Оклад) AS СреднийОклад

FROM Отделы INNER JOIN (Должности  INNER JOIN Записи_трудовой_книжки ON Должности.НаимДолж = Записи_трудовой_книжки.Должность) ON Отделы.КодОтдела = Записи_трудовой_книжки.КодОтдела

GROUP BY Отделы.НазвОтдела;

В результате на экране отображается результат выполнения запроса в соответствии с рисунком 4.2.7

Рисунок 4.2.7 – Результат запроса3

4 Создать запрос, который определяет количество сотрудников в каждом отделе.

Выполнение:

Запросы далее Создать далее Конструктор. В открывшемся окне выбираем таблицы, поля которых задействованы в запросе.

Для нашего случая добавляем  таблицы Записи_трудовой_книжки, Отделы (рисунок 4.2.8). Из таблицы Отделы выбираем в запрос поле НазвОтдела, а из таблицы Записи_трудовой_книжки – поле КодОтдела. Правым щелчком мыши вызываем контекстное меню, затем выбираем Групповые операции и для поля запроса Оклад выбираем функцию Count (подсчет количества вхождений).

Рисунок 4.2.8 – Запрос4 в режиме конструктора

Запрос в режиме SQL имеет вид:

SELECT Отделы.НазвОтдела, Count(Записи_трудовой_книжки.КодОтдела) AS КоличествоСотрудников

FROM Отделы INNER JOIN Записи_трудовой_книжки ON Отделы.КодОтдела=Записи_трудовой_книжки.КодОтдела

GROUP BY Отделы.НазвОтдела;

В результате на экране отображается результат выполнения запроса в  соответствии с рисунком 4.2.9

Рисунок 4.2.9 – Результат запроса4

5 Создать перекрестный  запрос

Выполнение:

Сначала создадим запрос, определяющий в каком отделе работают сотрудники и на какой должности. Вид запроса в режиме конструктора представлен на рисунке 4.2.10

Рисунок 4.2.10 – Запрос5 в режиме конструктора

Запрос в режиме SQL имеет вид:

SELECT Сотрудники.Фамилия,  Сотрудники.Имя, Сотрудники.Отчество, Записи_трудовой_книжки.Должность,  Отделы.НазвОтдела

FROM Отделы INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN Записи_трудовой_книжки ON Сотрудники.НомерТрудовой = Записи_трудовой_книжки.НомерТрудовой) ON Отделы.КодОтдела = Записи_трудовой_книжки.КодОтдела;

В результате на экране отображается результат выполнения запроса в  соответствии с рисунком 4.2.11

 

Рисунок 4.2.11 – Результат запроса5

Далее на основании созданного запроса создадим перекрестный запрос. Для этого выбираем Запросы, далее  Создать, далее Перекрестный запрос, далее выбираем на основании чего строим перекрестный запрос, отмечаем Показать Запросы, далее выбираем описанный выше запрос Сотрудники-должности-отделы, после этого нажимаем кнопку Далее. В появившемся диалоговом окне выбираем поля, значения которых будут использованы в качестве заголовков строк – это поля Фамилия, Имя, Отчество. Затем нажимаем кнопку Далее и в новом диалоговом окне выбираем поля, значения которых будут использоваться в качестве заголовков столбцов – это поле НазваниеОтдела. Затем нажимаем кнопки Далее и Готово. Вид полученного перекрестного запроса представлен на рисунке  4.2.12

Рисунок 4.2.11 – Результат перекрестного запроса5

Запрос в режиме SQL имеет вид:

TRANSFORM Max([5 Сотрудники - должности  - отделы].Должность) AS [Max-Должность]

SELECT [5 Сотрудники - должности  - отделы].Фамилия, [5 Сотрудники - должности  - отделы].Имя, [5 Сотрудники - должности - отделы].Отчество

FROM [5 Сотрудники - должности  - отделы]

GROUP BY [5 Сотрудники - должности  - отделы].Фамилия, [5 Сотрудники - должности  - отделы].Имя, [5 Сотрудники - должности  - отделы].Отчество

PIVOT [5 Сотрудники - должности - отделы].НазвОтдела;

Вид запроса в режиме конструктора представлен на рисунке 4.2.12

Рисунок 4.2.12 – Вид перекрестного запроса5 в режиме конструктора

 

 

4.3 Создание отчетов

 

 

 

 

 

4.4 Создание форм

 

При создании нужных таблиц, полей и связей необходимо было еще раз просмотреть  структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Для этого были созданы формы и выполнены запросы, которые показали, что вся информация выводится в соответствии с требованиями и недочеты отсутствуют.

Одним из основных требований к системе является пользовательский интерфейс. Он должен быть дружественным, простым, интуитивно понятным, естественным, гибким, обеспечивать поддержку пользователя. Он не должен раздражать пользователя неприятным цветом, звуковыми сигналами, частыми сообщениями об ошибках, выраженных в некорректной форме.

При разработке интерфейса для удобства работы пользователя с  программой использовались стандартные  цвета и стандартные шрифты кнопок, текстовых полей, форм.

Так для ввода данных, их редактирования, удаления, поиска и сохранения были созданы формы.

Для работы с данными  о должностях создана одноименная  форма «Должности» (рисунок4.4.1), на которой отображаются различные кнопки для работы с данными.

Рисунок 4.4.1 – Форма  Должности

На форме представлены кнопки:

- навигации по записям  ;

- поиска информации  ;

- добавления записи  ;

- сохранения изменений  ;

- удаления записи  ;

- закрытие формы  .

Форма Должности в  режиме конструктора представлена на рисунке 4.4.2

 

Рисунок 4.4.2 – Форма Должности в режиме конструктора

 

Для работы с данными  о сотрудниках создана одноименная  форма «Сотрудники» представленная на рисунке 4.4.3

Рисунок 4.4.3 – Форма  Сотрудники

 

Рисунок 4.4.4 – Форма  Сотрудники в режиме конструктора

В данной курсовой работе были использованы такие компоненты, как:

- кнопки - при нажатии  кнопки должно выполняться определённое действие. Например, при нажатии кнопки ПОИСК на экране отображается окно поиска информации (рисунок 4.4.5)

Рисунок 4.4.5 – Окно поиска информации;

 

Заключение

Программный модуль для  автоматизации рабочего места заведующего отделом кадров на примере Могилевского государственного экономического профессионально-технического колледжа был разработан в качестве курсовой работы.

Программа имеет общепринятый графический интерфейс, реализованный с помощью стандартных форм и интуитивно понятен пользователю. Эстетическое оформление системы обеспечивает комфорт в процессе работы пользователя, исключает быстрое утомление. Цветовая гамма соответствует естественным реакциям человека. Сокращая объем информации, представленной пользователю, уменьшается объем информации, подлежащий обработке. Особенностью данной программы является то, что возможно добавление и удаление записей в режиме форм, а также возможен переход из одного режима в другой. На форме расположен компоненты для навигации по данным и выполнения основных операций с данными, позволяющие легко вносить изменения и добавлять необходимые данные в таблицу, все кнопки снабжены всплывающими подсказками.

К достоинствам программы можно отнести высокие эксплуатационные качества, позволяющие эффективно использовать программу и простоту в эксплуатации программы.

В результате работы над курсовой работой была проведена самостоятельная исследовательская работа, а также систематизированы, закреплены и углублены теоретические знания, отработаны практические навыки, сформированные на протяжении учебы.

Внедрение разработанной программы для организации рабочего места начальника или заведующего отделом кадров экономически целесообразно и в будущем может позволить с большей эффективностью вести учет штата работников любого учреждения.

 

 

 

Список использованных источников

 

1. Блюттман К. Access. Трюки. – СПб.:Питер, 2006. – 332 с.
2. Ершова С.Г., Пунько Д.И. Руководство по использованию программно-методического комплекса «Деловые применения компьютера». – Мн.: ИнисСофт, 2001. – 41 с.
3. Левкович О.А., Шелкоплясов Е.С., Шелкоплясова Т.Н. Основы компьютерной грамотности. Учебное пособие. – Мн.: ТетраСистемс, 2005. – 528 с.
4. Литвин. П., Гетц К., Гунделой М. Разработка корпотативных приложений в Access 2002. - СПб.: Киев: ВНV, 2003. – 848 c.
5. Методические указания к курсовой работе для студентов специальности 1-25 01 07 «Экономика и управление на предприятии» специализации 1-25 01 07 03 «Деловое администрирование» заочной формы обучения. БРУ. – 2011.
1. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2002 – СПб.: БХВ-Петербург, 2003. – 1040 с.
2. Орлов С.Д. Технологии разработки программного обеспечения. Учеб. пособие. 2-е изд. СПб.: Питер, 2003. – 480 с.
3. Павловский А.И. и др. Информатика: Учеб. пособие для 11-го кл. с углубл. Изучением информатики./А.И. Павловский, А.Е. Пупцев, П.Л. Гращенко. – Мн.: Нар. асвета, 2001. – 223с.
4. Microsoft Access 2002 Русская версия. Шаг за шагом: Практ. Пособие/Пер. с англ. – М.- Изд-во ЭКОМ, 2002 – 352 с.