Структуры таблиц созданной базы данных

Для хранения данных создаются сущности (таблицы) - по одной на каждый тип отслеживаемых сведений. Так для разрабатываемого программного модуля созданы следующие таблицы:

- таблица «Должности»,  в которой представлены названия  должностей и оклад по должности;

- таблица «Трудовая книжка», содержит информацию записях в трудовой книжке, должность сотрудника, дату приема на работу и дату назначения на должность, поощрения и наказания;

- таблица «Отделы» содержит информацию о названии отдела, телефоне, количестве трудовых мест;

- таблица «Сотрудники»  содержит информацию о сотрудниках  компании: фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон, домашний адрес, паспортные данные, образование, стаж работы, специальность.

 

 

Между таблицами установлены  связи.

Один сотрудник имеет только одну трудовую книжку, значит между таблицами «Сотрудники» и «Трудовая книжка» связь будет иметь тип «один-к-одному» (1:1). Связь представлена в соответствии с рисунком 1. Степень связи – обязательная.

Рисунок 3.1.1 – Схема связей между таблицами «Сотрудники» и «Трудовая книжка»

В трудовой книжке может быть несколько записей, значит между таблицами «Записи_трудовой книжки» и «Трудовая книжка» связь будет иметь тип «один-ко-многим» (1:М). Связь представлена в соответствии с рисунком 2. Степень связи – обязательная.

Рисунок 3.1.2 – Схема связей между таблицами «Трудовая книжка» и «Записи трудовой книжки»

Одна и та же должность  может быть у нескольких сотрудников, о чем в трудовой книжке будет  запись. Т.е. в нескольких трудовых книжках  может быть записана одинаковая должность. Значит между таблицами «Должности» и «Трудовая книжка» связь будет иметь тип «один-ко-многим» (1:М). Связь представлена в соответствии с рисунком 3. Степень связи – необязательная.

Рисунок 3.1.3 – Схема связей между таблицами «Сотрудники» и «Трудовая книжка»

В одном отделе может  работать несколько сотрудников. Каждый сотрудник имеет трудовую книжку. Таким образом к одному отделу может относиться несколько трудовых книжек. Значит между таблицами «Отдел» и «Трудовая книжка» связь будет иметь тип «один-ко-многим» (1:М). Связь представлена в соответствии с рисунком 4. Степень связи – необязательная.

Рисунок 3.1.4 – Схема связей между таблицами «Сотрудники» и «Трудовая книжка»

Для разрабатываемой базы данных схема связей между таблицами базы данных и наборы атрибутов сущностей представлены в приложении 1. Ключевые атрибуты выделены жирным шрифтом.

 

3.2 Логическая модель данных

 

Логическая модель данных является визуальным представлением структур данных, их атрибутов и бизнес-правил. Логическая модель представляет данные таким образом, чтобы они легко  воспринимались бизнес-пользователями. Проектирование логической модели должно быть свободно от требований платформы и языка реализации или способа дальнейшего использования данных.

Разработчик модели использует требования к данным и результаты анализа для формирования логической модели данных. Разработчик приводит логическую модель к третьей нормальной форме и проверяет ее на соответствие корпоративной модели данных, если она существует.

Атрибут – это характеристика сущности, предназначенная для идентификации, классификации, количественной характеристики или выражения состояния сущности. Атрибут может быть либо описательным, либо входить в состав уникального идентификатора (первичного ключа). Каждый атрибут определяется уникальным именем, описывающим представляемую атрибутом характеристику. Атрибуты изображаются в виде списка имен внутри сущности.

При составлении логической схемы базы данных необходимо учесть все особенности функциональности и структуры системы. Необходимо построить базу данных так, что бы при ее использовании не возникали аномалии модификации. Для достижения желаемых результатов необходимо нормализировать отношения (до нормальной формы Бойса-Кодда).

Все нормальные формы  являются вложенными. Это значит, что  если отношение находится в нормальной форме Бойса-Кодда (БКНФ), то оно находится в первой, второй и третьей нормальных формах.

О любой таблице данных, удовлетворяющей определению отношения, говорят, что она находится в  первой нормальной форме. Рассмотрев структуру таблиц базы данных было определено, что значения атрибутов всех отношений логически разделить на элементы нельзя и, следовательно, они удовлетворяют условию первой нормальной формы.

Вторая нормальная форма  требует, чтобы отношение находилось в первой нормальной форме, и каждый не ключевой атрибут функционально полно зависел от первичного ключа. В наших отношениях это требование выполняется. Все вышеизложенные отношения функционально полно зависят от первичного ключа, поскольку ключевым является только один атрибут каждой сущности и, следовательно, частичных функциональных зависимостей быть не может.

Отношение находится  в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме, и каждый не ключевой атрибут  не транзитивно зависит от первичного ключа.

Для нормализации схем отношений  в БКНФ необходимо чтобы каждый детерминант (любой атрибут, от которого функционально полно зависит некоторый другой атрибут) являлся возможным ключом. В нашем случае нормализация к БКНФ соблюдается для всех отношений.

Структура – это порядок  расположения полей записи с указанием их имени и типа. Тип данных – это характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: boolean, integer, long, currency, single, double, date, string, variant. При выборе типа данных, используемых в полях, необходимо учитывать:

- какие значения должны  отображаться в поле;

- какие операции должны  производиться со значениями  в поле;

- нужна ли сортировки  или индексирование поля;

- необходимо ли использование  полей в группировке записей в запросах и отчетах.

Для каждой из таблиц определена ее структура.

Таблица «Должности»  содержит следующие поля (3.2.1):

- ID_dolj (идентификационный номер должности), тип поля – счетчик;

- Naim_dolj (наименование должности) – текстовый тип;

- Oklad (оклад по должности) – числовой тип.

Рисунок 3.2.1 – Структура таблицы «Должности»

Таблица «Сотрудники» содержит следующие поля (рис. 2):

- ID_sotr (идентификационный номер сотрудника), тип поля – счетчик;

- Fam (фамилия сотрудника) – текстовый тип;

- Imya  (имя сотрудника) – текстовый тип;

- Otch (отчество сотрудника) – текстовый тип;

- Data_rojd (дата рождения) – тип дата;

- Telefon (телефон) - текстовый тип;

- Adres (домашний адрес) - текстовый тип;

- N_pasporta (паспортные данные) - текстовый тип;

- Obrazovanie (образование) - текстовый тип;

- Staj (стаж работы по должности) – числовой тип.

……….

 

 

Для объединения данных из нескольких таблиц в запросе, форме, отчете или на странице доступа к  данным определяются связи между  таблицами.

 

 

3.3 Определение физических характеристик атрибутов

 

При связывании в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют ключом. Ключ также называют первичным ключом или первичным (главным) индексом. Информация о ключе хранится в отдельном файле или совместно с данными таблицы.

Удобным вариантом создания ключа является использование для  него поля соответствующего типа, которое  будет автоматически обеспечивать поддержку уникальности значений. Таким полем является поле типа «Счетчик».

Так для таблиц «Должности», «Отделы» и «Сотрудники» ключевыми являются поля «Код» - идентификационный номер. Для таблицы «Трудовая книжка» и «Записи трудовой книжки» ключевым является поле «Номер трудовой книжки».

Таким образом, использование  ключей и индексов позволило: однозначно идентифицировать записи, избежать дублирования значений в ключевых полях, выполнять  сортировку таблиц, устанавливать связи между отдельными таблицами БД, использовать ограничения ссылочной целостности.

Физические характеристики атрибутов представлены в таблице 1.

Таблица 1 - Физические характеристики атрибутов таблиц базы данных

 

Имя атрибута	Тип	Размер	Обязательность заполнения
Таблица ДОЛЖНОСТИ
КодДолж	Счетчик	Длинное целое	Да
НаимДолж	Текстовый	50 символов
Оклад	Числовой	Длинное целое
Таблица ЗАПИСИ_ТРУДОВОЙ_КНИЖКИ
КодЗаписи	Числовой	Длинное целое	Да
НомерТрудовой	Числовой	Длинное целое	Да
Должность	Текстовый	50 символов
ДатаПриема	Дата/время	Краткий формат даты
ДатаНазн	Дата/время	Краткий формат даты
КодОтдела	Числовой	Длинное целое	Да
Поощрение	Текстовый	50 символов
Наказание	Текстовый	50 символов
Таблица ОТДЕЛЫ
КодОтдела	Счетчик	Длинное целое	Да
НазвОтдела	Текстовый	50 символов
КолвоРабМест	Числовой	Длинное целое
Телефон	Текстовый	50 символов
Таблица СОТРУДНИКИ
НомерТрудовой	Счетчик	Длинное целое	Да
Фамилия	Текстовый	50 символов
Имя	Текстовый	50 символов
Отчество	Текстовый	50 символов
ДатаРождения	Дата/время	Краткий формат даты
ДомТелефон	Текстовый	50 символов
Адрес	Текстовый	50 символов
НомерПаспорта	Текстовый	50 символов
Таблица ТРУДОВАЯ_КНИЖКА
НомерТрудовой	Числовой	Длинное целое	Да
Специальность	Текстовый	50 символов
Образование	Текстовый	50 символов

 

 

4 Реализация системы

 

4.1 Создание, связывание и заполнение таблиц

 

 

База данных «Трудовая книжка» содержит 5 таблиц. Для того чтобы создать таблицу в режиме конструктора необходимо выбрать команду «Создание таблиц в режиме конструктора».

Таблица «Сотрудники» в режиме конструктора представлена в соответствии с рисунком 4.1.1

Рисунок 4.1.1 - Таблица  «Сотрудники» в режиме конструктора

В область «Имя поля»  вводилось название поля таблицы, в  области «Тип данных» из выпадающего списка выбирается тип поля создаваемой таблицы. Дополнительно в нижней части окна устанавливаются свойства поля. Таблица «Сотрудники» в режиме установки типов полей представлена в соответствии с рисунком 4.1.2

Рисунок 4.1.2 - Таблица  «Сотрудники» в режиме конструктора

Для создания первичного ключа выполняем следующее: выделяем курсором мыши ключевое поле и вызываем контекстное меню (правым щелчком  мыши), где выбираем пункт «Ключевое  поле», после этого в режиме конструктуроа  возле названия поля появится изображение ключика. Таблица «Сотрудники» в режиме установки ключа представлена в соответствии с рисунком 4.1.2

Рисунок 4.1.2 - Таблица  «Сотрудники» в режиме установки  ключа

Аналогично создаются  другие таблицы.

Таблица «Трудовая_книжка»  в режиме конструктора представлена в соответствии с рисунком 4.1.3

Рисунок 4.1.3 - Таблица  «Трудовая_книжка» в режиме конструктора

Таблица «Записи_трудовой_книжки»  в режиме конструктора представлена в соответствии с рисунком 4.1.4

Рисунок 4.1.4 - Таблица  «Записи_трудовой_книжки» в режиме конструктора

Таблица «Должности»  в режиме конструктора представлена в соответствии с рисунком 4.1.5

Рисунок 4.1.5 - Таблица  «Должности» в режиме конструктора

Таблица «Отделы» в режиме конструктора представлена в соответствии с рисунком 4.1.6

Рисунок 4.1.6 - Таблица  «Отделы» в режиме конструктора

Далее организовываем связи  между таблицами  для обеспечения  целостности  БД при: изменении записей, добавлении записей, удалении записей. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, т.е. одинаковых по типу данных и, часто по названию, имеющихся в обеих таблицах. После того как связь установлена, нельзя изменять или удалять поля, на которых она основана, до тех пор, пока не удалить саму связь. Схема данных представлена в приложении 1.