Структуры таблиц созданной базы данных

Содержание

 

Введение

1 Теоретический вопрос

2 Постановка задачи на разработку базы данных

2.1 Анализ предметной области

2.2 Требования к информационной системе

3 Проектирование модели данных

3.1 Семантическая модель данных

3.2 Логическая модель данных

3.3 Определение физических характеристик атрибутов

4 Реализация системы

4.1 Создание, связывание и заполнение таблиц

4.2 Реализация запросов к базе данных

4.3 Создание отчетов

4.4 Создание форм

Заключение

Список использованных источников

Приложения

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время компьютеры завоевывают все большую популярность. Они входят практически во все сферы жизни и деятельности человека. Так, например, для успешного функционирования различных организаций требуется наличие развитой информационной системы, которая реализует автоматический сбор, хранение, обработку и манипулирование данными. Для этих целей наиболее удобно использовать базы данных. Базы данных позволяют хранить большие объемы информации, обрабатывать их, выдавать пользователю необходимую информацию.

Для создания базы данных, изменения ее структуры, редактирования и выборки данных используются системы  управления базами данных. Современные реляционные системы управления базами данных содержат: набор инструментов для создания таблиц и отношений между связанными таблицами; средства администрирования базы данных; развитый пользовательский интерфейс, который позволяет получить доступ к информации, хранящейся в базе данных; средства разработки приложений, использующих базы данных.

Первые системы управления базами данных появились в середине шестидесятых и поддерживали иерархическую модель данных, в которой между записями существовали отношения предок/потомок. Спустя короткое время, были разработаны сетевые базы данных, в основу которых была заложена значительно более сложная сетевая модель. В 1970 году статья научного сотрудника компании IBM доктора Е.Ф. Кодда о реляционной модели данных произвела революцию в подходе к хранению и обработке информации. На основе этой модели в семидесятые годы были разработаны первые реляционные базы данных, а в настоящее время они рассматриваются как стандарт для современных коммерческих СУБД.

В реляционных базах  данных вся информация сведена в  таблицы, строки и столбцы которых  называются записями и полями соответственно. Эти таблицы получили название реляций, поэтому модель стала называться реляционной.

Изучение реляционных  баз данных и систем управления реляционными базами данных является наиболее распространенным в настоящее время, хотя наряду с общепризнанными достоинствами обладает и рядом недостатков.

Основной задачей данного  курсового проекта является создание информационной и функциональной моделей реляционной базы данных для автоматизации рабочего места начальника (или другого работника) отдела кадров предприятия или организации  на примере Могилевского государственного экономического профессионально-технического колледжа. Последующим результатом должна послужить программа, представляющая собой базу данных, которая позволяла бы вносить информацию с последующим хранением, изменением, просмотром и печатью данных.

Курсовой проект содержит описание структуры таблиц созданной  БД; описание разработанной программы;  руководство пользователя с полным описанием порядка и правил работы с программой и ее визуальными  компонентами управления; имеется демонстрационный пример. Также в проекте приведен список использованных источников и приложения, содержащие интерфейс и листинг созданной программы, а также схему организации таблиц базы данных.

 

 

1 Теоретический вопрос

 

 

 

 

 

2 Постановка задачи на разработку базы данных

 

Для систематизации информации о сотрудниках в отделе кадров необходимо разработать базу данных, содержащую следующие сведения: номер  трудовой книжки сотрудника, ФИО, образование, специальность, адрес, телефон, дата приема на работу, дата назначения на должность, должность, отдел, количество рабочих мест в отделе, телефон отдела. Следует учесть, что записи о продвижении по службе заносятся в трудовую книжку и хранятся там постоянно. Также предусмотреть в базе возможность хранения сведений о поощрениях и наказаниях работников.

 

2.1 Анализ предметной области

 

Для любого предприятия  одной из самых сложных задач  является точный и упорядоченный  учет. При большом обороте первичных  документов становится очень сложным  их упорядочивание.

В отличие от централизованной обработки данных, связанной с  концентрацией основных вычислительных мощностей в вычислительном центре, есть возможность отказаться от этой в значительной мере "искусственной  тенденции" и проводить обработку  информации в местах ее непосредственного возникновения и использования. Это позволяет ликвидировать промежуточные звенья при общении человека с ЭВМ. В результате все технологические процедуры, начиная от ввода информации и кончая получением выходных данных, могут выполняться работниками управления непосредственно на своих рабочих местах.

Системы обработки данных (СОД) на базе концепции автоматизированных систем или автоматизированных рабочих  мест (АРМ) получили широкое развитие.

АРМ присущи следующие  признаки:

- доступная пользователю совокупность технических, программных, информационных и др. средств;

- размещение вычислительной техники непосредственно (или вблизи) на рабочем месте пользователя;

- возможность создания  и совершенствования проектов  автоматизированной обработки данных в конкретной сфере деятельности;

- осуществление обработки  данных самим пользователем; 

- диалоговый режим  взаимодействия пользователя с  ЭВМ как в процессе решения  задач управления, так и в процессе  их проектирования.

Таким образом, АРМ в системе управления представляет собой проблемно-ориентированный комплекс технических, программных, лингвистических (языковых) и др. средств, установленный непосредственно на рабочем месте пользователя и предназначенный для автоматизации операций взаимодействия пользователя с ЭВМ в процессе проектирования и реализации задач.

Объектом автоматизации  разрабатываемой системы является рабочее место сотрудника отдела кадров, поскольку в их работе ежедневно  возникает необходимость ручной обработки большого количества документов.

Так при приеме на работу происходит регистрация данных о  претенденте на рабочее место. Это  паспортные данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия и номер паспорта), информация об образовании (высшее, среднее, среднее специальное), стаж работы. Сотрудник (начальник) отдела кадров заводит на каждого вновь прибывшего работника учетную карточку, в которую вручную вносит всю вышеперечисленную информацию. При изменении данных, карточка переписывается. Некоторые сведения из учетной карточки передаются в бухгалтерию для учета льгот, надбавок и повышающих коэффициентов при начислении заработной платы. Кроме того в настоящее время с работниками заключаются контракты или трудовые договора на определенный срок. Вся информация хранится в папках. При необходимости поиска данных по сотруднику находится нужная папку и соответствующий документ.

Автоматизация рабочего места заведующего отделом кадров позволит экономить время и силы на выполнении стандартных операций. Создание базы данных позволит хранить огромное количество информации о работниках учреждения на одном компьютере. В тоже время станет возможным изменение хранимых данных. Будет ускорен поиск и выдача информации. Использование компьютера сводит вероятность потери хранимой информации к минимуму.

 

2.2 Требования к информационной системе

 

Для разработки программного продукта используется система управления базами данных Microsoft Access. Обладая широкими возможностями, она не требует особых усилий на разработку и сопровождение приложений. После установки на компьютер система может использоваться абсолютно бесплатно. Она подходит и для индивидуального применения, и для работы компьютерных систем в целой компании. Имеющаяся в Access среда ускоренной разработки приложений во многом превосходит подобные средства других систем (например, Visual Basic), отличается современностью и простотой использования. Между тем присущая ей гибкость дает возможность использовать файлы баз данных Access и в роли исключительно программного интерфейса, и в качестве сервера базы данных.

Помимо всего прочего, Access – это полноценная прикладная система баз данных. Она объединяет в себе серверную и интерфейсную составляющие, избавляя разработчиков от необходимости задействовать два программных продукта.

Для обеспечения эффективного, рационального и удобного обращения пользователя с базой данных нужно не только определить физические аспекты базы, но и учесть все особенности логики. Выявить несогласованность, неоднозначность и неполноту структурных частей программного обеспечения, всесторонне рассмотреть подход к базе данных со стороны пользователя, четко определить функции, которые должна выполнять система и устранить недостатки.

При рассмотрении требований конечных пользователей необходимо принимать во внимание следующее:

- база данных должна  удовлетворять актуальным информационным  потребностям организации. Получаемая информация должна по структуре и содержанию соответствовать решаемым задачам;

- база данных должна  обеспечивать получение требуемых  данных за приемлемое время, то есть отвечать заданным требованиям производительности;

- база данных должна  удовлетворять выявленным и вновь  возникающим требованиям конечных пользователей;

- база данных должна  легко расширяться при реорганизации  и расширении предметной области;

- база данных должна  легко изменяться при изменении  программной и аппаратной среды;

- загруженные в базу  данных корректные данные должны  оставаться корректными;

- данные до включения  в базу данных должны проверяться  на достоверность;

- доступ к данным, размещаемым в базе данных, должны иметь только лица с соответствующими полномочиями.

 

 

3 Проектирование модели данных

 

Любая база данных содержит данные, используемые какой-либо прикладной информационной системой. В зависимости от организации данных различают следующие основные модели представления данных:  иерархическую;  сетевую; реляционную.

Для разработки данного  проекта использована реляционная  модель. В этой модели все данные распределены в таблицы, между которыми устанавливаются связи. Достоинствами реляционной модели являются простота, гибкость структуры, удобство реализации на компьютере, наличие теоретического описания.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:

- определение цели  создания базы данных;

- определение нужных  полей в базе данных;

- определение таблиц, которые должна содержать база  данных;

- определение таблиц, к которым относятся поля;

- определение полей  с уникальными значениями в  каждой записи;

- определение связей  между таблицами;

- усовершенствование  структуры базы данных;

- ввод данных и создание  других объектов базы данных;

- использование средств  анализа Microsoft Access.

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

- таблицы для сохранения данных;

- запросы для поиска  и извлечения только требуемых  данных;

- формы для просмотра,  добавления, изменения данных в  таблицах;

- отчеты для анализа  и печать данных в определенном  формате.

Данные сохраняются  один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

3.1 Семантическая модель  данных

 

Семантическая модель данных (модель «сущность-связь» или ER-модель) предполагает не только выделение основных сущностей с указанием первичных ключей, но и определение взаимосвязей между сущностями.

Сущность – это некоторый объект реального мира, который может существовать независимо от других объектов. Сущность имеет экземпляры, отличающиеся друг от друга значениями атрибутов и допускающие однозначную идентификацию. Атрибут – это поименованная характеристика сущности.

База данных содержит следующие сведения: номер трудовой книжки сотрудника, ФИО, образование, специальность, адрес, телефон, дата приема на работу, дата назначения на должность, должность, отдел, количество рабочих мест в отделе, телефон отдела, сведения о поощрениях и наказаниях работников.