Создание реляционной базы данных средствами Microsoft Access для автоматизации деятельности кадрового агенства

 

                                                                                                         Таблица 1.7. Фирма-клиент

Атрибут	Тип данных
ИНН	Числовой(целое)
Название	Текстовый
Адрес	Текстовый
Контактный телефон	Текстовый

 

Концептуальный уровень - отображение внешнего уровня на внутренний. Какие данные хранятся в БД. Логическое описание БД: сущности, атрибуты, связи. Ограничения. Безопасность и целостность. Нет описания способа хранения. Концептуальная модель представляет объекты и их взаимосвязи без указывания способов их физического хранения. Таким образом, концептуальная модель является, по существу, моделью предметной области. При проектировании концептуальной модели должна происходить структуризация данных и выявление взаимосвязей между ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов эффективности обработки. Проектирование концептуальной модели основано на анализе задач, стоящих перед агентством. Концептуальная модель включает описания объектов и их взаимосвязей, представляющих интерес в рассматриваемой предметной области и выявляемых в результате анализа данных.  Ниже представлена схема с описанием логической(концептуальной) модели.

Схема 2 Концептуальная схема данных

 

 

 

Не все связи в данной диаграмме являются идентифицирующими, это видно на схеме, так как не все мигрирующие ключи становятся ключевыми.

 Существует три  типа межтабличных связей:

• «один-ко-многим» 

• «многие-ко-многим»

• «один-к-одному»

В данной работе используются два первых типа связей, так как связь один-к-одному можно обойти путем объединения двух таблиц в одну. Каждая таблица имеет свои первичные ключи, которые однозначно определяют каждую уникальную единицу в таблицах.

Нормальная форма —  требование, предъявляемое к структуре таблиц в теории реляционных баз данных для устранения из базы избыточных функциональных зависимостей между атрибутами (полями таблиц).

Основными критериями первой нормальной формы (1NF) являются следующие  критерии: 1) Все кортежи  должны быть различными. 2) Все элементы внутри ячеек должны быть атомарными.

Во всех сущностях  атрибуты являются атомарными, и несколько  одинаковых кортежей существовать не могут, следовательно, концептуальная модель приведена к 1NF.

Основным критерием  второй нормальной формы (2NF) является то, что любое поле таблицы, не входящее в состав первичного ключа, должно функционально полно зависит от первичного ключа и нахождение модели в 1NF.

Концептуальная схема  данной работы полностью соответствует 2NF.

Основной критерий третий нормальной формы (3NF) заключается в том, что любой не ключевой атрибут сущности функционально зависит только от первичного ключа.

Концептуальная схема  данной работы полностью соответствует 3NF.

 

 

 

2.3. Описание  функционального назначения таблиц, запросов, форм, отчетов

1. Сущности. Сущности - это  элементы реального мира, которые  могут существовать независимо. Сущность – это объект, о котором в системе будет накапливаться информация. Сущности бывают как физически существующие, например в нашей базе данных (Заказчики) или абстрактные  (Цена).

2. Атрибуты. Атрибуты  описывают свойства сущности.

Различают:

1. Идентифицирующие и описательные атрибуты. Идентифицирующие атрибуты имеют уникальное значение для сущностей данного типа и являются потенциальными ключами. Они позволяют однозначно распознавать экземпляры сущности.
2. Составные и простые атрибуты. Простой атрибут состоит из одного компонента, его значение неделимо. Составной атрибут является комбинацией нескольких компонентов, возможно, принадлежащих разным типам данных (например, ФИО или адрес). В нашей базе данных например (Иванов А.С.).
3. Однозначные и многозначные атрибуты (могут иметь соответственно одно или много значений для каждого экземпляра сущности).ъ
4. Основные и производные атрибуты. Значение основного атрибута не зависит от других атрибутов.
5. 5Связи. Связь представляет взаимодействие между сущностями.

Связь между таблицами  устанавливает отношения между  совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. Связь между таблицами создается путём добавления связываемых таблиц в окно «Схема данных» с последующим перетаскиванием ключевого поля из одной таблицы в другую.

Следующими объектами  данных MS Access, которые будут рассмотрены, являются запросы. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчётов и страниц доступа к данным.

Для одной и той  же таблицы можно создать множество  разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая необходима. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу. Ещё одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления.

  Ниже приведены несколько примеров запросов из работы:

1)Запрос на выборку.  Данный вид запросов осуществляет  выбор из таблицы нескольких  столбцов и выводит их на экран (таблица 2.3.1).

                                     

Таблица 3 результат выполнения запроса на выборку

2)Запрос с условием. Запросы данного вида выводят  поля таблица в зависимости  от введенного запрашиваемого параметра (таблица 2.3.3). Параметр вводится в специальном окне, появляющемся перед открытием запроса (таблица 2.3.2).

            

 

                                                        

Таблица.4 окно ввода параметра

Таблица5 результат выполнения запроса при вводе “Новая”

 

Также параметр-условие  может не вводиться. Условие может  быть задано константой. Такой запрос представлен ниже. Он показывает все вакансии с заработной платой выше 30 тысяч рублей. (Таблица 2.3.4).

                                   

Таблица 6 Результат выполнения запроса с постоянным условием

 

3)Сложный (или составной)  запрос. Результатом такого запроса  могут быть поля, принадлежащие  разным таблицам. Необходимым условием  при выборе таблиц для составного  запроса является  связь между  этими таблицами. Пример представлен ниже (таблица 2.3.5).

                                    

Таблица 7  Результат выполнения сложного запроса

4)Перекрестный запрос. Данный вид запросов очень  удобен при составлении каких-либо  статистических данных или при  наблюдении за динамикой изменения каких-либо показателей. Пример такого запроса приведен ниже. (таблица 2.3.7).

                

Таблица 8 Результат выполнения перекрестного запроса

 

Форма - средство отображения данных на экране и управления ими. В форме можно разместить специальные элементы управления (счётчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. С помощью формы данные можно не только вводить, но и отображать. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Наиболее удобными способами  создания форм являются создание формы  с помощью конструктора и с  помощью мастера. Мастер задаёт подобные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых формах и создаёт  форму на основании полученных ответов. С помощью мастера наиболее удобно создавать формы, предназначенные для ввода и редактирования данных.

Создание форм в режиме конструктора удобно для создания диалоговых окон и форм, не связанных с редактированием  данных, поскольку в этом режиме можно управлять элементами формы в произвольном порядке. В данной работе использованы различные виды форм.

Имеется главная кнопочная  форма (таблица 2.3.8), предоставляющая навигацию по всем возможностям системы. Возможности условно разделены на четыре части.

  Таблица  9 Главная кнопочная форма

 

Дочерние формы выполнены  по одинаковому шаблону. С их помощью  можно обратиться к любой интересующей информации относительно компании. Пример одной из таких форм приведен ниже. (таблица2.3.9).

Таблица 10 Дочерняя форма

Имеются простые формы. Их главным назначением является удобное для человека отображение  результатов запросов. Записи выводятся  по одной.

Таблица 11 Простая форма

 

 

Отчёт представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчёта, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчёте поступает из базовой таблицы, запроса. По своим свойствам и структуре отчёты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причём для вывода не на экран, а на печатающее устройство. В связи с тем отчёты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для ввода специальных элементов оформления характерных для печатных документов.

Отчёты могут быть открыты в трёх режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме мастера. Режим конструктора используют для  создания нового или изменения структуры  существующего отчета. Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещены на печатных страницах. В режиме просмотра образца отображается макет отчёта с образцами данных. Если форма или отчёт создаются с помощью мастера, то по умолчанию задаются стандартные характеристики формы или отчёта, определяемые используемым шаблоном. Шаблон определяет, какие разделы будут содержаться в создаваемом документе, и какие размеры будут иметь эти разделы. Кроме того, шаблон определяет стандартные настройки свойств формы или отчёта, их разделов и содержащихся в них элементов управления. Для форм или отчётов по умолчанию используется шаблон с именем «Обычный». Однако пользователь имеет возможность указать в качестве шаблона имя любой существующей формы или отчёта. Допускается также создание специальных форм и отчетов, предназначенные для использования в виде шаблонов. Пример отчета приведен ниже.

  Рис. 12 Пример отчета 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В современном мире, где бизнесом правят информационные технологии, уже практически невозможно представить компанию, которой не требуется регулярная обработка значительных объемов информации. Создание баз данных обеспечивает хранение, доступ, проведение расчетов, сортировку, выборку сколько угодно больших массивов данных. Электронные таблицы, предназначены, прежде всего, для хранения информации, все остальные функции в них реализованы на примитивном уровне, не достаточном для полноценной обработки информации, предназначенной повысить производительность работы. А ведь именно повышение эффективности работы компании, ведущее к росту доходов, и является основной целью создания баз данных. Современные базы данных предоставляют широкий спектр возможностей, направленных на оптимизацию производственного процесса. Создав базу данных, можно хранить в ней информацию о закупаемых материалах и производимой продукции, полную клиентскую базу, сведения о сотрудниках компании, ее финансовых операциях и многое-многое другое. Разработка баз данных предоставляет возможность быстрого доступа к любой информации благодаря наличию расширенного поиска, обработки данных с целью выявления определенных статистических закономерностей. Все, что требуется от пользователя – просто указать, по каким именно данным должен быть проведен анализ для составления отчета. Создание базы данных – это не просто вбивание информации в компьютер, а весьма трудоемкий и требующий специальных знаний и опыта процесс. Поэтому, доверять разработку баз данных стоит только профессионалам.

 

В курсовой работе было проведено  исследование предметной области –  информационной системы кадрового агентства. Для предприятия была спроектирована база данных, которая позволяет хранить всю информацию, использующуюся в процессе функционирования предприятия. Создать современную и удобную базу данных позволяет Microsoft Access. С помощью него можно создать определённое количество таблиц, отчётов, запросов, форм, которые необходимы для базы данных. Он позволяет удалять и добавлять различные данные, извлекать только нужную и интересующую информацию. Создание главной кнопочной форм позволяет пользователю легко ориентироваться в базе данных, легко и быстро находить нужную информацию. Несомненно, в наше время сотрудники любых предприятий должны обладать навыками в создания базы данных.