Создание реляционной базы данных средствами Microsoft Access для автоматизации деятельности кадрового агенства

 

1.6.Общие требования  к функциональности разрабатываемой  системы

Информационная система  — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления.

Согласно общепринятой классификации ИС подразделяется:

– по масштабу применения – одиночная;

– по характеру обработки  информации – фактографическая;

– по типу решаемых задач  – автоматизированная;

– по признаку структурированности задач – структурированная;

– по способу организации  – корпоративные;

– по сфере применения – в торговле;

– по характеру использования информации –  информационно-поисковые;

В состав пакета Microsoft Office Professional входит приложение Microsoft Access, предназначенное для работы с базами данных. Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как баз данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server.

Microsoft Access позволяет управлять информацией  из одного файла базы данных. В рамках этого файла данные  можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов.

• Основной режим работы – диалоговый, т.е. пользователь работает с базой данный, используя объекты  форм поля, кнопки, списки, получая при  этом необходимые отчеты в Ravе Designer, используя для этого специальные шаблоны. Необходимо предусмотреть поиск, отбор и сортировку документов, используя и другие критерии к базе данных.

1. Реляционная модель базы нормализована и состоит из 8 таблиц.
2. Приложение БД имеет удобный для пользователя интерфейс, выполненный в одном стиле.
3. Преимущество СУБД заключаются в том, что она содержит:

• Средства создания форм, отчетов и приложений.

• Средства визуального построения запросов.

4. Работа с приложением организована  с помощью меню, расположенного  на главном окне, обеспечив тем  самым быстрый доступ пользователя  ко всей информации, хранящейся в базе данных. Приложение позволяет выполнять следующие операции с данными:

• ввод данных; в отдельных случаях, с проверкой вводимых данных и выдачей соответствующих сообщений в случае ошибок при вводе данных;

• удобный просмотр, сортировку, поиск и фильтрацию данных;

• формирование запросов и получение с помощью них необходимой информации из БД (в том числе и запросы с группировкой);

• формирование печатной формы (отчётов).

Функционирование приложения ориентировано на конечного пользователя, удобно в работе и выполняет все необходимые для пользователя действия. Таким образом, пользователь может просматривать, добавлять и удалять записи об автомобилях и рабочем персонале. Также он может осуществлять поиск необходимой информации, составлять отчёты.

Также пользователь может настраивать  интерфейс программы согласно собственным  предпочтениям, изменяя расположение компонентов на форме, шрифт надписей, подписи на кнопках и т. д. Кроме  того, он может располагать окна формы по своему усмотрению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Практическая  часть

2.1. Анализ задания  и обоснование метода его реализации

Предметной областью называется часть реального мира, рассматриваемая в пределах данного контекста. Под контекстом здесь может пониматься, например, область исследования или область, которая является объектом некоторой деятельности. При проектировании автоматизированных информационных систем предметная область отображается моделями данных нескольких уровней. Число уровней зависит от сложности решаемых задач, но в любом случае включает концептуальный и логический уровни.

В данной работе предметной областью является кадровое агентство  и все автоматизируемые виды деятельности в нем. К таким процессам можно отнести:

1) Процесс поиска информации

2) Добавление и изменение  информации о клиентах компании.

 

2.2. Этапы разработки  информационной системы

Логическая модель представляет объекты и их взаимосвязи без  указывания способов их физического  хранения. Таким образом, Логическая модель является, по существу, моделью  предметной области. При проектировании логической модели должна происходить структуризация данных и выявление взаимосвязей между ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов эффективности обработки. Проектирование логической модели основано на анализе задач. Логическая модель включает описания объектов и их взаимосвязей, представляющих интерес в рассматриваемой предметной области и выявляемых в результате анализа данных. 

Данный этап проектирования служит для разработки логической модели, которая описывает структуру данных. Для построения базы данных была выбрана реляционная модель данных.

При проектировании логической модели были выделены несколько высокоуровневых  сущностей и связей между ними, после чего модель уточнялась, и  появились новые сущности, атрибуты и связи. Таким образом, был реализован нисходящий подход к проектированию  модели «сущность-связь». Рассмотрим более подробно каждую сущность:

Сущность «Вакансия» содержит информацию о всех открытых вакансиях, и включает следующие поля:

– «Уникальный номер вакансии» - уникальный номер вакансии в агентстве;

–   «ИНН» - ИНН компании, открывшей вакансию;

–   «Профессиональная область» - специфика вакансии;

–   «Должность» - обещаемая должность;

–   «Заработная плата» - заработная плата;

– «Обязанности» - обязанности соискателя;

–   «Требования» - требования к соискателю;

Сущность «Консультант» включает информацию о всех работниках агентства:

–   «Паспортные данные консультанта» - паспортные данные каждого консультанта;

–   «Имя» - имя консультанта;

–   «Фамилия» - фамилия консультанта;

–   «Отчество» - отчество консультанта;

–   «Заработная  плата» - сумма оплаты труда;

–   «Должность» - должность  консультанта;

Сущность «Резюме» описывает черты соискателя, интересующие работодателя. Каждый соискатель может одновременно иметь несколько резюме:

–  «Уникальный номер резюме» - уникальный номер каждого резюме в агентстве;

–   «Паспортные данные соискателя» - данные хозяина резюме;

–  «Специальность» - направление;

–   «Опыт работы (лет)» - опыт работы соискателя;

Сущность «Собеседование в агентстве» содержит информацию о намеченных и уже прошедших собеседованиях консультантов агентства с соискателями:

–  «Номер собеседования» - уникальный номер каждого собеседования;

– «Паспортные данные соискателя» - данные соискателя;

–  «Паспортные данные  консультанта» - данные консультанта;

–   «Дата» - дата собеседования;

Сущность «Собеседование в компании» включает подробную информацию о намеченных и уже прошедших собеседованиях соискателей с представителями фирм-клиентов в присутствии консультанта:

–  «Номер собеседования» - уникальный номер каждого собеседования;

–  «Дата» - дата собеседования;

– «Паспортные данные соискателя» -данные соискателя;

–   «Паспортные данные консультанта» - данные консультанта;

–   «ИНН» - ИНН фирмы-клиента;

Сущность «Соискатель» включает подробную информацию о всех соискателях, подавших резюме в агентство :

–  «Паспортные данные соискателя» - паспортные данные соискателя;

–   «Имя» - имя соискателя;

–   «Фамилия» - фамилия соискателя;

–   «Отчество» - отчество соискателя;

–   «Возраст» - возраст  соискателя;

–   «Образование» - образование соискателя;

Сущность «Фирма-клиент» включает подробную информацию о всех фирмах-клиентах:

– «ИНН» - ИНН фирмы;

–  «Название» -  Название фирмы;

–  «Адрес» -  адрес  фирмы;

–  «Контактный телефон» -  контактный телефон фирмы;

Ниже в таблицах представлены соответствия атрибутов и типов данных. Типы данных подобраны очень четко, чтобы максимально минимизировать затраты памяти и избежать конфликтов между типами и их смысловыми значениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                  Таблица 1.1. Вакансия

Атрибут	Тип данных
Уникальный номер вакансии	Числовой(целое)
ИНН	Числовой(целое)
Профессиональная область	Текстовый
Должность	Текстовый
Заработная плата	Денежный
Обязанности	Текстовый
Требования	Текстовый

 

 

                                                                                                            Таблица 1.2. Консультант

Атрибут	Тип данных
Паспортные данные консультанта	Числовой(целое)
Имя	Текстовый
Фамилия	Текстовый
Отчество	Текстовый
Заработная плата	Денежный
Должность	Текстовый

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                       Таблица 1.3. Резюме

Атрибут	Тип данных
Уникальный номер резюме	Числовой(целое)
Паспортные данные соискателя	Числовой(целое)
Профессиональная область	Текстовый
Специальность	Текстовый
Опыт работы (лет)	Числовой(целое)

 

                                                                                   Таблица 1.4. Собеседование в агентстве

Атрибут	Тип данных
Номер собеседования	Числовой(целое)
Паспортные данные соискателя	Числовой(целое)
Паспортные данные  консультанта	Числовой(целое)
Дата	Дата

 

                                                                                   Таблица 1.5. Собеседование в компании

Атрибут	Тип данных
Уникальный номер собеседования	Числовой(целое)
Дата	Дата
Паспортные данные соискателя	Числовой(целое)
Паспортные данные консультанта	Числовой(целое)
ИНН	Числовой(целое)

 

                                                                                                               Таблица 1.6. Соискатель

Атрибут	Тип данных
Паспортные данные соискателя	Числовой(целое)
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Возраст	Числовой(целое)
Образование	Текстовый