Создание реляционной базы данных средствами Microsoft Access для автоматизации деятельности кадрового агенства

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

 

Институт Туризма

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Дисциплина: «Информационные системы и технологии»

Тема: «Создание реляционной базы данных средствами Microsoft Access для автоматизации деятельности кадрового агенства»

 

выполнил студент _2_ курс

очной формы обучения

ФИО_Лифанова Л.К._

оценка _____________

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2011г.

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                                                                                                                                            

1. Теоретическая часть …………………………………………………………...5                                                                                           

1.1 Краткая информация о предприятии...............................................................5                                                       

1.2. Организационная структура предприятия …………………………………6

1.3. Информационные потоки……………………………………………………7

1.4. Подразделения и  пользователи проектируемой системы …………………9

1.5. Обзор программного обеспечения  используемого в исследуемой 

отрасли ……………………………………………………………………………9                                                                                                                  

1.6.Общие требования  к функциональности разрабатываемой системы…….11

2. Практическая часть …………………………………………………………..14

2.1. Анализ задания  и обоснование метода его реализации …………………14

2.2. Концептуальное проектирование …………………………………………14

2.3. Описание функционального  назначения таблиц, запросов,  
форм, отчетов …………………………………………………………………...21

Заключение………………………………………………………………………30

Библиографический список

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

База данных (БД) –  структурированный организованный набор данных, описывающих характеристики каких-либо физических или виртуальных  систем (поименованная совокупность структурированных данных предметной области).

Специализированные СУБД создаются для управления базами данных конкретного назначения — бухгалтерскими, складскими, банковскими и т. д.

Рост информационных потребностей пользователей, требований эффективного доступа к информации, появление новых видов массовой памяти, новых средств и возможностей в области коммуникаций – все эти факторы оказали влияние на появление баз данных. База данных является составной частью информационной системы.

В данной работе ведется  разработка базы данных для автоматизации  работы кадрового агентства. Полученная база данных позволит легко оперировать со всеми данными, используемыми внутри предприятия. Данная БД позволит быстро получать и модифицировать необходимую информацию, минимизировать избыточность информации. БД упростит реализацию комплексных запросов, повысит эффективность использования информационной технологии. Минимизация избыточности и возможность быстрой модификации позволит поддерживать данные на одинаковом уровне актуальности.

Кроме данных база данных может содержать средства, позволяющие каждому из пользователей оперировать только теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным пользователям, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

Рассмотрены следующие  поставленные задачи:

• описание предметной области;

• описание технологии функционирования ИС;

•  построение инфологической и даталогической модели БД;

• физическое проектирование БД;

• разработка функциональной модели СУБД;

• разработка экранных форм ввода-вывода и отчета;

• разработка функциональных модулей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Теоретическая  часть

Краткая информация о предприятии

Предметом исследования данной курсовой работы является кадровое агентство «MainStaff». Объект исследования – система автоматизации работы данной фирмы.

Стратегия функционирования и развития любого предприятия (организации) немыслима без обращения к  персоналу. Для того чтобы обеспечить эффективное функционирование предприятия, на нем должна быть сформирована сильная команда, способная поддерживать его высокий профессиональный авторитет.

Основными функциями кадрового агентства, как субъекта социальных взаимоотношений является организационная, информативная и регулятивная. Организационная включает в себя кадровую диагностику, стратегии планирования персонала и рекрутинг.

Информативная функция  кадровых агентств проявляясь в успешном взаимодействии и коммуникации субъектов отношения и реализуется посредством программ по адаптации соискателей на новом месте работы, повышению квалификации имеющегося персонала и формированию корпоративной культуры. Семинары и тренинги – основные формы воздействия нацелены на приобретение знаний и практических навыков эффективного общения, психологии переговоров и продаж, и помогают раскрыть профессиональные и личностные резервы участников.

Регулятивная функция  кадровых агентств как посредников  социальных отношений на рынке труда  состоит в предоставлении гарантий на рекрутинг, контроле трудовой деятельности соискателей и отслеживании перспективы, как дальнейшего взаимовыгодного сотрудничества, так и решения стратегических задач предприятия-заказчика.

 

1.2. Организационная структура предприятия

Структура кадровых агентств зависит от численности персонала, специализации, политики руководства и так далее. Часто в них есть два основных отдела (не считая отделы маркетинга и рекламы, IT, бухгалтерию): это клиентский, занимающийся развитием отношений с клиентами (работодателями), и производственный, непосредственно выполняющий задачи по поиску и подбору персонала.

В некоторых кадровых агентствах оба эти отдела могут быть совмещены, и тогда консультанты выполняют весь технологический процесс – от поиска клиента до подбора персонала.

В разных агентствах есть различная система грейдов (уровней) сотрудников производственного отдела. Как правило, их три. По ней, а также в зависимости от квалификации и опыта, сотрудники этого отдела делятся на:

1. Ассистентов консультанта по подбору персонала, которые ведут всю работу начального этапа, например вносят резюме в базу данных агентства, корректируют его, занимаются первичным поиском кандидатов по открытым источникам.
2. Ресечеров, которые в основном ищут, обзванивают и приглашают кандидатов на собеседование, часто принимают участие в интервью вместе с консультантами. По мере профессионального роста ресечер начинает не только участвовать в собеседовании, но и проводить их самостоятельно.
3. Консультантов (экспертов-консультантов) – специалистов, имеющих опыт работы в кадровом агентстве на двух предыдущих позициях, владеющих методиками отбора, имеющих опыт качественной оценки кандидатов, являющихся экспертами в определенной области. Консультант проводит личное собеседование с соискателем, при необходимости выезжает вместе с ним на встречу с потенциальным работодателем.

Замечу, что в зависимости от агентства функции сотрудников могут несколько меняться – быть уже или шире. На позицию ассистента Вы можете претендовать даже без опыта аналогичной работы. Главное – желание трудиться, учиться, развиваться, умение «чувствовать» людей, готовность много общаться с ними. Пройдя аттестацию, Вы в будущем сможете перейти на позицию ресечера, а затем – консультанта.

 

1.3. Информационные потоки

Информационные потоки – это физическое перемещение  информации от одного сотрудника предприятия  к другому или от одного подразделения  к другому. Цель работы с информационными  потоками – оптимизация работы предприятия. Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.

Существует два вида информационных потоков:

1) горизонтальные (между  равными по служебному положению  и статусу работниками или  группами работников);

2) вертикальные (между  работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии).

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к  рядовым работникам по иерархии) и  восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим).

 

Схема 1. Схема функционирования кадрового агентства

На схеме 1 рассмотрены потоки данных в процессе функционирования кадрового агентства. Обмен данными осуществляется между соискателем, представителем фирмы-клиента и консультантом кадрового агентства. Фирма-клиент информирует агентство о свободных вакансиях. Нуждающиеся в работе соискатели оставляют свои резюме в определенной трудовой сфере. Работа консультантов заключается в поиске и отборе подходящих соискателей на определенные вакансии. После отбора кандидатов диалог осуществляется непосредственно между фирмой-заказчиком и соискателем.

 

1.4. Подразделения  и пользователи проектируемой  системы

Проектируемая база данных предназначена для работников агентства. БД содержит полную информацию о клиентах, соискателях, а также о всех намеченных собеседованиях как внутри агентства, так и в офисах фирм-клиентов. Это помогает оперативно находить консультантам нужную информацию и тем самым в кратчайшие сроки удовлетворять потребности клиентов и соискателей. Консультант может создавать, изменять и удалять любые записи в базе.

 

1.5. Обзор программного  обеспечения используемого в  исследуемой отрасли

В кадровой и рекрутинговой деятельности идет каждодневный поток информации, документов, резюме, которые нужно постоянно держать под контролем. Автоматизированные программные решения для кадрового делопроизводства и рекрутинга позволяют упорядочить информацию, переложить часть функций на информационную систему. Ниже перечислен список наиболее популярных продуктов, используемых в данной отрасли:

1) Программный продукт E-Staff Рекрутер предназначен для рекрутинговых агентств, а также для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников. E-Staff Рекрутер - система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге. E-Staff Рекрутер может использоваться как комплексная программа для HR, занимающихся подбором персонала, так и программа для кадровых агентств. В обоих случаях E-Staff Рекрутер позволяет автоматизировать большинство операций, связанных с подбором персонала, включая обработку резюме, ведение базы кандидатов, управление вакансиями, работу с заказчиками, получение аналитических данных и т.д.

2)  АСУ Легион – это, прежде всего автоматизация кадровых и рекрутинговых центров, но её с успехом можно применить и в отделах кадров и службах управления персоналом крупных организаций.  
Программа хранит информацию о соискателях и открытых вакансиях, автоматизирует процесс подбора кандидатов на вакансии, ведет историю отношений и расчеты с Клиентами и соискателями, выполняет функции органайзера и многое другое. Основные возможности программы:

• ведение базы данных соискателей и их резюме;
• ведение базы данных Клиентов (заказчиков);
• формирование заявок Клиентов на подбор персонала;
• автоматический подбор соискателей из базы данных по заявке Клиента;
• ведение истории отношений с Клиентами и соискателями (CRM);
• напоминание о планируемых и регистрация фактических событий (звонок, письмо и т.д.), формирование и просмотр плана работ на день, как по конкретному сотруднику, так и по всему офису;
• вывод резюме и карточки соискателя в различных форматах (Word, Excell, PDF, HTML для размещения на сайте);
• хранение информации по собеседованиям соискателей;
• работа с платежами, поступающими от клиентов и соискателей, разноска платежей по заявкам, формирование отчетов и справок по дебиторской задолженности;
• отчеты и аналитика по работе пользователей программы (введено в базу данных, принято заявок, принято платежей, сбор дебиторской задолженности, карта обзвона и т.п.);
• возможность импорта данных из других систем, а также конвертирование данных для использования в других системах;
• мощный блок администрирования. Гибкая настройка правил системы, прав доступа, справочников и т.д.;
• работа в соответствии с законом о персональных данных (Федеральный закон 152-ФЗ "О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ");
• тестирование соискателей и сотрудников.