Создание базы данных в режиме конструктора

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Мая 2014 в 08:58, практическая работа

Задание. Создать новую базу данных «Деканат», в которой будут храниться сведения о студентах вашего потока.

Dokument_Microsoft_Office_Word (2).docx

Примеры использования символов задания шаблонов

2. Теперь приведем несколько примеров использования условных выражений:

Примеры условных выражений

3. На основе приведенных выше примеров сформируем условия отбора студентов согласно условиям, поставленным в Задании. Так, согласно 1), нам необходимо отобрать студентов с отчествами, начинающимися на букву «И». Используем для этой цели знак «» как шаблон для любой группы символов. Запись «И» в строке Условие отбора в поле «Отчество» позволит нам отобрать студентов с необходимым отчеством.

4. Для отбора студентов, родившихся в мае, можно использовать различные символы. Так, например, если использовать символ «», то в строке Условие отбора поля «Дата рождения» нужно ввести «.05.*». Если использовать символ «?», то условие отбора буде иметь вид: «??.05.19??». Аналогичным образом можно использовать знак «#» - условие отбора примет вид «##.05.19##».

5. Для отбора студентов с заданными именами необходимо использовать логическую операциюOR (ИЛИ). В строке Условие отбора в поле «Имя» нужно ввести следующую запись «Александр OR Алексей».

6.1. Создание многотабличной базы данных

Многотабличная база данных – это БД с двумя или более таблицами, между которыми установлены связи, объединяющие их в единое целое. Для создания такой базы данных необходимо провести проектирование БД. Проектирование структуры базы данных - это решение о том, как должны быть организованы поля в базе данных. Необходимо решить, каким образом поля распределяются по таблицам и в каком порядке. Если информация в некоторых полях повторяется в ряде записей, следует подумать о помещении этих полей в отдельную таблицу и установке связей. Это позволяет существенно уменьшить объем базы и повысить точность данных. Например, если у вас имеется много книг одного издательства, вероятно, вместо повторяющегося ввода информации о нем в каждую запись имеет смысл создать таблицу, которая, скажем, будет называться «Издатели», и включить в нее всю эту информацию, назначив каждому издательству идентифицирующий код. После этого в таблице «Книги» достаточно ввести данный код, чтобы установить связь между книгой и ее издателем. Процесс организации полей и распределения их в одной или нескольких таблицах, а также создания связей, называется нормализацией (подробнее мы остановимся на нем в разделе 6.2).

Приведем еще один пример. Допустим, в базе нужно хранить данные о студентах (фамилия, изучаемая дисциплина) и преподавателях (фамилия, номер кафедры, ученая степень, преподаваемая дисциплина). Если хранить данные в одной таблице, то в строке с фамилией студента, изучающего конкретную дисциплину, будут храниться все атрибуты преподавателя, читающего эту дисциплину. Получается огромная избыточность данных. А если хранить данные о студенте в одной таблице, о преподавателе - в другой и установить связь между полями «Читаемая дисциплина» - «Изучаемая дисциплина» (фактически это одинаковые поля), то избыточность хранимых данных многократно уменьшится без ущерба для логической организации информации.

Типы связей. В Access можно задать три вида связей между таблицами; Один-ко-многим, Многие-ко-многим и Один-к-одному.

Связь Один-ко-многим - наиболее часто используемый тип связи между таблицами. При такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называют внешними ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А.

При связи Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В - несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое - общим с таблицей В.

При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В, и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:

· связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс, т.е. значения в нем не повторяются;

· связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;

· связь Многие-ко-многим фактически представляет две связи типа один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц.

Целостность данных. Целостность данных означает систему правил, используемых в СУБД Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Контролировать целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

· связанное поле (поле, посредством которого осуществляется связь) одной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

· связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если оно имеет тип Длинное целое,

· обе таблицы принадлежат одной базе данных Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Задание 1. Создать многотабличную БД «Деканат» на основе однотабличной БД, добавив в нее таблицы «Сессия» и «Стипендия» и установить связи между таблицами.

1. Запустить ACCESS. (Пуск, Программы, MS Access) и открыть созданную ранее БД «Деканат». Пока там находится одна таблица – «Студенты».

2. Перед созданием таблиц в режиме конструктора рекомендуется повторить раздел 2.1 «Создание базы данных в режиме конструктора».

3. Создать таблицу «Сессия» в режиме конструктора. В этой таблице мы будем хранить результаты сессии – оценки – для каждого студента, а также результат сессии, который будет вычисляться по оценкам, и от которого будет зависеть размер стипендии. Для создания таблицы «Сессия» используем следующие поля:

Сессия

4. Сохранить эту таблицу под именем «Сессия».

5. Заполнить таблицу «Сессия» данными: ввести 5 записей, номер студента необходимо взять из таблицы «Студенты», оценки вводить произвольные – от 2 до 5. Что касается поля «Результат», то его значение необходимо вычислять по следующей таблице:

Например, если студент имеет хотя бы одну оценку 2 или 3 по итогам сессии, то его результат – «Неуд». Если у него две четверки и две пятерки, три четверки и одна пятерка, четыре четверки – то его результат – «Хор». Два оставшихся варианта приведены в таблице.

6. Закрыть заполненную таблицу.

7. Создать таблицу «Стипендия» в режиме конструктора. В этой таблице мы будем хранить зависимость размера стипендии от результата сессии. Размер стипендии будет выражен в процентах от минимальной стипендии. Поля таблицы будут такие:

Стипендия

8. Сохранить таблицу под именем «Стипендия».

9. Заполнить таблицу «Стипендия» в соответствии со следующей таблицей:

10. Закрыть заполненную таблицу.

11. В базе данных «Деканат» должны появиться имена трех таблиц: «Студенты», «Сессия», «Стипендия».

12. Установить связи между таблицами. Связать между собой таблицы «Студенты» и «Сессия» по полю «Номер», а таблицы «Стипендия» и «Сессия» - по полю «Результат».